Tratamento documental: 5 dicas para fazer de forma efetiva

O tratamento de documentos se refere ao processo de organização, classificação, preservação e gerenciamento de documentos. Eles podem estar em formato físico ou digital. É feito por meio de aplicações de técnicas específicas, para garantir acessibilidade, segurança e integridade das informações. 

O procedimento é feito por meio de processos técnicos, antes de realizar a guarda dos documentos. A execução das etapas é fundamental para otimizar e garantir o acesso aos registros armazenados nos arquivos da instituição.

Neste artigo, você vai conhecer dicas pontuais para tratar os documentos da sua empresa. Acompanhe!

Conheça as principais normas do tratamento documental

Esse processo segue diversas regras e padrões internacionais, para garantir a uniformidade e a qualidade na gestão de documentos. Algumas das principais normas incluem:

• ISO 15489: essa norma internacional estabelece os princípios e as diretrizes para a gestão de documentos em uma organização. Ela abrange desde a criação até a disposição dos arquivos;
• ISO 30301: essa norma estabelece os requisitos para um sistema de gestão de documentos, que garante eficiência, eficácia e integridade na criação, captação, manutenção, uso e disposição de documentos;
• DACS (Descrevendo Arquivos: um Padrão de Conteúdo): é usado para a descrição arquivística, que fornece diretrizes específicas sobre como os arquivistas devem descrever os documentos;
• ISAD(G): é uma norma internacional para a descrição arquivística de fundos e coleções;
• Dublin Core: embora seja mais comumente associado à descrição de recursos, também é usado para descrever documentos em ambientes digitais;
• FGDC CSDGM: é um padrão de metadados amplamente usado para dados geoespaciais, mas também pode ser aplicado à descrição de documentos relacionados à geoinformação.

Essas normas são essenciais para garantir a consistência e a qualidade no tratamento documental, seja para preservação a longo prazo, facilitação da recuperação da informação ou conformidade com regulamentações específicas.

Veja quais as principais etapas usadas para tratar documentos

São diversas as fases do processo antes deles serem enviados aos arquivos. Cada etapa tem um papel fundamental que pode impactar na qualidade da guarda de cada registro. 

1. Faça uma avaliação

Essa é a primeira fase do processo de tratamento de um documento. Nesse momento, o registro é analisado para identificar qual o seu real estado de conservação e qual o tipo de documento. A partir desse norteamento, é decidido qual é o mais adequado de armazenamento e qual mídia poderá ser usada.

A avaliação ajuda a identificar o tempo de guarda de documento e, assim, estabelecer o prazo de eliminação. Essas averiguações são necessárias para reduzir o acúmulo de papéis, que já não têm mais necessidade de estar presentes na instituição.

2. Prepare os documentos

Depois de avaliados, eles são preparados, ou seja, é feita a remoção de grampos, clips e outros metais ou qualquer objeto que possa prejudicar a qualidade da imagem. Também, é feita a limpeza de cada documento e a reconstrução dos que se encontram rasgados, amassados e deteriorados devido à ação do tempo. 

3. Classifique os documentos

Após as etapas anteriores serem concluídas, é a fase na qual o documento entra no processo de classificação, que significa identificar em qual categoria o registro se encaixa. Normalmente, a separação se dá conforme as características de cada documento, que são: 

• natureza;
• formato;
• forma;
• gênero;
• espécie;
• tipologia;
• temas;
•  data;
• relevância.

Nessa etapa são implementados códigos que ajudarão a identificar cada registro, conforme o assunto tratado. É fundamental fazer uma classificação eficiente, para localizar o registro futuramente. E mais, ela ajuda a definir qual a condição do documento, para que ele seja arquivado corretamente.

4. Elabore a descrição

Depois de avaliar e classificar os documentos, é hora de pensar em como descrever o acesso futuro aos dados que foram registrados e como as ferramentas de pesquisa serão classificadas, pois devem ser de acordo com o “Dicionário de Terminologia Arquivística”, que são: índice, catálogo, inventário e guia.

5. Realize a indexação 

Esse é um processo crucial no tratamento documental, no qual as informações específicas são atribuídas aos documentos para facilitar a busca, a recuperação e a organização eficientes. Antes de indexar um documento, é essencial analisá-lo, para identificar informações relevantes que devem ser indexadas. Isso pode incluir palavras-chave, dados, nomes, códigos, categorias, números, entre outros.

Os metadados indexados são armazenados em um sistema de gerenciamento de documentos ou banco de dados, associados ao documento correspondente. Isso cria uma referência cruzada entre os registros e os termos de busca. Quando alguém precisa encontrar ou recuperar um documento específico, o sistema de indexação é usado para buscar documentos relevantes com base nos termos de busca.

Essa etapa é fundamental para garantir que as informações possam ser encontradas rapidamente quando necessário, economizando tempo e aumentando a eficiência operacional.

Crie uma política de uso dos documentos

Vale salientar que, após todos os processos de tratamento e a realização do arquivamento, é necessário estabelecer uma política de uso. É interessante que sejam estabelecidas regras, para que os registros sejam realmente usados de forma segura e correta. É a partir dessas formas de uso que se pode garantir a padronização e conseguir maior controle e eficiência dos seus usos na empresa.

Adote regras para o acesso

É fato que uma gestão de documentos eficaz tem relação direta com a padronização dos processos, assim como a padronização dos processos depende de um tratamento eficiente dos documentos. Sendo assim, é imprescindível que algumas regras sejam bem definidas, para obter todos os benefícios de uma gestão bem estruturada.

Os gestores maiores devem pensar em quais regras e métodos poderão ser usados, no que se refere ao direito de acessibilidade a determinados tipos de informações. Assim que definidas, é importante compartilhar essas normas com os profissionais.

Empresas que adotam um sistema GED (Gestão Eletrônica de Documentos), por exemplo, têm menor preocupação quanto aos acessos dos colaboradores, pois a acessibilidade é muito mais facilitada devido a cada profissional ter uma senha específica.

Para fazer um tratamento documental de alto padrão, o uso da tecnologia se torna necessária. O ideal é buscar uma empresa terceirizada para exercer esse tratamento. A eBox Digital, por exemplo, é uma plataforma completa para cuidar de documentos empresariais, como sistema GED, destruição segura, guarda em nuvem e tantas outras maneiras de cuidar dos registros.

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