Como assinar contrato digital? Confira um passo a passo!
Transformação Digital
O contrato digital é um recurso que veio para facilitar a vida das empresas de todos os portes. Isso porque, é possível resolver toda essa burocracia sem aquela demora toda de ir e vir várias vezes para promover a entrega de documentos. Por isso, nosso objetivo é passar todas as etapas sobre como assinar contrato digital.
Confira um passo a passo completo para que sua empresa saiba lidar com o trabalho remoto, as demandas de compartilhar e armazenar documentos de forma digital e muito mais.
Entenda o que é um contrato digital
Antes de saber como assinar contrato digital é fundamental entender o que é. O contrato digital nada mais é do que o documento que vai formalizar a prestação de um serviço feito de maneira digital.
O fato de ser digital vai possibilitar a assinatura eletrônica e evitar aquela antiga prática e nada ecológica de ficar imprimindo todos os documentos. Com a contrato digital, a admissão digital também sai beneficiada, porque todas as etapas que envolvem podem ser rapidamente resolvidas usando:
smartphone
tablet
computador
Além dos contratos voltados a admissão, é possível ainda fazer um contrato digital voltado ao consumo, locação, entre outros.
A opção por digitalizar a assinatura de contratos e de transformar os documentos é uma alternativa moderna e segura, pois todo esse processo conta com uma chave de segurança criptografada.
Assim, todas as informações serão verídicas, incluindo a identidade de quem assina e também dos dados, pois o certificado digital é o responsável por disponibilizar essas informações.
Saiba como assinar contrato digital
Agora, vamos explicar como assinar contrato digital. A vantagem é que as empresas podem fazer isso utilizando diferentes ferramentas que estão disponíveis de forma online como também aplicativos.
A assinatura online vai exigir a identificação pessoal por meio dos documentos e dos contratos. As plataformas fazem uso dos documentos em PDF ou DOCX. Contudo, antes da assinatura será preciso fazer uma validação da identidade. Ela poderá ser enviada por mensagem de texto ou e-mail e a pessoa poderá validar por meio:
biometria,
whatsapp,
geolocalização
ip
Além disso, é preciso ainda contar com a autenticação em dois fatores e mais os certificados digitais, pois há alguns sistemas que vinculam a assinatura digital à identidade. Há ainda a possibilidade de fazer a coleta da biometria, ou seja, é feita a coleta da imagem da pessoa que vai assinar, para deixar o processo ainda mais seguro.
É de fundamental importância ainda observar a presença de detalhes importantes como:
objeto do contrato
valores
forma como o pagamento será feito contendo prazo, número de parcelas, entre outros
validade
direitos e obrigações em as partes
condições em caso de rescisão
cláusulas de arbitragem
Microsoft Word
O Microsoft Word surge como uma opção para quem busca informações sobre como assinar contrato digital, porque ele permite que a pessoa não só crie como também salve sua assinatura.
No entanto, o foco dela não é o de assinatura, por isso o processo é um pouco demorado, porém saiba como fazer.
Abra o arquivo que deve estar em formato Word. Depois, é preciso selecionar a opção arquivo, informações. Após é necessário escolher a opção proteger documento. Feito isso, é hora de adicionar uma assinatura digital.
Para a inclusão da assinatura, será necessário preencher todas as informações que serão pedidas assim como sobre o objetivo da assinatura. Para finalizar, o assinante precisará conferir se o certificado digital que foi escolhido está correto e clicar na opção assinar.
Assinando contrato digital utilizando a plataforma da eBox
Além do Microsoft Word, o uso de uma plataforma própria para isso é muito importante, pois isso faz com que toda a dinâmica seja mais eficiente. Com a eBox, a assinatura eletrônica de documentos é feita com tranquilidade, tecnologia e segurança.
Para isso, será preciso enviar o documento tanto por e-mail como por SMS. Assim que receber o link que é único e enviado pela eBoxSign, o signatário faz a assinatura usando:
smartphone
tablet
desktop
Efetuada a assinatura, é possível fazer o gerenciamento dos documentos que já foram assinados. Neste caso, a pessoa precisará acessar a nossa plataforma, porque o contrato digital ficou armazenado e é só efetuar o download.
A vantagem no uso da plataforma é que a identidade visual da empresa é mantida, pois é o nome do contratante que estará no remetente juntamente com o logo e as cores da empresa e não é preciso contar com certificado digital para fazer a assinatura.
Sendo assim, essa é uma opção para empresas de vários setores como:
Financeiro
Educação
Seguros
Imobiliários
Projetos
Aprenda como assinar contrato digital usando o smartphone
Assim como pelo desktop, é muito simples aprender como assinar contrato digital usando o smartphone. Existem muitas opções de ferramentas que fazem com que esse processo seja bem simples, porém com a ferramenta da eBox é possível usar tanto em celulares que tem o sistema Android como o iOS.
O processo é o mesmo como o explicado anteriormente, ao receber o link que pode ser enviado por meio de SMS ou do e-mail, o signatário faz a assinatura, porque recebeu o documento diretamente da plataforma eBox. Todas as etapas contam com a segurança necessária.
Quem tem o IPhone também pode assinar contrato diretamente pelo aparelho fazendo uso de uma função chamada arquivos. No entanto, apesar de eficiente, ela não é uma ferramenta que apresenta tantas funcionalidades.
Saiba como assinar contrato digital usando o certificado digital
Como assinar contrato digital com certificado é tão simples como as alternativas que explicamos nos tópicos anteriores. A diferença, neste caso, está no aceite que será preciso dar na ferramenta de assinatura eletrônica.
A opção pela assinatura com o certificado digital é importante, porque ela não só faz com que a validade jurídica do documento seja garantida como também dá maior praticidade, pois a pessoa consegue assinar todo e qualquer item que exija a assinatura.
O certificado digital nada mais é do que um recurso que possibilita que cada um tenha uma assinatura online e ela é tão confiável quanto a assinatura física.
O emprego desse recurso é vantajoso, porque pessoas físicas e jurídicas podem fazer o uso e, ainda, terão como atestar que todas as informações em um contrato são válidas assim como as assinaturas.
Quais são as vantagens de assinar um contrato digital?
Agora que já explicamos o passo a passo para saber como assinar contrato digital, é fundamental entender as vantagens que essa ação traz para as empresas. Abaixo, vamos listar algumas delas. Acompanhe
Custos reduzidos: a empresa que faz o uso do contrato digital reduz de forma considerável os gastos, porque não vai mais usar tanta tinta para impressão bem como papel e reduz ainda a manutenção com máquinas e com o envio de documentos de um lugar para outro.
Acesso facilitado: o contrato digital ainda torna muito mais prático o acesso, porque além de ficar armazenado na nuvem, a pessoa pode fazer a assinatura de qualquer lugar, desde que ela tenha acesso a internet.
Espaço melhor utilizado: quando se opta ainda pela digitalização de contratos, a empresa não precisa mais ficar preocupada com a alocação de contratos físicos e demais documentos, podendo assim usar o seu espaço físico para melhor acomodar seus profissionais.
Organização: além do espaço ser melhor utilizado, não será preciso lidar com os arquivos físicos, isso faz com que os documentos sejam armazenados digitalmente, assim o controle de documentos é feito com mais qualidade pela empresa e é possível escolher as melhores opções entre os métodos de arquivamento.
Informações seguras: a utilização do contrato digital ainda faz com que o acesso fique restrito e os dispositivos ganhem maior segurança a fim de garantir quem pode conhecer o conteúdo dos documentos. Para isso, são usadas chaves por meio de segurança criptografada.
Negociações ágeis: mais um dos vários benefícios de usar saber como assinar contrato digital é justamente o fato das negociações ganharem agilidade, porque assim fica muito mais fácil contratar um prestador de serviço ou fornecedor. Isso vai acontecer, porque a assinatura pode ser feita de qualquer lugar do mundo.
É seguro assinar contrato digital? Tem validade jurídica?
Depois de aprender a como assinar contrato digital e todos os benefícios que a ação apresenta, é comum as pessoas questionarem a segurança da ação assim como se há validade jurídica.
A resposta para os dois subtítulos é sim, porque para fazer a assinatura é necessário que a pessoa faça uso de um certificado digital que vai garantir que a pessoa não só assine o contrato como ainda faça:
transações eletrônicas
envios de declarações fiscais
entre outros
Isso tudo vai acontecer, porque as chaves criptográficas são as responsáveis por garantir que todas as partes envolvidas sejam as verdades. Com isso, o uso dessa tecnologia, dá às empresas:
segurança nas informações recebidas
validação do signatário que foi identificado
nível de autenticidade elevado
Sem contar que a ação conta com validade jurídica, pois ela foi respaldada por meio da Medida Provisória 2200-2/2001 que é o documento que regulamente o uso da assinatura no Brasil todo.
Quais são os cuidados necessários para fazer assinatura de contrato digital?
Ao longo deste texto falamos não só sobre como assinar contrato digital, mas também quais são as vantagens de utilizar esse recurso tecnológico. No entanto, mais do que saber como assinar contrato digital, é fundamental entender quais são os cuidados necessários na hora de assinar a fim de manter todos os envolvidos na transação seguros.
Antes mesmo de assinar, é preciso verificar a validade tanto do certificado digital como também da assinatura digital, pois esse cuidado é fundamental para assegurar a validade das assinaturas no documento.
Além disso, é importante ainda que a sua empresa faça uso de uma gestão de documentos e conte com um software próprio para promover a assinatura em contrato digital. Outro cuidado é a necessidade de verificar qual é o certificado digital que é a melhor opção para a empresa, avaliando ainda os tipos de documentos que são assinados.
Mais um cuidado a ser tomado é fazer assinaturas digitais em computadores que são usados por muitas pessoas ou que o acesso ao e-mail de validação esteja ao alcance de qualquer um.
A empresa que optar pelos contratos digitais ainda deve encontrar uma autoridade que seja certificada para que ela faça a emissão das chaves de segurança, levando em consideração todas as regras e padrões que são determinadas pela ICP-Brasil.
A criação de senhas PIN que apresentam o máximo de segurança também é fundamental a fim de manter os documentos protegidos. O indicado é que as senhas tenham letras tanto maiúsculas quanto minúsculas e, ainda, números e símbolos.
Com a Lei Geral de Proteção de Dados é imprescindível que a empresa também esteja atenta tanto com a manutenção como com a proteção das informações. A LGPD tem a função de fazer com que os dados sensíveis fiquem protegidos e eles são justamente o que estão em contratos.
Como assinar contrato digital? Conte a eBox!
Agora que foi explicado o passo a passo para assinar contrato digital, é hora de saber porque é preciso contar com a eBox. Nossa equipe está pronta para oferecer um atendimento em alta velocidade por meio de um time de suporte que está sempre disponível para responder por meio do telefone, whatsapp ou e-mail.
Além disso, o processo de implantação da plataforma se dá de maneira rápida, pois nossos projetos têm agilidade devido ao fato de termos um time preparado para entender e configurar os processos conforme as suas necessidades.
Tudo isso acontece, porque temos uma estrutura que conta com 99.9% de disponibilidade e a flexibilidade é garantida, porque nossos consultores farão o desenvolvimento de projetos levando em consideração a necessidade de sua empresa.
Entre em contato agora mesmo e tenha uma plataforma que oferece toda a segurança na assinatura de documentos. Continue acompanhando o nosso blog, pois ele está sempre atualizado com conteúdos relevantes!
