Arquivamento de documentos: passo a passo para fazer
Gestão
Papéis sem uso na empresa é comum. Por isso, recorrer ao arquivamento de documentos é o meio mais efetivo de fazer com que eles sejam alocados em uma outra área fazendo com que os gastos sejam menores.
Mas, no que consiste o termo arquivamento de documentos? Todo esse processo passa por fazer a digitalização de documentos e mover todos eles para um sistema em que ficaram devidamente guardados, mas que incide em custos mais baixos para a empresa.
Além de digitalizar documentos, é possível ainda fazer a guarda de documentos físicos que também passaram a não ter tanto uso e assim são alocadas em um outro espaço para também reduzir custos.
O arquivamento de documentos é uma estratégia fundamental para as empresas, porque faz com que os servidores apresentem melhor performance, os espaços ficam mais acessíveis, os investimentos diminuem e a medida ainda libera espaço no servidor principal da empresa.
Acompanhe este conteúdo, pois nele vamos fazer mais sobre diferentes fatores que envolvem todo o processo de arquivamento de documentos.
Passo a passo para efetuar o arquivamento de documentos
Fato é que o arquivamento de documentos precisa seguir as leis que regem esse processo, levando em consideração o segmento em que atua a fim de atender aos
prazos
proteção de dados
obrigações de preservação
Todos esses pontos precisam ser atendidos a fim de evitar que a empresa sofra com algum tipo de penalidade ou corra algum risco porque não está executando o arqueamento da maneira como deve ser feita. Por isso, confira abaixo como deve ser feito o arquivamento de documentos
1. Defina onde os documentos ficarão armazenados
Antes mesmo de dar início a todas as etapas que envolvem o arquivamento de documentos é fundamental pensar onde eles serão guardados. No caso de documentos físicos, a opção deve ser por um local que ofereça toda a segurança.
Ainda assim, a opção por um sistema digital em tempos em que tudo está sendo digitalizado é a melhor opção, pois assim tudo estará guardado na nuvem. Sem contar que a disponibilização desta forma é vantajosa, porque traz alguns benefícios para sua empresa como:
agilidade na busca pelos arquivos
possibilidade de recuperar registros
busca pelos arquivos torna-se prática para os colaboradores
empresa ganha mais espaço físico
2. Faça uma triagem dos documentos
Para dar início ao processo de arquivamento de documentos é preciso fazer uma triagem. Nesta etapa, é preciso que todos os critérios que serão usados pela triagem sejam definidos.
Depois é preciso excluir todos os arquivos que estão arquivados mais de uma vez e para finalizar, é hora de fazer a organização por data. No entanto, é preciso lembrar que o arquivamento de registros deve considerar a fase em que tais estão estão, ou seja:
Aqueles que estão sendo usados atualmente devem estar classificados como corrente
Os que estão na fase intermediária, devem ser classificadas como provisórios
Documentos que estão na fase da permanência, significa que são definitivos.
3. Identifique todos os documentos
Para que todo o processo de arquivamento de documentos seja eficiente é preciso que todos os papéis recebam a devidamente identificação que nada mais é do que dar uma classificação e um rótulo, pois isso vai tornar prática a busca em um futuro próximo.
4. Defina categorias
Agora, chegou um momento muito importante, pois para que o processo de arquivamento de documentos tenha sucesso, eles deverão ser separados por categorias. A medida ainda que simples é fundamental, pois ela não só contribui com a organização como também torna ágil o processo da busca por documentos quando se fizer necessária.
Por isso, a dica neste caso é importante definir por categorias como:
relatórios financeiros
contratos
correspondências
relatórios de venda
aluguéis
Essa separação vai fazer com que a empresa tenha um processo mais eficiente e garante que todo o processo de armazenado seja executado com coerência e lógica. Tudo isso é importante, porque qualquer pessoa que tenha acesso, consiga rapidamente entender como tudo está separado.
Outras técnicas para arquivamento dos documentos
Além da separação por categorias, existem ainda outras técnicas que podem ser usadas no processo de arquivamento de documentos. Confira cada uma delas e opte por aquela que for a melhor opção para sua empresa
Arquivamento de documentos por ser feita pelo método alfabético
O método alfabético é a maneira mais comum de arquivar os documentos, porque como o próprio nome sugere, todos os itens devem ser guardados levando em consideração as letras do alfabeto.
Neste caso, o nome do documento será o item mais importante na hora de armazenar. Esta medida é bem prática para as empresas. Contudo, é comum que os erros aconteçam em empresas onde há grande quantidade de itens e a grafia varia nos nomes ou mesmo quando o funcionário já está cansado.
Uma maneira de tornar o método alfabético mais efetivo é combinando cores e letras. Esse processo é chamado de Variadex, é possível ainda utilizar o arquivamento de documentos por categorias, levando em consideração a ordem alfabética para ser uma subdivisão.
Método numérico é mais uma opção para promover a guarda dos documentos
Para fazer o armazenamento, o método numérico é uma opção, pois cada papel receberá um número em sequência. Depois, basta recorrer ao índice para saber qual é o documento que se está documento.
Aqui, a divisão pode ser feita de três métodos diferentes que são:
Numérico simples: a base para arquivar será o número que o documento tem ou da pasta. Ele é uma opção muito comum em clínicas médicas que precisam guardar prontuários, processos judiciais, filmes e pastas de colaboradores.
Numérico-cronológico: neste método, os documentos são guardados levando em consideração a data. A prática é muito usada em itens como fotos, documentos e outros em que o dia em que foi tirada, no caso das imagens, é item imprescindível para acessar a informação.
Numérico dígito-terminal: quando a quantidade de arquivos numerados começa a aumentar de forma significativa, o método numérico simples não é mais uma opção. Neste caso, a guarda dos documentos é feita a partir dos últimos dígitos, mas quando os dois são iguais, a ordenação leva em conta os números anteriores. Isso faz com que todo o processo seja tanto eficiente quanto ágil
Arquivamento de documento pode ser efetuado pelo método eletrônico
Além das categorias e dos números, o arquivamento de documentos ainda pode ser feito por meio da digitalização dos documentos.
Essa ação é muito efetiva, porque como benefício ela não só possibilita a organização de formas diferentes como ainda possibilita que a pessoa tenha liberdade para definir qual é a melhor opção tanto para ela quanto para atender as necessidades da empresa. Sem contar que isso ainda possibilita o ganho da gestão online e também remota.
Método geográfico também é uma alternativa para promover a organização dos documentos
Neste método, o foco está em arquivar levando em consideração o local em que o item foi criado. Contudo, aqui será preciso considerar duas normas diferentes para que o processo de guarda seja efetuado da forma correta. Entenda!
1º norma de do método geográfico: Se o método de organização levar em consideração o estado ou país em que foi criado, a organização deverá seguir a ordem alfabética. O mesmo vale para cidades que pertencem ao país ou estado. Contudo, a lista deve ser iniciada pelas capitais, porque a maior procura sempre está voltada para as grandes cidades.
2º norma do método geográfico: em caso de um arquivamento que leva em consideração o nome das cidades, não será preciso colocar as capitais logo no começo, pois a ordem alfabética deve ser seguida.
5. Limite o acesso aos documentos arquivados
Em tempos em que a Lei Geral de Proteção de Dados está em vigor, todas as empresas precisam estar atentas ao que determina a nova regulamentação. Sendo assim, o processo de arquivamento de documentos passa pela limitação do acesso a tudo o que a empresa arquiva.
Tal medida é mais do que necessária, pois ela evita que os documentos sejam acessados somente por quem, de fato, precisa e, principalmente, diminui a chance de que informações consideradas confidenciais sejam vazadas.
O controle de acesso é a maneira mais efetiva de manter tudo devidamente guardado e a tecnologia é uma aliada, pois vai possibilitar que só acessem quem recebeu a devida e, ainda, utiliza a criptografia para proteger os documentos que foram digitalizados.
Além disso, os funcionários devem receber treinamento adequado para entender sobre o quanto a informação precisa estar segura e a empresa deve ter políticas de segurança da informação que sejam claras.
Por que é importante fazer o arquivamento de documentos?
Fato é que o processo de arquivamento de documentos eficiente faz com que as consultas sejam extremamente práticas. Fora que, como mencionamos no tópico anterior, elas ainda atendem a LGPD que tem o objetivo de manter a privacidade dos dados e livre do uso indevido deles por empresas.
Esses dados são usados de forma errada quando o cliente tem seu e-mail incluído em listas de e-mail ou em aplicativos de mensagens sem ter dado a autorização para tal, gerando uma situação bem desagradável para a pessoa.
Além de cuidar dos documentos que estão em uso, como já explicamos ao longo deste texto, é importante fazer um gerenciamento do arquivo morto que pode ser tanto físico como digital.
Passado o tempo de guarda dos documentos administrativos entre outros, é preciso descartar os documentos a fim de evitar que eles sejam usados de forma errônea e geram danos para a empresa como multas e sanções e até causem a perda da credibilidade do consumidor com a sua empresa.
Sem contar que, quando a empresa faz o arquivamento correto mesmo estando no arquivo morto, ela ainda faz com que eles não estejam sujeitos a sofrer com problemas como calor excessivo, luminosidade ou umidade.
Além disso, eles não ficam sujeitos a problemas que são mais comuns do que se imagina que é a perda, o extravio ou incidentes que geram muitos transtornos.
eBox é a solução ideal para que sua empresa faça o arquivamento de documentos de maneira eficiente
A tecnologia é essencial para simplificar o arquivamento de documentos, oferecendo recursos como controle de acesso, indexação automática e busca por palavras-chave, tornando o processo seguro e eficiente.
Por esse motivo, é fundamental contar com quem realmente entende do assunto e a eBox sabendo de tudo isso leva muito a sério quando o assunto é arquivamento de documentos digitais, porque está pronta para dar todo o suporte técnico na organização, separação e identificação dos documentos que precisam ser armazenados e arquivados.
Para isso, disponibilizamos aos nossos clientes uma infraestrutura digital de ponta, pois quando o assunto é a proteção da informação, nós queremos a perfeição.
Para isso, entregamos alta disponibilidade pois precisamos entregar um serviço que não pára nunca. Sendo assim, contamos com a plataforma Azure da Microsoft que é líder no segmento de infraestrutura em nuvem.
Nossa equipe escolheu a Microsoft porque foi levado em consideração sua experiência que é vasta quando o assunto é a administração de serviços online aliada a tecnologia de base que mantém a segurança e a privacidade nos processos de desenvolvimento.
Além disso, todo o tráfego é criptografado o que faz com que tanto o cliente quanto os nossos colaboradores naveguem com
segurança
confidencialidade
conformidade
Sem contar que somos também certificados na ISO 27001 e ISO 27701 e isso significa que estamos prontos para possibilitar que sua empresa atenda todos os critérios que constam na LGPD como:
serviços de digitalização
guarda física e digital
análise de documentos de clientes
Ficou interessado em contar com toda essa infraestrutura? Entre em contato agora mesmo com o nosso time para saber mais sobre como podemos ajudar a deixar tudo muito mais seguro em sua empresa. E continue acessando nosso blog para mais dicas e informações.
