Segurança de documentos: como a tecnologia ajuda a garanti-la?

Com a evolução da tecnologia, a segurança das informações tornou-se um dos principais requisitos demandados pelas empresas. Afinal, diariamente, inúmeros dados circulam pelas mãos de gestores e colaboradores, sendo considerados o patrimônio predominante de um negócio.

Nesse sentido, para proteger os documentos contra roubos, alterações não autorizadas e acessos maliciosos de terceiros, é imprescindível a aplicação de estratégias mais eficientes para garantir a proteção das informações arquivos e a sobrevivência do negócio, principalmente porque manter a segurança dos documentos influencia diretamente nos resultados da corporação e na relação de confiança entre a empresa e seus clientes.

Pensando nisso, explicaremos, neste artigo, a importância de manter os documentos seguros e de que modo a tecnologia pode ajudar, destacando algumas dicas que podem ser adotadas. Acompanhe a leitura e saiba mais sobre o assunto!

Por que é importante manter os documentos da empresa seguros?

Quando falamos em segurança de documentos nas empresas, é possível entender um conjunto de medidas preventivas, cujo foco é a confidencialidade, autenticidade, conformidade e correta disponibilização das informações. Consiste na proteção dos dados presentes nos arquivos contra acessos maliciosos, roubo ou alterações não autorizadas. Isto é, uma série de situações que comprometem os resultados e a estabilidade de um negócio.

Diante disso, para que uma empresa mantenha sua integridade e se desenvolva de maneira saudável, a segurança dos documentos deve ser vista como prioridade, uma vez que as informações são parte essencial do funcionamento do negócio e decisivas para sua sobrevivência no mercado.

Nesse sentido, o controle e a segurança desses arquivos deve ser constante, a fim de que eles sejam preservados e mantidos fora do alcance de pessoas que não fazem parte da organização, para evitar prejuízos e, inclusive, danos à reputação do negócio.

Além disso, é importante ressaltar que manter os documentos seguros proporciona diversos benefícios à empresa, tais como:

• maior controle e proteção das informações;
• melhoria dos resultados;
• fácil recuperação dos documentos extraviados;
• padronização dos procedimentos internos;
• simplificação dos processos e desburocratização;
• melhor gestão de documentos;
• redução dos custos operacionais;
• tomadas de decisão mais assertivas.

Por isso, a gestão documental que promove a proteção das informações se torna cada vez mais necessária nas instituições. Afinal, mais do que garantir que os documentos fiquem seguros, os processos ainda contribuem para aumentar a produtividade dos colaboradores, diminuir os custos e melhorar o fluxo de trabalho.

Como garantir a segurança de documentos?

Primeiramente, para preservar e buscar a segurança dos documentos, utiliza-se a gestão documental — um conjunto de normas e procedimentos que garantem a produção, o armazenamento e a utilização correta de todos os documentos da empresa, assim como possibilita o fluxo de arquivos eletrônicos de maneira segura e eficiente. 

Além da gestão documental, outras atividades preventivas e monitoramento de serviços tornaram-se necessárias para minimizar os riscos, como a implantação de sistemas para a proteção dos dados, sobretudo que estejam em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Nesse caso, é importante também que as empresas adotem medidas básicas de segurança, como treinamento dos colaboradores em relação à política da empresa, monitoramento dos direitos de acesso, criação de políticas internas mais eficazes, implantação de ferramentas de segurança, controle de acesso e compartilhamento dos documentos e realização de análise de conteúdo.

A combinação desses métodos de forma adequada pode aumentar consideravelmente a proteção dos documentos físicos e digitais, impedindo o vazamento de dados ou a divulgação deliberada de informações sigilosas. 

Como a tecnologia pode ajudar nesse processo?

Sabemos que os avanços tecnológicos vêm revolucionando o mundo dos negócios, inclusive facilitando o acesso às informações das empresas disponíveis na rede.

Em virtude da relevância dessas informações, convertidas na forma de documentos, é natural que as empresas busquem métodos de segurança eficazes para protegê-las de ataques cibernéticos. E nada melhor que a tecnologia para auxiliar nesse processo. A seguir, conheça as principais soluções de segurança dos documentos!

Certificados Digitais

O certificado digital é um arquivo eletrônico cujo objetivo é verificar a identidade de uma empresa, usuário ou site. Ele funciona como uma carteira de identificação virtual e possibilita a assinatura de documentos à distância com a mesma validação jurídica da assinatura manual, sem a necessidade de reconhecer firma em cartório.

Em geral, esses certificados digitais são utilizados para criar um canal seguro de comunicação, pois são capazes de autenticar seus portadores para sites, pessoas e até mesmo recursos de rede, como roteadores, por exemplo. Ou seja, eles protegem os dados trocados online contra violações e roubos, garantindo a autenticidade de quem envia o certificado.

Tokens

O token é um dispositivo eletrônico gerador de senhas, que auxilia o usuário em relação à segurança pessoal ao gerar uma senha temporária de proteção para as contas que ele usa. Geralmente, o procedimento é realizado por meio de um aparelho parecido com um pen drive, que cria senhas específicas com apenas um clique, ideais para transações na internet. Em geral, suas autenticações são baseadas em categorias como senhas, dados pessoais, objetos físicos (dispositivo USB) e sistemas biométricos.

Proteção por senha

Sem dúvida, o uso de senha para proteger documentos é um dos métodos mais utilizados. Funciona basicamente como um cofre: para acessar o documento, você precisa saber a sua combinação correta.

Vale destacar que a proteção por senha oferece um nível de segurança muito básico, por isso é importante que ela seja complexa, com combinações de letras, números ou símbolos, preferencialmente que não tenha significado evidente. Lembre-se que quanto mais a senha for bem elaborada, menores serão os riscos.

Criptografia

A criptografia também é uma boa alternativa para garantir a segurança dos documentos e a proteção contra o ataque de hackers. O termo pode ser traduzido como “escrita escondida” e tem como objetivo proteger o conteúdo por meio da técnica de embaralhamento da escrita, que torna a informação indecifrável.

Em outras palavras, trata-se da codificação das informações, capaz de transformar dados em códigos para impedir a leitura por pessoas não autorizadas, sendo permitido o acesso apenas do autor e destinatário com o uso de uma senha específica.

Em geral, o recurso encontra-se disponível no Pacote Office da Microsoft, e para utilizá-lo em seu documento, é necessário entrar na aba de “Informações” e “Proteger documento”. Além disso, você também pode adquirir a criptografia através de programas específicos de empresas do ramo.

Firewall

O firewall é um dispositivo de segurança responsável por monitorar o tráfego de dados entre os computadores de uma rede e analisar a entrada e saída de conexões específicas, através da filtragem dos pacotes de dados, de acordo com as regras de segurança.

Ele é considerado a primeira linha de defesa do sistema, assim como pode ser caracterizado por um hardware ou software. O dispositivo trabalha segundo protocolos de segurança (TCP/IP, IPSec, HTTP, entre outros), garantindo o funcionamento correto da comunicação entre as duas pontas, com o objetivo de impedir ameaças e ataques externos.

Biometria

A biometria permite o acesso aos documentos aos usuários levando em conta suas características físicas — impressão digital, voz ou padrões da íris do olho ou do rosto inteiro. Esse dispositivo é capaz de tornar a autenticação mais rápida, fácil e totalmente segura, desde que seja tratada com o devido cuidado.

É importante destacar que, como as empresas normalmente não apresentam controle sobre as configurações de segurança dos dispositivos particulares dos colaboradores, elas devem reforçar os mecanismos de validação da autenticidade dos usuários e as barreiras contra ataques cibernéticos.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)

Por fim, podemos destacar o uso do gerenciamento eletrônico de documentos para assegurar maior segurança das informações. Esse sistema permite que a propriedade digital e os dados confidenciais da empresa se mantenham seguros, por meio de proteção de senha, restrições de acesso, armazenamento em nuvem e gestão documental.

Afinal, é possível limitar o acesso a documentos, ter total controle e rastreabilidade dos conteúdos, utilizar criptografia para proteção de invasões e garantir conformidade com as legislações de proteção de dados.

Quais as vantagens do uso dessas soluções?

Além de permitir o tratamento, o compartilhamento e a integração das informações contidas nos documentos, a tecnologia reforça a segurança, aumenta a produtividade dos colaboradores e garante as condições necessárias para cumprir as obrigações legais. Dessa forma, o uso dessas soluções é uma forma inteligente e estratégica de desfrutar de todas as vantagens que a segurança de documentos pode oferecer.

Portanto, é necessário analisar criteriosamente a gestão de documentos e considerar o uso das funcionalidades desses dispositivos, avaliando as melhores alternativas para a sua empresa. O grande erro dos gestores e das equipes de TI é buscar a proteção dos documentos apenas quando as informações são lesadas, o que pode prejudicar a rotina de atividades e ser fatal para a continuidade das operações. 

Quais as consequências de não manter a segurança de documentos na empresa?

Como dito, a informação é um dos recursos mais valiosos das organizações. Por isso, quando os documentos não são mantidos em segurança, a empresa se torna vulnerável e fica exposta a diversos riscos, além de prejudicar as finanças e a credibilidade do negócio. Vale ressaltar que, na maioria das vezes, esses riscos estão associados a:

• roubo e sequestro de informações sigilosas;
• uso indevido de dados de clientes e de fornecedores;
• vazamento de informações pessoais;
• perda da vantagem competitiva;
• roubo de propriedade intelectual;
• ataques cibernéticos.

Além disso, algumas fiscalizações costumam acontecer nas empresas e o extravio dos documentos pode acabar gerando um retrabalho caso tenha que emitir os documentos novamente, sem falar nas multas e nos custos envolvidos para emissão. Logo, qualquer ineficiência associado ao processo de segurança das informações deixará sua empresa suscetível ao fracasso.

Esperamos que, com este artigo, você tenha entendido a importância da segurança de documentos, dentro ou fora do mundo digital. Lembre-se que o ideal é adotar medidas que garantam a proteção de dados, assim você consegue estruturar bem seu negócio e mantê-lo sempre seguro.

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