Descubra como é a aplicação do método PDCA

O método PDCA é uma das ferramentas de gestão mais utilizadas por empresas de todo mundo. Desde meados do século passado, sua aplicação vem ajudando líderes a sistematizar a identificação de problemas e a proposição de soluções. No artigo de hoje, você poderá entender melhor o que é o ciclo PDCA e descobrir como ele pode ser útil para a sua organização. Continue a leitura!

O que é o método PDCA?

PDCA é um acrônimo para Plan (Planejar), Do (Fazer), Check (Verificar) e Act (Agir). Ele também é conhecido como ciclo de Deming em homenagem ao estudioso que o desenvolveu e o disseminou. O conceito está estabelecido desde a década de 1950 e ganhou força ao ser aplicado na reconstrução do Japão após a segunda grande guerra. É uma técnica para a melhoria contínua de processos que permite identificar uma determinada situação, examinar suas características e fatores de influência, levantar hipóteses para a resolução e estabelecer as ações que serão implementadas. Ela é utilizada nas empresas em duas situações. Geralmente, quando algo apresenta falhas recorrentes ou não consegue alcançar o desempenho esperado, o PDCA é usado para descobrir as causas, analisá-las e encontrar uma solução definitiva. Mas o ciclo PDCA também pode ser empregado quando os processos vão bem e atingem os limites esperados. Nesse caso, busca-se meios de torná-los ainda melhores, superando as expectativas. Essa é uma abordagem muito interessante em busca de vantagem competitiva.

Quais são as fases do ciclo PDCA?

O PDCA é realizado em quatro fases e sua lógica é interativa. Isso quer dizer que as etapas subsequentes dependem dos resultados encontrados nas fases anteriores. Além disso, a sua aplicação pode ser combinada com outras técnicas de melhoria contínua. Para que você entenda melhor, vamos explicar cada uma das etapas.

Planejar

Antes de fazer qualquer alteração no processo, você precisa identificar os problemas exatos que serão abordados. Esse é o ponto principal do método PDCA. Ao investir tempo e recursos para fazer um planejamento bem-feito, há economia nas outras atividades. Nessa etapa, você pode utilizar metodologias auxiliares como o Diagrama de Ishikawa e a técnica dos 5 Porquês visando descobrir onde estão os problemas e quais são as suas causas. Isso é fundamental para que as soluções consigam eliminá-los de fato em vez de atuar apenas nos seus sintomas. Depois de saber quais são as origens dos problemas, você pode elaborar soluções. Utilize um esquema de brainstorming contando com os profissionais que podem ajudar a propor as melhores ações para a resolução. É imprescindível terminar essa fase com um plano definido, discriminando o que será feito, os prazos e as responsabilidades. Um modelo bem conhecido é o 5W-2H. Outro ponto importante é determinar quais serão os indicadores de desempenho para avaliar se as ações estão sendo efetivas.

Fazer

Depois de encontrar soluções para eliminar um problema ou otimizar um processo, é preciso colocá-las em prática. Comece por aquelas que demandam menos investimentos e podem trazer grandes impactos. Uma forma de priorizar as ações é utilizar a conhecida Lei de Pareto. Enfim, quanto mais a equipe se desenvolve no uso do método, mais ganha experiência na execução.

Verificar

Agora que você tem dados empíricos sobre o bom funcionamento do seu processo, pode compará-los com valores observados anteriormente. É crucial ser muito crítico nessa parte. Examine se as ações são realmente efetivas ou se é apenas um resultado de curto prazo.

Agir

Ao final de um ciclo PDCA, você terá duas opções. Caso o problema persista, aplique o método novamente, retornando para a fase de planejamento, e busque identificar melhor as causas para propor novas soluções. Caso as ações sejam efetivas, padronize os procedimentos, disseminando suas práticas por toda a organização. O método PDCA é, sem dúvidas, uma técnica que pode ajudar muito as empresas quando bem utilizado. Atualmente, toda a etapa de identificação dos problemas, bem como a medição dos resultados vêm sendo muito facilitadas pelos avanços tecnológicos. Há ferramentas que permitem controlar melhor as informações e fazer apurações que antigamente eram inviáveis. Investir nessas inovações simultaneamente ao uso do método PDCA pode ser um grande diferencial. Assine a nossa newsletter e receba os nossos conteúdos diretamente no seu e-mail!