Por quanto tempo o advogado deve guardar documentos?
Legislação
A relação entre advogado e cliente tem como um dos pilares fundamentais a prestação de contas. Por esse motivo, saber por quanto tempo o advogado deve guardar documentos a fim de fazer não só a gestão correta e de repasse dos valores como também por ser um dever legal e ético é fundamental no exercício da advocacia.
No entanto, é muito comum surgir a pergunta: mas, por quanto tempo o advogado deve guardar documentos que estão relacionados a prestação de contas ao cliente? Nos próximos tópicos vamos falar sobre mais sobre e como facilitar a vida dos profissionais com o auxílio da tecnologia no armazenamento de documentos.
Por quanto tempo o advogado deve guardar documentos? Confira o que diz o artigo 25-A da Lei 8906/1994
O artigo 25-A da Lei 8906/1994 trata sobre o período de prescrição no caso de ações de prestação de contas e os documentos que dizem respeito às quantias que foram pagas pelos clientes aos profissionais devem ser mantidos pelo período de cinco anos.
O período começa a valer a partir do momento em que o cliente tem ciência de que o advogado ou terceiros receberam o montante.
O prazo de cinco anos é um período que visa manter protegidos tanto advogados como clientes. Isso porque, neste tempo é possível que sejam exigidos esclarecimentos ou questionado o valor que foi pago ou repassado pelo profissional.
Pelo lado do advogado, esse prazo faz com que ele não fique vulnerável diante dos questionamentos que possa receber referente a quanto recebeu, porém é fundamental manter tudo isso devidamente guardado por meio da realização da gestão de documentos digitais.
O que pode acontecer caso a guarda dos documentos não aconteça?
O tempo que o advogado precisa manter os documentos guardados é de cinco anos e, quando não há a comprovação de prestação de contas durante o período, o profissional pode sofrer uma representação disciplinar e/ou ação judicial.
Isso pode acontecer tanto na esfera cível como também sofrer sanções disciplinares movidas pela Ordem dos Advogados do Brasil. Vamos dar um exemplo para facilitar o entendimento. Confira!
Caso um cliente, depois de cinco anos, alegue que não foi repassado para ele os valores que eram devido ou que não sabia a respeito desse valor e se o profissional não tiver os comprovantes, a sua defesa poderá ser mais difícil, mesmo tempo passado o período em que a lei determina a guarda dos documentos.
O fato do advogado não possuir os documentos poderá não só colocá-lo em uma situação delicada para se defender como ainda junto a OAB, pois o órgão pode usar de maior rigor para fazer a apuração da denúncia.
Comprovantes devem ser mantidos por mais de cinco anos
Mesmo sabendo por quanto tempo o advogado deve guardar os documentos, é fundamental que os profissionais optem por fazer a guarda de documentos por um período superior.
O motivo para isso é que o prazo prescricional pode variar levando em consideração a alegação do cliente. Essa situação pode fazer com que uma margem se abra para que discussões e disputas aconteçam para poder determinar a data em que o cliente teve conhecimento seja dos recebimentos ou pagamentos.
Por esse motivo, a melhor maneira de evitar problemas é que mesmo sabendo que o período é de cinco anos, é fundamental que o profissional mantenha todos os comprovantes devidamente guardados a fim de ter tudo à disposição para ser usado em sua defesa diante de qualquer situação que possa vir a surgir.
Como fazer a gestão de documentos em um escritório de advocacia?
Nos tópicos anteriores, foi dito por quanto tempo o advogado deve guardar documentos. Agora, vamos trazer orientações para que o processo de armazenamento seja feito de forma eficiente.
Promova a digitalização dos documentos: a fim de diminuir o acúmulo de caixas, a digitalização é a melhor maneira de manter todos os comprovantes guardados e de possibilitar um acesso mais rápido. Tudo isso, pode ser otimizado a partir dos sistemas de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) que não só facilitam o armazenamento como a organização e a recuperação de documentos digitais.
Mantenha tudo organizado: conhecer os métodos de arquivamento é a maneira mais eficiente de possibilitar que o profissional não só mantenha tudo devidamente guardado como também busque quando for necessário. Isso porque, a escolha pelo método certo faz com que o dia a dia seja mais prático.
Formalização por parte do cliente: mais do que saber por quanto tempo o advogado deve guardar os documentos, o profissional deve ainda contar com uma confirmação por escrito por parte do cliente com a assinatura eletrônica ou física. O email é uma maneira prática para evitar problemas no futuro.
eBox é a alternativa para advogados manterem documentos arquivados
Um escritório de advocacia ou menos um advogado que trabalha sozinho tem que lidar todos os dias com muitos documentos. No entanto, chega um momento em que a falta de espaço físico passa a ser um problema.
Por esse motivo, a eBox surge como uma solução quando o assunto é fazer a guarda de documentos, pois ela tem a alternativa perfeita quando o assunto é a gestão de documentos físicos e digitais.
A medida vai trazer não só segurança, pois vai manter todos os documentos auditados e sendo monitorados como também vai reduzir custos, pois não será preciso ter mais uma sala, por exemplo, para guardar papeis. Além disso, vai manter tudo em ordem, por meio de um padrão que vai permitir que tudo seja rapidamente encontrado fazendo com que o seu dia a dia seja muito mais eficiente.
Com tantos benefícios, agora que a resposta que intitula esse artigo já foi dada, entre em contato agora mesmo com o nosso time de especialistas para ter uma solução que se adequa a sua necessidade!
