Organização
O RDC-Arq (Repositório Arquivístico Digital Confiável) é um sistema de gestão de documentos digitais que promove a conservação dos documentos, que funciona conforme o que a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos estabelece.
Essa benfeitoria tecnológica foi criada a partir da Resolução CONARQ Nº 43/2015 (Conselho Nacional de Arquivos), que contém duas plataformas essenciais, a Archivematica (de reposição digital) e a Atom (responsável pela manutenção e preservação documental). Seu intuito é preservar a autenticidade dos documentos a longo prazo.
Neste artigo você vai compreender melhor o motivo de obter um RDC-Arq na sua empresa. Acompanhe!
Permite acesso às informações
Os repositórios digitais são excelentes instrumentos que permitem acessibilidade de documentos armazenados em diversos formatos, como imagens, sons, vídeos etc. Esses elementos se tornam possíveis de serem acessados devido às condições técnicas adequadas para que sejam visualizados sempre que houver necessidade de encontrar informações.
Facilita o gerenciamento dos dados
Uma função imprescindível que o RDC-Arq dispõe é fazer o gerenciamento da informação, que é compreendida como a gestão das informações descritivas dos registros colocadas no repositório, chamada de metadados.
Um dos principais intuitos dos metadados é dar apoio ao acesso e à recuperação dos documentos, que vão muito além dos dados básicos, como título, autor, data etc. Um RDC-Arq oferece informações mais abrangentes que são indispensáveis ao usuário, como o tamanho do arquivo para download e o programa necessário para fazer a leitura do arquivo.
Preserva documentos digitais
Um dos objetivos em aderir a um Repositório Arquivístico Digital Confiável é de ter o fluxo de documentos da empresa muito bem preservado e com todas as suas características intactas no decorrer do tempo. Esse recurso tem competência de conservar, também, todos os registros que estão em fase de arquivo permanente, para que sejam acessados com segurança e agilidade.
A Lei nº 8.159, de janeiro de 1991, que trata da política nacional de arquivos privados e públicos, enfatiza em seu artigo 25 que, qualquer pessoa que desfigurar ou destruir documentos que tenham valor permanente ou qualidade pública e social, fica sujeita a sofrer responsabilidade administrativa, civil e penal
À vista dessa imposição, fica perceptível o quanto um RDC-Arq é uma ferramenta que ajuda a empresa a gerir os seus arquivos documentais de forma que atenda as diversas conformidades voltadas à guarda de documentações.
Mantém os suportes atualizados
Outro benefício que o RDC-Arq pode oferecer a uma gestão de documentos mais aguerrida é a garantia de que os arquivos estejam sempre atualizados. Quando os locais de guarda se tornam obsoletos, os repositórios digitais confiáveis realizam a conversão em formatos atuais e acessíveis.
Enfim, para obter essa estratégia documental é importante buscar uma empresa especialista em guarda e gestão documental. Para que o sistema RDC-Arq seja implementado, é importante que a corporação tenha uma Tabela de Temporalidade, Plano de classificação de atividades e um Sistema de Gerenciamento de Documentos GED) ou um Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos (SIGAD).
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