Gestão
Devido à pandemia, as reuniões online passaram a ser bastante frequentes no ambiente corporativo. Nesse sentido, é fundamental adotar boas práticas capazes de assegurar a fluidez da reunião, bem como o aproveitamento futuro de todas as pautas que foram discutidas.
Pode acontecer de o colaborador ainda não estar habituado à essa nova rotina de home office. Isso porque dentro de casa as distrações costumam ser maiores, impedindo-o de tirar o máximo proveito daquele encontro virtual. Apesar disso, como será visto a seguir, é totalmente possível administrar essa nova rotina e fazer das reuniões online tão produtivas quanto um encontro presencial.
Acompanhe as cinco dicas a seguir e veja como tornar as reuniões online da sua empresa mais eficientes!
1. Planejar os tópicos da reunião
Quem for conduzir a reunião precisa ter em mente que um planejamento prévio dos tópicos é fundamental. Em outras palavras, ele deve ter toda uma organização dos assuntos que serão abordados e enviar aos convidados com antecedência. Com isso, na hora da reunião os participantes estarão bem mais inseridos na temática do encontro, facilitando a interação e a comunicação com os demais envolvidos.
2. Conhecer e explorar as ferramentas de reuniões online
Para que as reuniões online ocorram da melhor forma, ter domínio das ferramentas utilizadas é fundamental. Por causa da pandemia, existem aplicativos que estenderam as funcionalidades da sua versão gratuita, visto o aumento na demanda por eles.
Nesse sentido, o ideal é dominar as funcionalidades de uma ferramenta específica com antecedência. O intuito disso é evitar problemas durante a reunião, não só em relação ao aplicativo, mas também no tocante à câmera, microfone e conexão com a Internet. Dentre as principais ferramentas podemos citar:
- Google Hangouts;
- Zoom;
- Cisco Webex Meeting;
- Microsoft Teams;
- Skype;
- ezTalks.
3. Registrar notas
Durante a reunião online, anotar todas as ideias e discussões é algo que contribui bastante para aumentar a eficiência. Uma excelente alternativa é usar, por exemplo, um mapa mental. Por meio deste, é possível criar uma representação visual capaz não só de facilitar o entendimento dos participantes, mas também de promover a interação e a comunicação entre os envolvidos na reunião.
4. Seguir regras de etiqueta
Uma reunião online fluida requer que os participantes estejam atentos ao seu horário de fala. Em outras palavras, sempre que alguém estiver explanando algo, é importante deixar o microfone desligado e sinalizar que será o próximo a falar. Isso evita interrupções bruscas e facilita o entendimento por parte de todos sobre a pauta e os objetivos do encontro.
5. Compartilhar
Todas as notas, ideias e deliberações acordadas na reunião devem ser compartilhadas após o término. Isso pode ser útil nos casos em que um colaborador não pôde participar do encontro, por exemplo. Os aplicativos costumam oferecer meios de compartilhamento por meio de link, que pode ser enviado aos participantes.
Reuniões online se tornaram bastante frequentes por causa da pandemia. Com as cinco dicas que foram apresentadas aqui, você terá grandes chances de conduzir um encontro com colaboradores e parceiros do negócio de forma mais fluida, eficiente e produtiva.
Agora que você sabe como proceder na preparação e condução das reuniões online, aproveite para seguir a eBox nas redes sociais. Temos perfis no LinkedIn e no Facebook, além de um canal no YouTube!
