Como reduzir a burocracia auxilia na gestão documental da empresa?

Todas as empresas, independente do ramo de atuação, lidam com uma grande quantidade de informações, que se concentram em documentos, formulários e arquivos em geral que fazem parte da rotina diária da organização. Todos esses procedimentos geram burocracia na gestão documental da empresa. Em alguns aspectos, a burocracia pode ser algo positivo para garantir a segurança e sistematizar as operações. No entanto, há momentos em que ela pode se tornar prejudicial à empresa, onerando as atividades e deixando-as mais lentas e obsoletas, afetando, assim, a produtividade da equipe. Quer saber como reduzir a burocracia pode ajudar na gestão de documentos da empresa? Acompanhe nosso artigo e saiba mais sobre o assunto.

Como a redução da burocracia gera impacto na gestão documental?

Desenvolver a redução da burocracia na gestão documental ajuda a empresa a se manter organizada e atualizada, acompanhando as inovações do mercado e atendendo melhor as necessidades do cliente. De modo geral, a prática evita a estagnação e o engessamento das atividades. Além disso, contribui para o aumento da objetividade dos processos, com redução da documentação desnecessária. Isso proporciona mais rapidez e precisão, tornando a gestão mais eficiente. Cabe ressaltar que outras vantagens também podem ser destacadas ao reduzir a burocracia, como: otimização do tempo para atendimento aos clientes, redução de retrabalhos, aumento da produtividade diária e baixo índice de reclamações.

Quais as principais formas de reduzir a burocracia em uma empresa?

Confira, a seguir, as principais maneiras de reduzir a burocracia em uma empresa.

Faça um mapeamento de todos os processos

O mapeamento é basicamente uma maneira de organizar os processos da empresa, por meio da determinação de procedimentos, prazos, cronogramas e metas que otimize o fluxo de trabalho. Essa etapa é fundamental para a empresa, pois permite que os processos sejam revisados e acompanhados, para que os gargalos sejam identificados e as melhorias sejam implantadas. Além disso, o mapeamento elimina o excesso de centralização do comando, que, além de aumentar a burocracia, gera ineficiência operacional. O ideal é que a equipe adote uma postura colaborativa em que todos trabalhem juntos e tenha autonomia nas operações.

Elimine os processos que não são realmente necessários

Há uma série de processos em todas as empresas que garantem resultados específicos. Entretanto, alguns deles são imprecisos e desnecessários, já que aumentam a burocracia e afetam negativamente a produtividade. Dessa forma, é necessário classificá-los de acordo com sua utilidade, buscando separar os que são úteis e eficientes e os que precisam ser eliminados. Ao agilizar esses processos, a empresa pode se diferenciar diante da concorrência, agregando maior produtividade e ganhando tempo no fluxo de trabalho.

Trace um cronograma

Muitos processos são arquivados ou esquecidos porque se perdem no meio dos percursos burocráticos. Por esse motivo, é crucial elaborar um cronograma com prazos e etapas bem definidas. Assim, é possível acompanhar o desempenho dos colaboradores e cumprimento das atividades.

Adote ferramentas tecnológicas

Aderir à transformação digital é uma excelente opção para a gestão documental de uma empresa. Com ela, é possível abrir mão da papelada e adotar sistemas digitais mais eficientes que potencializam os processos. Digitalizar documentos e armazená-los em nuvem, por exemplo, é uma opção viável para reduzir o excesso de burocracia por meio da tecnologia, além de economizar tempo e dinheiro à empresa. Por fim, reduzir a burocracia e otimizar a gestão documental é um desafio diário. Para isso, a empresa deve avaliar novas formas de manter a produtividade dos colaboradores e buscar soluções inovadoras que facilitem a rotina da empresa. Gostou do nosso artigo? Então aproveite e compartilhe nas suas redes sociais e ajude os seus amigos a dominarem o assunto. Vamos lá!