Armazenamento de documentos: 12 documentos empresariais que você deve guardar

Diariamente são produzidos inúmeros papéis indispensáveis dentro das empresas. Por isso, efetuar o armazenamento de documentos de maneira correta é de extrema importância para o bom andamento dos negócios. Imagine que em sua empresa a organização documental esteja com pequenas falhas. Você estaria se ariscando a ser pego pela fiscalização, pela razão de não ter organizado os comprovantes de quitação das obrigações tributárias, e de não conseguir encontrá-los quando for notificado. Caso isso ocorra, se você não for capaz de provar para o Fisco que já fez o pagamento do débito, terá que arcar novamente com o mesmo tributo. Mas o pior de tudo é que poderá incidir uma multa de até 20% sobre o valor, ou ser imposta outra penalidade. Para saber mais sobre isso, leia este artigo completo!

Os documentos a serem armazenados no software GED

De acordo com a legislação do Brasil, os documentos considerados legais e os contábeis das empresas devem ficar arquivados por, no mínimo, 5 anos. Por esse motivo, separamos uma lista dos papéis que valem a pena armazenar em um software GED. Confira! 1. Notas fiscais e recibos; 2. Imposto de Renda; 3. Programa de Integração Social (PIS); 4. Contribuição para Financiamento da Seguridade Social (COFINS); 5. Livros fiscais; 6. Contribuição Social sobre Lucro Líquido (CSLL); 7. Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços (ICMS); 8. Declaração Anual do Simples Nacional (DASN); 9. Declaração do Imposto Retido na Fonte (DIRF); 10. Declarações DIPJ, DCTF, DACON; 11. Guia de Informação e Apuração ICMS (GIA); 12. Declaração de Ajuste Anual — IRPF e deduções.

As principais maneiras de realizar o armazenamento de documentos

Antigamente todos os arquivos físicos eram guardados, criando assim um montante considerável de folhas, que eram depositadas em caixas ou gavetas. Eles se acumulavam, e no momento de procurar algum deles, o tempo gasto com essa tarefa era enorme. Com a modernização, os documentos não precisam ser armazenados fisicamente. Agora é possível mantê-los como arquivos digitais. Foi para isso que o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos ou Gestão Eletrônica de Documentos) foi criado. O seu uso proporciona às empresas uma enorme facilidade em gerenciar os seus documentos, estejam eles em forma física ou no formato digital. Sendo que a guarda desses arquivos em nuvem ou em dispositivos externos é a maneira mais segura e fácil na hora da busca pela documentação.

Os motivos para contratar uma empresa especializada

Se você está preocupado, pensando em como vai fazer para guardar os documentos de sua empresa de modo correto, saiba que já existe a possibilidade de usar ferramentas profissionais. Ou então basta contratar os serviços de empresas que fiquem responsáveis pela organização e pela guarda de todos os arquivos. Essas empresas especializadas na guarda dos documentos realizam o trabalho de forma organizada e sigilosa. Enfim, realizar o armazenamento de documentos e respeitar o tempo de guarda de cada um deles são ações indispensáveis para o sucesso da sua organização. Não importa se a sua empresa é de pequeno, médio ou grande porte. Por isso, não deixe de separar os seus documentos, veja qual é a melhor maneira de arquivá-los e mantenha tudo organizado. Assim, você estará evitando futuros problemas, que podem caracterizar uma possível sonegação de impostos. Agora que já sabe quais são os documentos empresariais importantes de guardar, que tal entrar em contato conosco? Oferecemos soluções em GED que podem ser usadas de acordo com as suas necessidades e os objetivos do seu empreendimento. Não perca a oportunidade e nos contate agora mesmo!