Tabela de tempo de guarda de documentos: como criar e quais os benefícios para sua empresa
Organização
A tabela de tempo de guarda de documentos pode ser definida como uma ferramenta essencial tanto na sua empresa como nos órgãos públicos. Isso porque, nela estão informações fundamentais sobre os documentos que são:
prazos que eles devem ficar guardados;
para onde devem ser destinados;
como e quando podem ser eliminados.
Por meio desse recurso, é possível não só atender as leis como também possibilitar que a gestão dos documentos da sua empresa seja otimizada. Por isso, confira esse conteúdo e saiba que tabela de tempo de guarda de documentos pode ser ajustada a necessidade da sua empresa.
O que é tabela de tempo de guarda de documentos?
Assim como o ser humano tem um ciclo de vida, o mesmo acontece com os documentos e isso ficará evidenciado por meio da tabela de temporalidades de documentos. Neste documento, estão descritos não só todos os critérios como também os prazos que os papéis precisam ficar guardados e quando podem receber uma destinação final.
A tabela de tempo de guarda de documentos é um guia, pois nela vai constar o périodo em que o documento terá que ficar no arquivo:
corrente;
intermediário;
permanente.
Levando em consideração características como:
relevância;
valor legal;
se é um documento administrativo ou histórico.
Qual a importância da tabela de tempo de guarda de documentos para a empresa?
Um dos fatores que fazem com que a tabela de temporalidades de documentos seja uma ferramenta fundamental é o fato dela possibilitar que a empresa consiga organizar os arquivos.
Como resultado, isso vai refletir em uma gestão de documentos que é realizada de forma eficiente e, ainda, resultar em diminuição de custos com arquivamento e maior produtividade.
No entanto, além do contexto empresarial, é fundamental ainda montar uma tabela de tempo de guarda de documentos pessoais, pois pode ser que uma ou outra seja necessário resgatar algum deles.
Quando a empresa consegue fazer com que os documentos fiquem centralizados, o processo de busca por eles fica muito mais prático, possibilitando que esse tempo que, anteriormente era perdido, agora seja usado para que melhores decisões sejam tomadas. Além disso, a empresa pode diminuir os gastos com o armazenamento de arquivos e evitar que ocorra o extravio de documentos.
Em quais áreas a tabela de tempo de guarda de documentos deve ser utilizada?
A tabela de tempo de guarda de documentos trabalhistas é uma ferramenta que precisa ser usada a fim de garantir que a transparência dos documentos seja mantida.
Afinal, a medida é necessária, porque o que não faltam são documentos que precisam ficar guardados e, quando não há um gerenciamento adequado, a situação complica!
Além do contexto empresarial, é fundamental ainda montar uma tabela de tempo de guarda de documentos pessoais, pois pode ser que uma vez ou outra seja necessário resgatar algum deles.
Principais critérios que devem compor uma tabela de temporalidade de documentos
Mais do que entender o que é e, ainda, para que serve a quem deseja contar com essa ferramenta em seu cotidiano precisa conhecer os critérios que devem compor a tabela. Por isso, abaixo, vamos explicar cada um deles. Acompanhe!
Especificação do documento
O primeiro critério na montagem desse recurso é o tipo de documento, que já deve aparecer na primeira coluna, devido a sua importância. Nesta coluna, já é preciso estar determinado a data em que o papel foi guardado, a quem se destina, entre outras características.
Neste critério, podem ser incluídos documentos como:
- Folha de Pagamento dos Colaboradores;
- Atestado de Saúde Ocupacional;
- Declaração do Imposto de Renda.
Ciclo de vida
Um outro critério que deve constar na tabela de tempo de guarda de documentos é o ciclo de vida que, nada mais é do que, a “idade” que o arquivo tem e a fase em que ele estará a partir de agora.
A fase vai levar em consideração desde o momento em que é feita a entrada do documento até o seu destino final, levando em consideração três categorias que vão ser explicadas nos tópicos abaixo.
Arquivo Corrente
Com o prazo de vigência, a tendência é que esse documento possa ser buscado com certa frequência, ou seja, é comum que os papéis estejam presentes no dia a dia.
Arquivo Intermediário
Nesta etapa, o documento já não está mais em vigor, porém é preciso estar devidamente armazenado, pois pode ser que ele receba consultas apenas mesmo de ter um destino final. É possível dizer que ele está em um período de transição, devendo ficar armazenado como medida de segurança.
Arquivo Permanente
Como o próprio nome sugere, o documento precisa ficar guardado por tempo indeterminado, porque ele tem grande importância para vida da empresa, pois no arquivo permanente, é comum ter documentos que tenham valor histórico e/ou comprovatório.
Frequência de uso e Classificação
Mais um critério muito importante na tabela de temporalidades de documentos é a frequência de uso bem como sua classificação, pois ele é que vai especificar com que regularidade o arquivo em questão é consultado.
Abaixo, vamos trazer as três diferentes categorias que auxiliam no armazenamento e consulta.
Alta frequência
Aqui, os documentos são muito consultados, porque eles são detentores de importância jurídica, fiscal ou administrativa. Sendo assim, é comum estar aqui a folha de pagamento.
Média frequência
Tem a sua importância, mas não tanto como os que figuram na alta. Aqui, os papéis são submetidos a consultas eventuais e são armazenados aqui aqueles que ficam na categoria de documentos correntes. Um exemplo é o ASO.
Baixa frequência
Dificilmente esses documentos são acessados ou consultados. Assim, é comum ficarem nesta categoria arquivos históricos, porque eles só são procurados em momentos muito específicos.
Prazo de guarda
Este é um critério muito importante e imprescindível na tabela de tempo de guarda de documentos, pois ele diz respeito ao prazo obrigatório que cada documento deve ficar guardado e isso está previsto pelo Governo Federal.
No entanto, quem está montando essa ferramenta de trabalho deve ficar atento a todas as alterações na lei, pois essas mudanças podem ou ampliar ou diminuir o prazo que os arquivos precisam estar devidamente armazenados.
Destinação final
Não basta apenas fazer a tabela de tempo de guarda de documentos trabalhistas ou a tabela de tempo de guarda de documentos empresariais, é fundamental conhecer qual a destinação final, após o documento ter tido o seu ciclo de vida encerrado.
A destinação final precisa não só atender os prazos como ainda pode ser feita de algumas maneiras como:
armazenamento em microfilme;
descarte do arquivo;
arquivo inativo.
Como implementar e realizar a manutenção da tabela de tempo de guarda de documentos?
Conforme o Glossário de Terminologia Arquivística, a tabela de tempo de guarda de documentos consiste em um instrumento de destinação aprovado por autoridade competente, que determina prazos e condições de guarda tendo em vista a transferência, recolhimento, descarte ou eliminação de documentos e esses prazos precisam ser avaliados de forma frequente.
Isso é necessário, porque tem que verificar não só o prazo da vigência como ainda manter a ferramenta atualizada levando em consideração a base da data em que o documento foi inserido.
Assim, não só o processo de implementação como de manutenção vai requerer um responsável por tal atualização, pois isso vai garantir que todos os documentos tenham seu ciclo de vida atualizado.
Contar com a ajuda de um parceiro não só na implementação como na atualização constante é mais do que necessário, pois isso vai garantir que a equipe continue executando suas demais atividades estratégicas.
A implementação visa não só evitar como ainda prever possíveis falhas ou danos no processo que envolve a guarda de documentos. Isso vai acontecer, porque com o recurso será possível estar atento aos critérios e fazer todo o acompanhamento das fases em que o documento está, garantindo um processo organizado, seguro e prático.
Sem contar que, a partir do uso da tabela de tempo de guarda de documentos, será possível fazer com que sua empresa não fique mais gastando tempo e dinheiro com as muitas caixas empilhadas nos cantos ou em salas que podiam ter outro destino.
Além disso, com o emprego da ferramenta, os fluxos de trabalho passam a ser definidos fazendo com que toda e qualquer informação seja recuperada de forma ágil e o processo de gestão de documentos seja executado com eficiência.
Psso a passo
Agora, vamos trazer um passo a passo para a montagem da tabela de temporalidades de documentos.
O primeiro passo é fazer uma separação dos assuntos levando em consideração a importância das atividades e da sua função. Esta será a primeira coluna e nela deverá estar explícito o tipo de documento. Além disso, é preciso ainda saber o quanto este documento é usado na rotina.
Depois disso, é preciso que seja definido o período em que o documento deverá ficar armazenado. Esse período pode ser: meses, anos ou até ser permanente. A melhor maneira é recorrer à legislação vigente para não ter problemas.
Por fim, é preciso ainda saber para onde o documento irá quando o seu ciclo de vida chegar ao fim. Neste caso, existem algumas opções como:
ser eliminado;
enviado para o arquivo morto;
digitalizado.
Para que todo esse processo seja o mais eficiente possível, no processo de montagem da tabela, é fundamental que seja deixado um espaço para inclusão de informações como:
observações;
dados adicionais;
justificativas.
Esses dados vão auxiliar, posteriormente, e facilitar o destino.
Quais as vantagens de utilizar a tabela de tempo de guarda de documentos?
Sem dúvida, a primeira das muitas vantagens da tabela de tempo de guarda de documentos é a otimização do espaço. Isso vai acontecer, porque nela serão definidos os períodos em que os documentos ficam retidos.
Depois, basta descartá-los gerando assim redução do número de papéis guardados e liberando espaço para outras atividades.
A empresa ainda se beneficia, porque não só atende os prazos legais como também consegue armazenar e fazer todo o gerenciamento dos arquivos.
Em tempos em que são muitos documentos, com a ferramenta, o acesso à informação fica tão rápido como preciso, o que vai fazer com que todos os processos desenvolvidos ganhem agilidade e, por fim, ainda reduz riscos, porque impede que o descarte ainda que equivocado seja feito bem como o extravio.
Qual é o prazo de guarda dos documentos empresariais?
A resposta para este subtítulo é: depende. O prazo na tabela de tempo de guarda de documentos empresariais varia. Neste caso, é preciso levar em consideração o tipo e a sua natureza.
Quando falamos em documentos fiscais e declarações que são:
notas fiscais
recibos
livros
Dirf,
DCTF
DIPJ
O prazo de armazenamento deve ser de 5 anos, já na tabela de tempo de guarda de documentos trabalhistas será preciso constar dois períodos diferentes, porque o registro eletrônico e a folha de pagamento precisam ficar guardados por 10 anos.
Já o Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, a Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência (GFIP) e a Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social precisarão ser guardadas por 30 anos.
Além disso, tem ainda os documentos jurídios e comerciais que devem ficar armazenados por um período que varia entre 5 e 10 anos e os alvarás e registros de marcas precisam ser guardadas por 10 anos.
Nesta lista, ainda figura o termo de rescisão do contrato de trabalho, pedido de demissão e aviso-prévio. Esses documentos precisam estar guardados por dois anos.
Importância de ter um sistema de assinatura eletrônica
A tabela de tempo de guarda de documentos é um recurso que veio para fazer com que os processos nas empresas fiquem mais ágeis, assim como a assinatura eletrônica.
Isso acontece, porque por meio dela é possível que o responsável por cada setor faça a assinatura de forma digital e ela tenha a mesma validade se o documento tivesse sido assinado de próprio punho.
Com ela, não é preciso mais ficar imprimindo inúmeras folhas o que é bom para o meio ambiente e para a empresa, pois reduz não só o gasto com papel, mas também a necessidade de ficar levando os documentos de um lado para o outro para serem assinados e o resultado é que os processos ganhem maior agilidade.
Sem contar que, em tempos em que todos estão sujeitos a fraudes, com o sistema de assinatura digital é possível não só garantir a autenticidade como a integridade dos documentos.
Além de implementar a tabela e optar pela assinatura digital, a empresa ainda pode fazer uso do sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos, mais conhecido como GED, porque com ele será possível resolver problemas como:
dificuldades para encontrar documentos
armazenamento físico sobrecarregado;
possibilidade de perder informações importantes
além de ter uma gestão mais eficiente por meio de processos automatizados
Por isso, entre em contato com a equipe da eBox, nosso sistema possibilitará que todos os processos estejam em um único lugar fazendo com que o tempo trabalhe a favor da sua empresa!
