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Estamos vivendo o auge da era da informação. E, como consequência, a geração de diversos arquivos físicos e digitais. Nesse cenário, é importante dar atenção à proteção de documentos, para que estejam armazenados sempre da forma correta e que possam ser acessados quando necessário.
Quando o assunto é armazenamento de dados e gestão de documentos, sejam físicos ou digitais, as empresas precisam avaliar os riscos de violação da proteção dos dados. A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), nesse caso, garante segurança, privacidade e transparência no uso de informações pessoais, fortalecendo a segurança desses dados e assegurando que os processos sigam as normas definidas.
Neste artigo, você poderá conferir algumas dicas de como fazer essa proteção de documentos físicos e digitais. Acompanhe o artigo e tire suas dúvidas sobre o assunto!
Quais as diferenças entre documentos físicos e digitais?
Antes de explicarmos como funciona a proteção dos documentos, é importante que você entenda os principais aspectos de diferença entre o documento físico e o digital e de que maneira os utilizar adequadamente em sua empresa.
O documento físico é mais tradicional e está presente principalmente em empresas com mais anos de mercado. Trata-se de materiais que você pode pegar, os famosos arquivos impressos que são armazenados em caixas, pastas, armários, prateleiras, entre outros. Já o documento em formato digital é aquele produzido de forma online ou gerados a partir da digitalização. Em geral, eles são codificados em dígitos binários e interpretados por meio de um sistema computacional, o que proporciona muito mais praticidade aos usuários.
Como o tempo de vida do papel é limitado, por apresentar deterioração natural ao longo do tempo, os documentos digitais tornam-se soluções mais viáveis atualmente, pois, além de ter uma vida útil ilimitada e serem armazenados em softwares de gestão e sistemas de armazenamento em nuvem, eles oferecem diversas vantagens à empresa, otimizando os fluxos de trabalho e a gestão de documentos.
Dessa forma, é possível garantir facilidade de acesso aos dados, maior segurança, proteção elevada no armazenamento das informações e aumento da produtividade dos colaboradores. Além disso, o documento digital contribui com o meio ambiente e o desenvolvimento sustentável, fortalecendo a marca no mercado.
Por que devemos proteger documentos?
Há uma série de questões corporativas que estão documentadas em arquivos físicos e digitais. Dados sobre transações, comprovantes de pagamento de impostos e tarifas, registros de pedidos de orçamento, atestados de capacidade técnica etc. Muitos desses dados precisam ser arquivados para evitar problemas futuros. Por exemplo, quando falamos de tributos, as guias devem ser guardadas por períodos previstos em lei.
Hoje, com os avanços na legislação, é possível investir na digitalização de documentos. Dessa forma, alguns registros passam a ter a mesma validade legal que os originais. Além disso, há empresas que oferecem serviços de guarda de documentos. É fundamental se atentar a isso, pois os documentos estão sujeitos a diversas situações que podem ser prejudiciais.
As cópias físicas podem ser afetadas por mudanças climáticas, desastres ambientais, pragas, incêndios e inundações. Além disso, podem sofrer com a simples ação do tempo, na qual haverá perda de qualidade da tinta, fazendo com que se tornem até inelegíveis.
Já os documentos digitais precisam ser protegidos de erros e alterações indevidas, além de ataques de hackers ou de outros casos em que há má-intenção. Há também a possibilidade de problemas com os computadores ou servidores em que estão armazenados.
Sendo assim, listaremos agora algumas dicas que podem ajudar você a proteger seus documentos. Confira!
Utilize a criptografia
Criptografia é a maneira mais conhecida de proteger documentos digitais. É uma forma de “esconder” o que está escrito, tornando indecifrável para quem não está habilitado a acessar, por meio de uma senha. É um método bastante simples e que protege da ação da maioria das pessoas, que normalmente não está capacitada para reverter os códigos criptografados. É útil até na defesa contra ataques mais simples de hackers. Esse recurso está disponível até mesmo no pacote Office, não sendo necessários grandes investimentos para ser utilizado.
Salve documentos em PDF
O PDF é um tipo de extensão de arquivos que impede a alteração. Sendo assim, ao criar um documento em Word ou outro tipo de editor de texto, você pode salvá-lo também em PDF e utilizar essas cópias para enviar a quem você queira que tenha apenas acesso ao conteúdo. É importante saber que, embora seja uma medida simples e recomendada, já existem alguns programas que conseguem alterar o tipo do arquivo, permitindo a edição. Ainda assim, é algo que você deve fazer, pois são poucas as pessoas que dominam essas ferramentas.
Faça o backup na nuvem
A prática de criar backups é fundamental. Ela é útil tanto quando você digitaliza um arquivo físico quanto com documentos que são originalmente digitais. Hoje existem opções de armazenamento na nuvem que te dão uma grande capacidade de espaço e que oferecem, inclusive, mais segurança do que se você deixá-los em servidores ou HDs externos. Crie uma rotina de salvamento dessas informações na nuvem, substituindo as versões mais antigas por aquelas mais recentes com uma certa frequência. Em caso de necessidade, sua empresa não ficará totalmente descoberta.
Invista na infraestrutura
Falando nos arquivos físicos, você precisa criar espaços dedicados ao armazenamento. Aqueles velhos modelos de armários ultrapassados em salas no porão dos prédios não funcionam bem. O índice de perda pode ser muito grande e, dependendo da natureza do documento, você poderá ter um grande prejuízo. Por isso é interessante contar com armários modernos, em ambientes climatizados, a prova de fogo e água. Também é preciso dar atenção à correta classificação para que não se perca tempo ao procurar. Uma opção para não ter que fazer o investimento é terceirizar essa gestão para uma empresa especializada.
Quando implementar a digitalização de documentos?
Por mais organizados que sejam, os arquivos físicos constantemente sofrem com perdas e rasuras, assim como as longas horas de pesquisa e consulta em arquivos deixados em estantes e caixas nada funcionais. Assim, esse tipo de armazenamento apresenta algumas desvantagens que podem colocar em risco a segurança das informações nas empresas.
Se você é do time que procura otimizar os processos internos da empresa e manter a integridade dos dados, recorrer à digitalização dos documentos é uma excelente alternativa. A prática consiste em transformar os arquivos físicos em um formato digital, possibilitando que pessoas autorizadas tenham acesso aos documentos de forma rápida e sempre que necessário.
Por meio da captura digital, os documentos podem ser facilmente rastreados e localizados através de sistemas de gestão integrados que fazem o gerenciamento dos arquivos, o que permite a proteção das informações com mais eficácia.
Como você pôde ver, a proteção de documentos, tanto físicos quanto digitais, é um tema bastante relevante e que as empresas precisam dar maior atenção. Quando a gestão é otimizada, há ganhos de produtividade e redução de custos, além de garantir que a empresa esteja em conformidade com a lei, evitando problemas futuros.
Lembre-se que, para encontrar as melhores soluções para o seu negócio, você pode contar com empresas parceiras para ajudar em atividades como digitalização, guarda de arquivos, organização de acervos e gestão de documentos. Para isso, a eBox Digital oferece o que você precisa de acordo com as necessidades da sua empresa!
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