Software para gestão de contratos: entenda a importância

Os contratos são os pilares de qualquer tipo de negócio. Isso faz com que todo o processo que envolve esses documentos seja tratado de maneira eficiente. No entanto, não é o que acontece em muitos casos. Por esse motivo, nos próximos parágrafos vamos explicar os benefícios de contar com um software para gestão de contratos. 

Além dos benefícios, vamos explicar ainda o que é um software para gestão de contratos, como ele funciona e muitas outras características. Acompanhe!

Entenda o que é um software para gestão de contratos

Atualmente, as empresas contam com a ajuda de softwares, independentemente do tamanho que elas possuam, porque o recurso tecnológico nada mais é do que um programa de computador que foi criado com o objetivo de colaborar para que o gerenciamento digital de um contrato seja feito de maneira eficiente. 

Com esse recurso, ficará fácil acompanhar desde o surgimento do documento, que envolve tanto o pedido de uma minuta, até chegar às fases mais avançadas que vão até mesmo a renovação daqueles que estão em vigor. 

No caso do software para gestão de contratos, o foco estará em fazer com que todas as atividades e responsabilidades que envolvem esse documento ganhem:

• facilidade

• agilidade

• maior segurança

O programa será capaz de mostrar toda a vida desse contrato, ou seja, desde a sua concepção quando o setor comercial pede que o departamento jurídico redija o documento, até o momento em que ele já precisa ser renovado. Todas essas etapas devem ser contempladas. 

Há diferença entre uma planilha e um software de gestão de contratos?

É comum as pessoas acharem, ainda que de forma errada, que uma planilha de gestão de contratos é a mesma coisa que um software de gestão de contratos. No entanto, elas são completamente diferentes. 

É comum ainda confundirem com as ferramentas que a empresa utiliza para fazer a assinatura digital em documentos. 

A planilha é um recurso que o departamento jurídico, pode, se quiser, utilizar para fazer a listagem dos contratos. No entanto, o armazenamento dos arquivos é feito na nuvem ou em uma pasta no servidor da empresa. 

Fato é que o uso de:

• planilhas 

• armazenamento na nuvem

• ferramentas para assinatura digital

São elementos que vão colaborar para a digitalização de documentos, porém não são eles quem vão tornar o trabalho tanto unificado como automatizado. Esses recursos são importantes a fim de garantir que sejam feitos controles paralelos aliados aos e-mails que também serão muito úteis em todo o processo. 

Apesar disso, só as planilhas e a nuvem, mesmo sendo importantes, elas poderão não ser suficientes e evidenciarão a necessidade de contar com um software para gestão de contratos. 

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Saiba quais são as funcionalidades de um software para gestão de contratos

Acima, falamos que planilhas não são a mesma coisa que um software para gestão de contratos. Agora, vamos trazer todas as funcionalidades que a utilização desse programa oferece ao cotidiano de uma empresa. 

Fazer a gestão de contratos de forma massiva

É possível saber quais são os contratos que sua empresa tem em vigência? Quantas pessoas do departamento jurídico estão trabalhando diuturnamente na gestão desses documentos?

Fato é que conforme uma empresa cresce, o aumento dos contratos a serem gerenciados também aumenta. Por isso, a presença de um software para gestão de contratos será a melhor maneira de acompanhar tudo isso de maneira massiva. 

Com o uso do recurso tecnológico, é possível evitar as falhas que são comuns quando se precisa lidar com muitos papéis aconteçam e, mais do que isso, é possível direcionar a ação humana para ações estratégicas, deixando assim que a tecnologia se encarregue de fazer as tarefas repetitivas. 

Isso quer dizer que com o aumento do número de contratos, o departamento jurídico precisará dar maior atenção para avaliar as cláusulas que envolvem a realização dele como também a negociação com os clientes tanto internos como externos.

Em um contexto como este, o software de gestão de contratos passará a ser usado para a criação de modelos de contrato ou para o acompanhamento dos prazos. 

Software promove a redução dos custos operacionais

Além do software para gestão de contratos fazer a gestão massiva, com o recurso tecnológico ainda será possível reduzir gastos, mas como isso é possível? 

A redução de custos vão acontecer, porque é muito mais viável economicamente manter um programa do que uma equipe dedicada somente a isso, porque os custos com o pessoal envolvem 

• remuneração

• encargos trabalhistas

• disponibilização de equipamentos

O que já não incide sobre o software e, além disso, tem ainda o custo operacional que é a demora não só na confecção dos contratos como ainda na assinatura e pode acontecer ainda o custo quando o prazo de renovação é perdido. 

O uso do software para gestão de contratos vai fazer com que a sua equipe tenha mais produtividade e as resoluções ganhem celeridade contribuindo assim com as contas de sua empresa. 

Manutenção dos dados dos contratos ganham maior segurança

Com a vigência da Lei Geral de Proteção de Dados, a manutenção dos dados seguros passou a ser um tema de fundamental importância para a gestão de uma empresa, ainda mais, porque há possibilidade das empresas receberem sanções.

Por isso, a utilização do software para gestão de contratos é uma alternativa extremamente benéfica, porque vai possibilitar que os dados sejam unificados. Além disso, faz com que tudo seja devidamente registrado e o acesso seja controlado. 

Outra funcionalidade é que com o software a criptografia está presente, fazendo com que o acesso de pessoas não autorizadas seja ainda mais difícil. Com isso, a empresa vai estar pronto para atender as diretrizes para tratar os dados que a LGPD exige que entre elas está: 

• anonimizar

• eliminar

• bloquear ou eliminar os dados pessoais

Com o software para gestão de contratos, todos os dados de 

• clientes

• colaboradores

• forneceiros

• parceiros

Não ficam mais circulando por e-mail, chats e planilhas, porque agora estão guardados e seguros em um programa que é próprio para isso e que atende todos os requisitos. 

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Software para gestão de contratos garante operação da empresa

O dia a dia de uma empresa pode ser seriamente impactado quando os erros de renovação de contrato acontecem. Outro problema grave é o fato desses documentos apresentarem irregularidade, porque eles podem resultar em multas ou em um passivo que vai impactar nas finanças. 

Diante dessas situações graves, o software para gestão de contratos apresenta a funcionalidade de garantir que as operações cotidianas aconteçam e não tragam situações difíceis de serem resolvidas. 

Com o recurso, as empresas passam a fazer o controle dos documentos e dos ativos presentes nos contratos e isso garante que o crescimento aconteça de forma orgânica, mas também possibilita o recebimento ou a realização de investimentos para que a operação seja escalada. 

Conheça as diferenças entre a gestão de contratos que é feito com a utilização de software e sem o recurso tecnológico

A adoção do software para gestão de contratos no dia a dia da sua empresa é a garantia na redução de custos, de tempo e, ainda, fazer com que essa gestão seja segura. Sem contar que se o recurso tecnológico estiver interligado a outros departamentos e setores, a comunicação entre as partes será ainda mais eficiente. 

Agora, neste tópico, vamos pontuar quais são as vantagens de apostar nessa melhoria para sua empresa. 

Entenda como funciona o passo a passo sem um software

Quando a empresa não faz uso de um software, as solicitações são feitas por meio de e-mails ou ofícios pedindo que o departamento faça uma análise. O que acontece é que eles nem sempre vão contar com a estrutura correta, assim o departamento jurídico vai precisar entrar em contato para buscar todas as informações necessárias. 

Feito isso, será preciso que os contratos sejam elaborados e aprovados para depois serem impressos e assinados  pessoalmente por todas as partes envolvidas. Em alguns casos, é possível ainda recorrer a uma plataforma para assinatura digital que não está integrada com a que a empresa já usa. 

Se tudo correr bem, em alguns dias, todas as partes terão assinado o arquivo físico e será necessário guardar o documento digital no servidor ou o que foi impresso. 

Para fazer a gestão, a empresa faz uso só de uma planilha e a equipe precisa preencher e checar todas as informações, dia após dia, porque ela não tem capacidade de enviar nenhum aviso.  

E, para localizar o documento, seja o arquivo digital ou físico, o departamento precisará contar com um armazenamento padrão, mas quando for necessário fazer alguma busca, o processo será bem demorado, pois o mecanismo usado não é próprio para isso. 

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Passo a passo da gestão de contratos que conta um software especializado

Quando a empresa utiliza um software para gestão de contratos, a confecção do documento tem início por meio do preenchimento de um formulário que é padrão e que está no sistema disponível. 

Nele, já constam todas as informações que são necessárias para que as minutas ou contratos sejam elaborados. Fato é que cada tipo de contrato já exige informações específicas, mas o sistema conta as configurações adequadas. 

O fluxo de aprovação pode contar com vários níveis e diferentes gestores, mas isso acontece dentro do sistema. A partir do momento em que todos os requisitos para que o documento seja aprovado são cumpridos, a minuta vai ser encaminhada para o workflow de assinatura e ela pode ser híbrida ou digital. 

Se a empresa contar com a assinatura digital dentro do software, o jurídico vai conseguir acompanhar todas as etapas e saberá quando todos os envolvidos assinaram para poder arquivar o documento no software. 

Além de todas as etapas anteriores, no software para gestão de contratos será possível emitir alertas para: 

• aviso de prazos

• obrigações

• exigências

• pagamentos

Por meio do recurso ainda é possível que sejam feitas buscas usando palavras-chaves para encontrar determinado contrato de forma simples e prática, garantindo assim maior agilidade nas renovações ou na criação de aditivos.

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Como saber se chegou o momento da empresa usar um software para gestão de contratos?

Acima, falamos sobre as diferenças entre o uso ou não de um software para gestão de contratos. Agora, vamos listar 5 dificuldades comuns ao cotidiano de uma companhia que ainda não utiliza o recurso e que pode ter esses problemas rapidamente resolvidos. 

• Erros na elaboração e minutas sem padrão: os departamentos jurídicos sofrem com a falta de padrão, pois cada criação acaba não tendo o mesmo cabeçalho, fonte e rodapé. Além disso, eles costumam vir com erros de digitação e sem cláusulas consideradas fundamentais

• Processos de revisão, aprovação e assinatura lentos: um contrato simples costuma demorar e muito, porque as pessoas ficam trocando diversos e-mails até a conclusão.

• Perda de prazos: um dos principais problemas é a perda dos prazos, porque como o monitoramento é feito de forma manual, infelizmente é possível que uma data acabe sendo esquecida. Além disso, quando se faz a gestão na planilha, mesmo sabendo do prazo, não há como solicitar a renovação com a antecedência necessária.

• Controle de obrigações e exigíveis apresentam dificuldades: outro problema com o uso da planilha é que não é possível que as obrigações que constam no documento sejam controladas e isso só vai ser observado muito tempo depois gerando transtornos. 

• Armazenamento de documentos feito de forma insegura: a empresa que não opta pelo software acaba não dando toda a segurança necessária no arquivamento dos documentos, porque ela não consegue comprovar quem acessou e quando tal documento. Sem contar que não há como garantir que os documentos não sejam copiados e protegidos. 

eBox é a melhor escolha para quem busca um software para gestão de contratos

Com certeza, o que as empresas não querem é ter todos os problemas mencionados acima. Por esse motivo, contar com a eBox é a solução, pois ela entrega um software para gestão de contratos conforme a necessidade da sua empresa e atendendo todas as normas necessárias.