Contratos digitais: como podem ajudar em momentos de crise?

Caso você esteja em busca de soluções para momentos de crise, como o que estamos enfrentando agora, leia este artigo até o fim e encontre algumas respostas para seus anseios. Neste post, vamos falar sobre os contratos digitais e como eles podem ser gerenciados, de modo que você consiga manter todas as suas equipes trabalhando em home office.

Entenda o que são esses contratos digitais, qual é a sua finalidade jurídica e o que é necessário fazer para que eles tenham validade no mundo dos negócios. Descubra as vantagens desses documentos que podem ser assinados eletronicamente e armazenados de forma digital para garantir as relações formalizadas em tempos de crise!

O que são os contratos digitais?

Os contratos digitais são documentos que podem ser enviados por meio da Internet até o seu destinatário e assinados com um certificado digital que é tão válido quanto uma assinatura de próprio punho. Isso significa que, em um período de isolamento social, as empresas podem continuar fazendo compromissos e trabalhando desde suas casas.

Eles são um acordo de vontade entre as partes, da mesma forma que os contratos físicos, os quais têm validade jurídica após a sua efetivação. A única diferença é que o contrato digital é feito por meios eletrônicos do início ao fim. Ele permite a compra e venda de produtos, a contratação de serviços e a aquisição de bens diversos. Aqui vale uma ressalva importante: contrato digital e digitalizado não são a mesma coisa. O segundo consiste apenas na versão em papel do documento que foi escaneada para o computador.

Qual é a finalidade jurídica dos contratos digitais?

A finalidade dos contratos digitais é certificar as relações jurídicas, declarando-as autênticas diante de eventuais conflitos judiciais. De acordo com a Medida Provisória (MP) 2.200-2/2001, esses instrumentos contratuais são validados e firmados eletronicamente. Dessa forma, eles garantem a autenticidade e integridade dos pactos neles registrados virtualmente.

Apesar de uma medida provisória assegurar a autenticidade de um contrato digital, a validade jurídica do documento ainda levanta dúvidas entre os gestores. Acerca disso, vale destacar que no terceiro inciso do artigo 104 do Código Civil não especifica um formato para que duas partes estabeleçam um contrato, o que automaticamente torna a versão eletrônica legal perante a lei. Por fim, para assegurar a validade jurídica do contrato digital, é preciso obedecer a três critérios básicos que são:

1. Ambas as partes devem explicitar a vontade em firmar o contrato;
2. O conteúdo do acordo deve ter exatidão;
3. Ser útil como instrumento de prova.

Como é possível gerenciar os contratos de forma digital?

Os contratos digitais são gerenciados com o uso das tecnologias atuais e são muito úteis nos momentos de crise nas empresas. Veja a seguir como deve ser realizado o gerenciamento, a criação, alteração e a assinatura para que os contratos sejam válidos e eficazes diante da lei:

• faça a identificação das partes, com nome, CPF ou CNPJ e endereço completo;
• registre o objeto do contrato ou a sua finalidade;
• informe os valores envolvidos;
• inclua as cláusulas que especificam condições de pagamento e reajustes;
• insira as obrigações e os direitos das partes;
• defina o tempo de duração do contrato.

Depois que tudo estiver registrado de forma clara e objetiva, é necessário efetuar a assinatura digital do contrato. O certificado digital, que pode ser armazenado em um token ou em um cartão com chip, deve ser conectado ao computador. Em seguida, basta acessar o software que permite a sua assinatura por meio de senha pessoal.

Quais as modalidades de contratos digitais?

Existem, basicamente, três modalidade de contratos digitais: via Internet, tradicional e smart contract. O primeiro surge no momento em que um consumidor realizar alguma compra virtual, sendo que o fechamento da negociação é feita por certificado digital. O segundo é utilizado para firmar relação trabalhista entre patrão e empregado eletronicamente, com segurança e respaldo jurídico. Já uma smart contract, ou contrato, inteligente é uma modalidade mais recente, que usa a tecnologia blockchain.

Quais os cuidados a serem tomados em relação aos contratos digitais?

Um dos aspectos mais importantes a serem observados em contratos digitais diz respeito à conformidade com a LGPD, ou Lei Geral de Proteção de Dados. Dependendo da modalidade e das cláusulas do acordo entre as partes, estar atento a esse aspecto evita irregularidades, que podem gerar multas para a empresa. Outros cuidados estão relacionados com:

• clareza e objetividade da linguagem empregada no contrato, de modo que mesmo os menores detalhes sejam perfeitamente compreendidos por todos os envolvidos;
• as cláusulas devem estar em conformidade com a lei, além de não ter conteúdo abusivo ou que venha a lesar alguma parte;
• observar a documentação auxiliar que deve ser anexada ao contrato digital.

Como a tecnologia pode auxiliar na gestão de contratos digitais?

Mesmo uma empresa de pequeno ou médio porte pode precisar de uma ferramenta para otimizar o armazenamento e a gestão dos seus contratos digitais. Existem softwares no mercado que armazenam os documentos na nuvem e que dão todo o suporte necessário na hora de fazer a elaboração e o gerenciamento. Existem ainda soluções que trazem funcionalidades importantes como edição do contrato por todas as partes envolvidas, além de ferramenta de chat e videoconferência.

Quais as consequências de não utilizar contratos digitais?

Se o empresário ainda tem receio de adotar os contratos digitais, isso deve ser rapidamente superado. A razão é que há uma grande tendência para o fim da versão em papel e assinada a punho. Logo é preciso se adequar o quanto antes para não se tornar obsoleto no mercado, o que pode impactar negativamente a relação com clientes e fornecedores, por exemplo. Adotar o contrato digital, como será visto adiante, é algo bastante vantajoso, principalmente em termos de custos e segurança da informação.

Quais são as vantagens dos contratos digitais?

A tecnologia já modificou as possibilidades de fechamento de negócios à distância com o uso dos contratos digitais. Por causa deles, é possível firmar contratos a muitos quilômetros de distância, não sendo mais obrigatório o reconhecimento de firma nos tabelionatos. Veja a seguir as principais vantagens desses documentos:

• segurança — a assinatura digital ou eletrônica comprova a autenticidade dos documentos por meio da criptografia;
• mobilidade — o contrato digital dispensa o uso de papel; pode ser transportado no celular, notebook ou tablet e enviado pelo correio eletrônico;
• custo — o documento eletrônico evita gastos com tinta e equipamentos para a impressão;
• otimização de espaço — o arquivo pode ser armazenado em nuvem, por isso não necessita de arquivo físico;
• desburocratização — o instrumento contratual digital tem a sua autenticidade reconhecida pela assinatura digital;
• velocidade — o contrato digital não precisa ser enviado pelos correios, de modo que agiliza o processo de negociação.

Enfim, os contratos digitais podem ajudar a sua empresa em momentos de crise e evitar que a sua equipe fique completamente parada enquanto há dificuldades a serem superadas. Saiba que uma empresa especializada na guarda, digitalização e gestão dos documentos físicos ou digitais pode ajudar você no gerenciamento dos contratos digitais! Deseja obter mais informações sobre isso? Entre em contato com a eBox Digital agora mesmo!