Business Process Management (BPM): entenda o que é e qual sua importância

Não é novidade que todo profissional deseja ter reconhecimento no trabalho. Consegui-lo, no entanto, exige vários esforços, afinal de contas, os clientes não abrem mão da qualidade, têm pressa e querem ótimos preços. Por esse motivo, é preciso aprender a fazer melhor, de forma mais rápida e com menos recursos. E a boa novidade é que, para preencher essa lacuna, surgiu o BPM (Business Process Management).

Você já ouviu falar desse termo? Bom, com o Business Process Management, o gerenciamento se torna mais eficaz, ágil e automatizado. Assim, a empresa consegue obter muito mais lucro, além de manter produtos e serviços em alto padrão e reduzir os custos. Ficou curioso e quer saber mais sobre o BPM? Então, acompanhe a leitura e confira algumas informações a respeito desse assunto!

O que é o Business Process Management (BPM)?

O Business Process Management, do português Gestão de Processos de Negócios, trata-se do conjunto de práticas focadas na melhoria contínua dos processos de uma empresa. Ele abrange um ciclo de feedback contínuo, a fim de garantir que os processos de negócio estejam alinhados com a estratégia organizacional e com o objetivo do cliente.

Seu propósito é integrar a estratégia da empresa às necessidades e expectativas dos consumidores, para gerar mais valor e aperfeiçoar o desempenho da organização em direção à conquista de seus objetivos estratégicos.

Com a gestão de processos, passa a ser possível analisar, planejar, executar, monitorar e gerenciar os processos com muito mais efetividade. Assim, a empresa melhora seu desempenho e ganha competitividade no mercado.

Qual a importância e quais os benefícios do BPM para as organizações?

O BPM é uma ferramenta indispensável para as empresas de todos os tamanhos e tipos que desejam alcançar resultados consistentes e alinhados com os seus objetivos estratégicos. Há inúmeros benefícios que ele pode trazer para um negócio. Confira alguns deles!

Transparência nos processos

Todos os colaboradores ficam cientes dos processos, podendo executar suas tarefas com mais aderência aos objetivos da companhia. Isso melhora a comunicação interna entre os profissionais e cria uma cultura de empatia, afinal, os funcionários passam a ver o reflexo do seu trabalho no trabalho dos outros e, assim, se sentem mais motivados.

Aumento da produtividade

A eliminação de obstáculos, a conscientização dos colaboradores e a facilitação dos fluxos de trabalho contribuem para o aumento da produtividade. Ter processos reconhecidos por todos na empresa e padronizados é um passo essencial para fazer as coisas adequadamente já na primeira vez, evitando desvios na comunicação e retrabalhos.

Maior controle

O Business Process Management prevê o estabelecimento de indicadores de desempenho (KPIs) que indicam a performance da companhia em relação aos seus processos, garantindo, assim, um maior controle sobre a qualidade. Tais indicadores são uma forma direta e bem simples de controlar o andamento das atividades da empresa e de acompanhar a performance dos processos. Dessa forma, você vai saber o momento certo de agir.

Como realizar a gestão de processos (BPM)?

De um modo geral, para realizar a gestão de um processo, é necessário mapeá-lo para identificar cada atividade a ser feita. Depois disso, o processo deve ser padronizado, e regras serão criadas para que ele flua sempre com a mesma qualidade. Por fim, analisa-se cada tarefa para encontrar maneiras de otimizá-las e, dessa forma, aprimora-se o desempenho.

Vale destacar que o modelo de BPM é sempre cíclico e ativo, ou seja, está em constante mudança e em melhoria contínua. Em todos os processos, existem maneiras de aperfeiçoá-los, e isso é verificado durante a execução de cada etapa. Ao colocá-los em prática, é possível encontrar falhas e gargalos pontuais, que podem ser corrigidos e mensurados.

Podemos dividir a gestão de processos em cinco etapas. A seguir, confira como funciona cada uma delas!

1. Planejamento estratégico

Nessa etapa, é realizado um diagnóstico, no qual são mapeados e avaliados os processos existentes na empresa para saber se estão em consonância com os objetivos estratégicos da companhia e para verificar quais os principais problemas e a melhor maneira de resolvê-los. Além disso, também são definidos o método, a notação e a ferramenta que serão usados durante todo o ciclo de BPM. 

O mais indicado é que esse momento seja totalmente colaborativo, trazendo todos os profissionais para uma roda de conversa, já que eles sabem como os processos são executados no dia a dia, permitindo, assim, a troca de experiências.

2. Modelagem

Nessa fase, há o momento de transformar os processos da companhia a partir de uma representação da situação futura. Ou seja, tendo como base os processos identificados na fase anterior, é realizado o desenho da cadeia de valor, já contendo as melhorias que serão implementadas, levando em consideração os recursos disponíveis e os problemas existentes.

Depois que a cadeia de valor é determinada, os processos são priorizados para que o levantamento do processo atual comece. Dessa forma, os processos vão aumentar seu nível de desempenho, proporcionando grandes resultados para a empresa.

Uma das formas de fazer a modelagem, por exemplo, é por meio da notação BPMN, que é um modo de representação gráfica compreensível por todos os envolvidos e que apresenta símbolos para cada elemento do processo.

3. Implementação

O objetivo nessa fase é colocar em prática o que foi desenhado na etapa anterior. É o momento de utilizar os recursos que foram definidos na fase de planejamento do projeto. Ao contrário do que muitos pensam, não necessariamente o projeto BPM envolve a automatização de processos. Em alguns casos, a implantação pode ocorrer sem o uso de um software.

Vale lembrar que é preciso planejar como será essa implantação, considerando as necessidades da empresa. Em geral, cria-se um fluxo de trabalho com cronogramas, aquisição de software, mudanças na estrutura organizacional, treinamento dos envolvidos no processo e metas para a implementação dos novos projetos. Para tanto, é necessário ter conhecimentos aprofundados no assunto.

4. Monitoramento

Monitorar nada mais é do que acompanhar o desempenho dos processos para analisar se eles estão alcançando as expectativas previamente definidas ou se necessitam de revisões. Tudo isso por meio de indicadores de desempenho e de relatórios previamente definidos, para verificar se houve desvios.

Os indicadores mais empregados são:

• tempo médio de realização das atividades;
• custos para a realização das atividades;
• tempo médio de execução dos processos;
• capacidade produtiva da equipe;
• relatórios de satisfação dos clientes.

A partir dessa análise, é possível concluir se as mudanças foram bem-sucedidas e quais melhorias ainda podem ser aplicadas para alcançar o objetivo desejado. Caso os processos não alcancem os resultados esperados em relação aos indicadores, é importante tomar ações para controlar os desvios observados.

5. Controle e melhoria contínua

Tudo aquilo que não é medido não pode ser gerenciado. Portanto, ter um sistema de indicadores de performance vai permitir que você meça o desempenho de modo mais simples e rápido. Afinal, esse sistema indica as relações causais temporais entre os KPIs, dando sentido a eles, e não somente criando uma lista de métricas.

Nessa fase, também é realizado um refinamento para aprimorar as possíveis falhas do processo, a fim de que ele alcance os KPIs desejados e bons resultados. Por isso, a ideia do ciclo BPM é proporcionar a melhoria contínua. Assim, quando o ciclo chega ao “fim”, você pode iniciá-lo novamente e passar por todas as fases.

Enfim, os processos BPM são extremamente poderosos e podem fazer toda a diferença no sucesso da sua organização. Então, não deixe de seguir as nossas dicas relevantes para fazer uma boa gestão de processos na sua companhia e obter excelentes resultados!

Podemos ajudar o seu negócio a realizar uma ótima gestão dos documentos e, consequentemente, otimizar as operações dos seus colaboradores, assim como ajudá-los a estar em conformidade com as normas legais. Entre em contato conosco e conheça nossas soluções!