Entenda quais são os benefícios do BPO

O Business Process Outsourcing (BPO), ou em português claro, Terceirização de Processos de Negócio, é a delegação de atividades gerenciais como folha de pagamento, gerenciamento de dados e recursos humanos a uma empresa especializada. Neste artigo iremos citar cinco dos principais benefícios do BPO para pequenas, médias e grandes empresas.

O BPO no mundo dos negócios​

O BPO vem sendo adotado atualmente por empresas para a realização de serviços administrativos como organização, guarda, gestão e digitalização de documentos. A prática é mais comum na Europa e nos Estados Unidos, onde as empresas terceirizam seus processos mais comumente para países como Índia, China, Malásia, Brasil e Indonésia, devido a fatores como moeda, oferta de talentos e ambiente de negócios favorável às terceirizações. É mais fácil para companhias de grande porte terceirizar os seus processos em outros países por causa dos altos custos e da complexidade dos processos. Para essas empresas, isso representa uma evolução importante, pois economizarão custos e aumentarão suas margens de lucro. Porém, existem empresas de BPO especializadas que cuidam da gestão dos processos e documentos com grande eficiência e inovação, garantindo a otimização de tarefas administrativas com sistemas e integrações. Conheça então cinco dos principais benefícios do BPO e a importância de otimizar processos na sua empresa.

Benefícios do BPO

Ao contratar uma empresa de BPO, companhias esperam aumentar a sua organização de papéis e sua produtividade — e isso está correto. Porém, terceirizar processos de negócio traz muitas outras vantagens, como veremos a seguir.

Organização

Se você trabalha ou gerencia uma empresa onde as mesas ficam cheias de papel e documentos e, para achar um simples contrato é um trabalho gigantesco, adote o BPO. Os arquivos serão digitalizados, guardados e você pode acessar tudo por um sistema de busca no seu computador. Isso pode levar apenas um minuto! Outro benefício do BPO relacionado à organização é a maior proteção contra perda de documentos importantes.

Aumento da produtividade

Sabe quando um membro da equipe deixa de atender alguém para procurar aquele contrato no armário? Utilizando os serviços de uma empresa de BPO especializada, ele conseguirá fazer essa busca sem sair do seu computador ou mesmo a partir de um dispositivo mobile. O mesmo vale para digitalizar e guardar documentos novos. Assim, seu funcionário terá mais tempo disponível para realizar as tarefas do dia a dia com mais calma e eficiência.

Redução de custos

Ao terceirizar, a companhia deixa de cuidar de tantos processos de apoio ou suporte e pode até gastar menos do que se realizasse essas funções por conta própria. Tempo é dinheiro, não é isso? Um fator interessante é que alguns custos podem passar a ser variáveis e crescer conforme cresce a empresa. Seriam os custos com documentos e atividades relacionadas a novos negócios. Outro benefício indireto que pode vir a acontecer é a redução de passivos trabalhistas, inclusive pela facilidade de encontrar documentos e consultar o status de processos.

Economia de espaço

Sim! A empresa pode passar a necessitar de menor espaço físico. E isso pode trazer economia no aluguel. Aquela sala cheia de caixas e papéis pode servir para acomodar uma nova equipe. O mesmo vale para aquele cantinho de armários. Você pode até mesmo pedir para construírem uma sala de reunião ou centro de convivência e integrar o pessoal!

Gestão do tempo

Diretamente relacionado ao aumento da produtividade, o BPO é capaz de otimizar imensamente as tarefas cotidianas. Economizam-se muitas horas em procura de documentos, digitalizações, armazenagens e outras atividades relacionadas. Isso pode se transformar em disposição para atividades mais estratégicas.

A importância de repensar a gestão

Se você é um(a) gerente, sabe que, especialmente em momentos de crise, como a que estamos vivenciando no Brasil, precisamos inovar. Isso fica mais evidente em uma época de grandes avanços tecnológicos e digitalização de processos. Aumentando a produtividade da sua empresa, você poderá reduzir custos, aumentar a margem de lucro e oferecer descontos mais atrativos. E se você é daqueles(as) que costuma levar trabalho para casa, com a redução de processos administrativos estará mais relaxado(a) e com mais tempo para curtir a família. Gostou do artigo? Compartilhe nas redes sociais e ajude outros gestores e empresários a conhecer essa prática gerencial de otimização tão importante.