Organização
Conhecer as diferentes é uma maneira muito efetiva para quem deseja fazer a gestão arquivística de documentos em uma empresa de forma efetiva.
De fato, o que não faltam hoje em dia são papéis que precisam ser guardados por diferentes períodos, seja no contexto empresarial ou até mesmo em casa. Esses documentos que podem ter sido produzidos pela empresa ou recebidos no decorrer da execução das funções recebe diferente classificações considerando
- natureza;
finalidade;
função.
Neste artigo, nosso objetivo é trazer informações a respeito das tipologias documentais explicando que é, para que serve, quais são suas vantagens bem como a sua importância dentro do contexto empresarial que precisa lidar com muitos papéis mesmo sabendo que atualmente é muito melhor optar pela tecnologia.
O que é tipologia de arquivos
A nada mais é do que a configuração que determinado papel passa a ter a partir do momento em que foi criado, mas para isso, é preciso levar em consideração a atividade que resultou na sua criação.
Isso possibilita que todos os documentos fiquem organizados e devidamente identificados, pois caso seja necessário uma consulta posterior, será fácil não só encontrar como também consultar.
Quando o assunto é a gestão de documentos, a tipologia documental ganha um destaque, porque cabe a ela:
- manter todos os documentos ordenados
- fazer o controle deles
- tornar o seu fluxo racional
- armazenar de acordo com as informações
- fazer o gerenciamento da informação na empresa
É comum as pessoas acharem, ainda que de forma errada, que a tipologia documental seja a mesma coisa que a classificação de documentos. No entanto, não é verdade.
Enquanto a classificação faz a organização das informações tendo como base o grupo de assuntos, a tipologia dos documentos vai fazer uma análise para estabelecer padrões entre os papéis. Feito isso, será estabelecido um parâmetro para que unidades parecidas sejam reconhecidas.
Quais as classificações de tipologia de arquivos?
Por isso, dentro das tipologias documentais são criadas as classificações, pois são elas que vão definir as categorias levando em consideração:
conteúdo;
forma;
origem.
Arquivo central
A tipologia documental conta com o arquivo central que nada mais é do que o local onde é feito todo o controle de todos os conteúdos que são produzidos pelos mais variados setores e serviços e, ainda, pelos procedimentos técnicos para onde os documentos precisam ser enviados mesmo havendo a centralização do armazenamento.
De forma simples, é possível dizer que o arquivo central é o “chefe”, pois cabe não só decidir o que vai ser feito com a documentação como ainda vai apontar o seu destino.
Arquivo corrente
O arquivo corrente é a primeira fase da vida de um documento, ele pode ser definido como arquivo de gestão. Nesta etapa, esses papéis são muito presentes, porque podem tanto estar tramitando como não, mas a consulta das suas informações é feita de forma frequente. Além disso, eles não são imprescindíveis para a execução das atividades-meio e fim.
Devido a essa peculiaridade, ele precisa estar armazenado junto a quem é o responsável por sua produção devido a vigência e a frequência com que precisa ser consultado e permanecer em um local em que pode ser acessado com facilidade.
Arquivo intermediário
Proveniente do arquivo corrente, mas que não é tão usado. Eles precisam ser guardados de forma temporária até receberem a destinação final. Como seu nome indica, ele nada mais é do que algo que está no meio do processo, podendo ou não ser consultado.
A classificação da tipologia documental chega ao fim com o arquivo permanente que consiste em documentos que tem caráter definitivo, pois tem um alto valor. Normalmente, figuram nesta posição aqueles que já têm mais de 25 anos de existência e que não são usados, mas devido a importância, precisam ser mantidos.
Os arquivos históricos entram na tipologia de arquivos como arquivo permanente, porque mesmo não sendo mais utilizados, eles contam a história da companhia.
Qual o ciclo de vida dos documentos?
Assim como os seres humanos têm um ciclo de vida, o mesmo acontece com os documentos que fazem parte dos arquivos, porque conforme o tempo passa, eles vão mudando de fase e é isso que determina não só o tratamento que devem receber como ainda a destinação.
A fase corrente consiste na etapa em que os documentos são usados de forma frequente seja pela pessoa que fez o papel como por quem a recebeu. Por esse motivo, é mais do que necessário que os documentos sejam armazenados bem próximo ao local de trabalho, pois isso facilita não só o acesso como também a consulta.
Depois da fase corrente, vai se iniciar a fase intermediária que como o nome sugere, é um período em que o documento não será mais tão utilizado, porém ele ainda poderá ser útil
administrativamente;
caso haja uma fiscalização;
legalmente.
Fato é que na fase intermediária nada impede que os documentos sejam alocados em um local que fica mais distante do escritório, por exemplo. Contudo, ele ainda precisa estar sob responsabilidade do profissional que produziu ou da empresa.
Já na fase permanente, o documento deixa de ter a mesma importância como nas fases mencionadas anteriormente, mas, apesar disso, ele possui um valor cultural ou histórico para a sociedade.
Assim, é permitido que esses documentos possam ser transferidos ou até mesmo doados para um arquivo tanto público quanto privado para que sejam não só preservados como também difundidos.
Quais as tipologias de extensões de arquivos?
Nos tópicos abaixo, serão apresentadas as diferentes extensões que podem aparecer em meio ao processo de configuração dos documentos
Conhecer cada uma delas e suas características é importante, pois isso faz com que o processo de armazenamento de documentos na sua empresa ganhe eficiência. Ao fazer a escolha certa, isso vai permitir que fique mais fácil ter espaço sobrando, algo que hoje em dia é muito difícil, diante de tantos papéis que precisam ser armazenados.
.doc
O .doc é um arquivo de mídia que tem como foco a produção de conteúdo de texto. Ele permite que seja feita tanto a edição quanto a personalização dos arquivos possibilitando a inserção de imagens e até mesmo tabelas.
Entre as tipologias de arquivos, ele é muito usado no ambiente acadêmico e profissional, porque possibilita que os documentos sejam tanto elaborados como revisados em parceria, mas sem deixar de lado tanto a organização das informações como a formatação que se deseja inserir ao arquivo.
Apesar do formato não ser o mais moderno, ele ainda continua sendo mais usado devido a sua compatibilidade com diferentes versões do Word.
O .pdf é um dos formatos mais usados, porque ele é capaz de preservar a formatação inserida no documento independente da plataforma ou do dispositivo em que o documento será lido.
O arquivo .pdf é muito comum em diferentes contextos, porque ele está presente em muitas tarefas, seja uma transferência de conta bancária ou em um e-book. Por ser muito confiável, ele pode ser compartilhado e visualizado em qualquer dispositivo.
Como vantagem, esse documento ainda pode ser longo e permite a inserção de diferentes elementos além do texto como:
fotos
imagens vetoriais,
vídeos,
arquivos de áudio
elementos interativos como formulários e botões
Outra característica é que o arquivo .pdf pode ser criado em diferentes programas como:
Adobe Photoshop
Illustrator
Indesign
Acrobat
Microsoft Word
Google Docs
Os melhores lugares para usar esse tipo de arquivo é quando precisa montar formulários online, criar documentos ou, ainda, solicitar serviços de impressão.
.jpg
Dentre as tipologias de extensões de arquivos tem a .jpg que é o formato das imagens. Esses arquivos de mídia são “estáticos”, porém são fundamentais para
capturar
editar
compartilhar elementos
Entre as imagens, o formato é o mais conhecido, porque ele é próprio para fazer a otimização das fotos digitais, mas também para o compartilhamento dos arquivos pela internet.
.mp3
O .mp3 é a tipologia de arquivo mais comum quando o assunto é o arquivo de áudio. Ele é uma opção muito vantajosa, porque não só garante a otimização da qualidade do som como torna a compressão menor e permite ainda que seja personalizado.
Ele é tão conhecido que é até comum as pessoas atribuírem o .mp3 ao nome dos aparelhos que reproduzem esse tipo de documento. Em tempos em que a busca por espaço nos smartphones é cada vez mais comum, os arquivos em .mp3 são ótimos, porque são compactos.
Fato é que o .mp3 veio para fazer uma verdadeira revolução não só na música como também nos demais conteúdos que são transmitidos por meio de áudio, porque tal formato faz com que os dados sejam comprimidos e acabam que fiquem arquivos leves.
Sem contar que ele ainda apresenta como principal característica o fato de ser compatível como todos os dispositivos responsáveis por fazer a reprodução de mídias digitais, assim é possível rodar um documento que tenha o formato em
computadores
smartphones
players de MP3
Para compartilhar arquivos por meio da internet e, ainda, fazer a distribuição de música, o .mp3 é muito usado por ter qualidade no áudio e o armazenamento é eficiente.
Quais as vantagens de criar tipologia de arquivos?
Entender a importância da tipologia de arquivos no contexto empresarial é fundamental, porque isso é muito mais do que manter todos os documentos guardados em pastas e nos armários.
A tipologia documental consiste em dar uma eficiência à operação da empresa e, ainda, contribui de forma efetiva para a tomada das decisões. Uma empresa que decide cuidar das tipologias documentais trabalha para que a memória da corporação seja mantida.
Isso porque, quando falamos em tipologia documental, significa que é possível fazer a preservação de documentos que não só contam a história como também possibilita que todos os demais sejam armazenados de forma padronizada.
A ação vai contribuir caso uma auditoria precise ser realizada ou, ainda, que tais papéis sejam analisados para que a empresa precise tomar novos rumos. apontar rumos para o crescimento da empresa.
Outro ponto importante no processo é que além de ter os dados para contar a história, a tipologia de arquivos ainda mantém todas essas informações protegidas ataques cibernéticos, de acessos indevidos ou mesmo a perda desses dados. A proteção é importante, porque ela vai conseguir manter íntegra a informação da corporação.
Seja a manutenção da história como a proteção, tudo isso ainda é importante porque gera eficiência corporativa, porque as informações serão encontradas com agilidade e eficiência e, ainda, a empresa estará pronta para atender a Lei Geral de Proteção de Dados, porque todas essas informações estarão seguras.
Qual a importância da tipologia de arquivos para sua empresa?
A tipologia de arquivos é importante, porque cabe a ela não só fazer a organização, mas e principalmente, manter todos esses itens preservados e, quando for necessário, o acesso à informação aconteça de forma eficiente.
Mas com um cotidiano corrido, nem sempre manter diversos papéis organizados, preservados é fácil e a situação fica ainda mais difícil quando é preciso encontrar algum deles.
Por esse motivo, contar com o sistema de Gestão Eletrônica de Documentos, mais conhecido como GED é a melhor opção para sua empresa.
Essa tecnologia foi desenvolvida com o objetivo de possibilitar que os documentos sejam administrados de forma digital e isso vai desde a sua criação até o início do seu ciclo de vida que é quando ele será arquivado.
O GED vai funcionar a partir da digitalização dos documentos. Com isso, a empresa ficará livre dos inconvenientes arquivos físicos. Como resultado, haverá mais espaço para armazenar ou até para que a empresa cresça.
Além do GED, a eBox conta com diversas outras soluções que vieram para somar e transformar o cotidiano das empresas, sejam elas pequenas, médias e grandes, trazendo maior segurança e eficiência em suas operações com a presença da tecnologia!
Juntamente, o acesso de forma remota é mais simples e isso é mais do que necessário, afinal, atualmente tem sido muito comum as pessoas trabalharem de casa. Sendo assim, se deseja saber como essa ferramenta pode melhorar ainda mais o seu cotidiano, entre em contato agora mesmo com a nossa equipe.
