Organização
Os documentos de uma organização empresarial devem ser guardados por determinado tempo, mas depois podem ser eliminados por não terem mais utilidade. O tempo de vida útil de cada documentação é definido em lei e dependerá do grau de importância desses arquivos inativos para a fiscalização e para o funcionamento dos negócios.
No entanto, existem regras para eliminar as documentações que não podem simplesmente ser descartadas no lixo. Existem informações sigilosas nos documentos que não podem ser expostas ou trarão prejuízos irreparáveis para a empresa e as pessoas envolvidas. Por esse motivo foram criados métodos diferentes para lidar com cada tipo de documentação e evitar que sejam acessadas por criminosos.
Deseja compreender o que é, como funciona e como criar uma listagem de eliminação de documentos? Continue a leitura e entenda os benefícios da digitalização!
O que é o processo de eliminação de documentos?
Eliminação de documentos significa a eliminação de arquivos físicos ou digitais que não têm mais valor histórico ou funcional. Essas documentações são inúteis, já atenderam as finalidades para as quais foram criadas e permanecem ocupando espaço em gavetas de armários, caixas, memória dos dispositivos ou sistemas de armazenamento em nuvem pagos pelas empresas.
O processo de eliminar os documentos ultrapassados e sem validade envolve algumas metodologias que são essenciais para a segurança do negócio. Guardar documentações que não serão mais usadas atrapalha o armazenamento e a localização dos arquivos que estão ocupando ambientes mal gerenciados e que podem ser reaproveitados para oferecer excelência durante as buscas.
Como funciona o processo de eliminação de documentos?
Existem diversas maneiras de providenciar a eliminação dos documentos empresariais que precisam ser destruídos totalmente ou então descaracterizados para que se tornem ilegíveis. O processo será escolhido de acordo com as mídias onde as documentações estão armazenadas, por exemplo, HDs, filmagens, cartões SD, chips, pen drives, Blu-Ray, DVDs, CDs, papel, entre outros tipos de materiais.
Quais são as formas de eliminação de documentos mais comuns?
Antes de iniciar a eliminação de documentos é necessário realizar um processo de avaliação para saber se o processo estará em conformidade com as determinações legais. Depois disso, o gestor precisa decidir se a empresa fará o procedimento por conta própria ou contratará uma empresa especializada nessa área. Observe abaixo mais dicas sobre como eliminar as documentações!
Fragmentação manual ou mecânica
A fragmentação mecânica ou manual é indicada para documentos que estejam presentes em DVDs, CDs, filmes e Blu-Ray. É necessário que esses materiais sejam triturados em partículas que tenham poucos milímetros e não permitam a reconstrução. Isso evitará que as informações sejam acessadas após o descarte dos resíduos da trituração.
Pulverização
A pulverização é outro método que se refere ao ato de pulverizar os documentos ou reduzi-los a pó. O processo torna os arquivos confidenciais ou os dispositivos de armazenamento inoperáveis, como os pen drives ou HDs. Com isso, é impossível realizar cópias das informações eliminadas e também é impossível editar os dados pulverizados.
Desmagnetização ou reformatação
A desmagnetização requer o efeito de desmagnetizar os dispositivos ou retirar as suas propriedades magnéticas. Esse processo pode ser realizado em discos rígidos para eliminar os padrões com o auxílio de um desmagnetizador que destruirá os dados em questão de segundos. Já a reformatação restringe o manuseio dos documentos e permite a sua substituição por outro.
Como criar a listagem de eliminação de documentos na prática?
É necessário ter profissionais capacitados para criar a listagem de eliminação de documentos para não ter arrependimentos futuros. Eles saberão indicar quais documentações poderão ser eliminadas e como deve ser realizado o processo para não ter problemas com as autoridades competentes. Em algumas situações, o gestor precisará da autorização dos órgãos para destruir os arquivos.
Entendeu como funciona a listagem de eliminação de documentos? Saiba que a digitalização pode trazer muitos benefícios para a empresa e ainda facilitar o processo de eliminar os arquivos. O uso da tecnologia assegura a confiabilidade, integridade e confidencialidade de todos os dados digitalizados, bem como a criação de sistemas de proteção extremamente seguros.
Gostaria de saber um pouco mais sobre as vantagens da digitalização de documentos? Entre em contato conosco agora mesmo!
