Como a digitalização ajuda na integração de novos funcionários?

A integração de novos funcionários é sempre um processo complexo. Os profissionais contratados precisam ser apresentados à sua cultura corporativa e aos procedimentos e fluxos de trabalho em sua organização. Depois, ainda há requisitos legais e fiscais. 

Ultimamente, a tecnologia tem auxiliado os gerentes de RH nesse contexto, pois as ferramentas digitais facilitam o processo de integração. Uma delas é a digitalização de documentos.

Neste artigo, nós explicamos como essa integração digital pode simplificar o onboarding de novos funcionários, melhorando a eficiência e reduzindo custos. Confira!

Por que a integração de novos funcionários é tão importante?

O processo tradicional de integração geralmente exige que os novos contratados participem de programas de treinamento que podem levar horas — ou dias. Compreensivelmente, este é um processo demorado, tanto para funcionários quanto para empregadores.

Podemos dizer que a integração bem-sucedida atende a quatro requisitos básicos: conformidade, esclarecimento, cultura e conexão. Nos modelos de trabalho híbrido e remoto de hoje, abordar esses quatro aspectos da integração pode ser um desafio.

Compliance

Trata-se de preencher a papelada e aprender as regras básicas da organização. A tecnologia ajuda a simplificar essa parte da integração. Por exemplo, usando documentos digitais, o funcionário pode confirmar que assistiu a apresentações e vídeos explicando as regras da organização usando uma assinatura digital.

Esclarecimento

Esta etapa envolve garantir que os novos contratados entendam suas responsabilidades e os projetos e tarefas em que trabalharão. Aqui também, videoconferências e webinars podem simplificar o processo para trabalhadores remotos.

Cultura

A gestão e o RH costumam explicar como as coisas são feitas na organização e delinear os valores da empresa. Esse aspecto é mais difícil de transmitir digitalmente, mas, às vezes, designar outro funcionário como mentor pode ajudar o novo contratado a entender a cultura.

Conexão

Este é provavelmente o aspecto mais difícil de entregar digitalmente. No onboarding tradicional, onde o funcionário tem presença física no escritório, ele pode desenvolver relacionamentos dentro da organização. Em um ambiente digital, pode ser difícil e exigir um pouco de pensamento criativo para incentivar os funcionários a desenvolver relações de trabalho. Ferramentas de colaboração e mensagens podem ajudar.

Com a integração digital, os funcionários podem acessar as informações de que precisam 24 horas por dia, 7 dias por semana, permitindo que aprendam no trabalho.

Como a digitalização de documentos pode auxiliar nesse processo?

Aqui estão algumas das maneiras pelas quais um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos pode ajudar seu programa de integração. Vamos ver como você pode aproveitar ao máximo seus documentos digitais para novas contratações.

Forneça treinamentos padronizados

Um dos aspectos mais importantes da integração é garantir que cada novo contratado receba as mesmas informações e conclua as mesmas tarefas. Você precisa criar uma linha de base para cada contratação para garantir que todos estejam na mesma página. Assim, você evita confusões e garante a produtividade. 

No entanto, você não obtém esse tipo de padronização com o treinamento tradicional de funcionários. Humanos cometem erros, afinal. Não importa quantas vezes um funcionário treine um novo contratado, ele sempre pode errar uma etapa ou esquecer de explicar alguma coisa.

O gerenciamento de conteúdo digital remove esses riscos ao padronizar o processo de integração. Um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos permite criar modelos que tornam o processo exatamente o mesmo para cada novo funcionário. Por fim, cada trainee recebe os mesmos formulários e pode aprender mais rapidamente como a organização funciona.

Ganhe eficiência

Seu departamento de RH provavelmente assume a maior parte da carga de integração. Isso ocorre porque o Recursos Humanos lida com mais papéis do que praticamente qualquer outro departamento, e isso é especialmente verdade quando um novo contratado é contratado pela empresa.

Não há como fugir disso: ser contratado significa assinar formulários. De documentos fiscais a acordos de sigilo, muitos documentos vão para a contratação e integração. Para o novo contratado, não há muito o que fazer para reduzir a carga de papel. 

Para o seu departamento de RH, no entanto, seu sistema de gerenciamento eletrônico de documentos pode tornar as coisas muito mais eficientes. Por um lado, o gerenciamento de documentos digitais fornece um método simples e seguro para armazenamento de documentos.

Em seguida, eles não terão que perder tempo procurando documentos para seu novo funcionário assinar. Em vez disso, o funcionário pode acessar todos esses documentos na nuvem. Eles podem assinar tudo o que precisam assinar de uma só vez. Na verdade, talvez você nem precise imprimir esses formulários.

Algumas plataformas de gerenciamento de documentos eletrônicos suportam assinaturas eletrônicas. Novos funcionários podem fornecer uma assinatura eletrônica e, em seguida, esses documentos assinados podem permanecer seguros em seu software baseado em nuvem.

Todos esses fatores significam maior eficiência para o seu departamento de RH. Quando eles podem dedicar menos tempo e espaço para documentar assinaturas, eles podem se concentrar nos aspectos mais importantes e menos tediosos de seu trabalho.

Crie POPs acessíveis

Por fim, ao implementar um sistema de gerenciamento de documentos digitais, você pode ajudar seus novos funcionários a se familiarizarem com os procedimentos operacionais padrão (POPs) de sua empresa.

Quando alguém ingressa em uma nova organização, trabalha e aprende os procedimentos ao mesmo tempo. Muitas vezes, os funcionários têm dúvidas sobre a política ou o que fazer em uma determinada situação.

Uma plataforma de gerenciamento eletrônico de documentos pode permitir que eles acessem tudo o que precisam imediatamente. O acesso aos arquivos da empresa diminui a chance de erros e mal-entendidos. Além disso, quando têm acesso rápido às respostas, podem prosseguir com seu trabalho e experimentar interrupções limitadas no processo.

Como realizar o processo de digitalização na prática?

O gerenciamento eletrônico de documentos é muito mais do que simplesmente digitalizar e salvar. Para ajudá-lo a desenvolver efetivamente uma estratégia para fazer essa migração, as etapas a seguir são fundamentais.

Identifique como os documentos são usados ​​em todos os seus principais processos de negócios

Crie fluxos de trabalho automatizados usando o software com base em quantos documentos estão sendo gerenciados por meio de seus processos. Depois de entender por que os documentos estão sendo criados em toda a organização, você pode determinar quais precisam ser armazenados e quais podem simplesmente ser totalmente eliminados.

Determine onde armazenar seus arquivos e imagens digitais

Você precisa de um local seguro para armazenar todos os arquivos e imagens digitais. Ele também precisa estar prontamente acessível aos principais membros da equipe para que você possa encontrar arquivos individuais com eficiência. Recomendamos o armazenamento de documentos digitais em um local central, que pode estar localizado "no local" ou na nuvem.

Selecione um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos

Como em qualquer outra aquisição, a adoção de um sistema eletrônico de gerenciamento de documentos é importante. No entanto, existem muitos sistemas diferentes por aí que podem fazer exatamente o trabalho que você exige que eles façam.

Selecione um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que funcione melhor para você com base nos processos de negócios revisados ​​e nos requisitos funcionais que foram documentados durante o trabalho realizado até o momento.

As empresas de hoje não podem perder tempo com longos processos de integração de novos funcionários. A maioria das organizações precisa contratar imediatamente e os funcionários devem se adaptar rapidamente. Os processos de integração digital economizam tempo e fornecem aos funcionários a flexibilidade de aprender em seu próprio ritmo.

E na sua empresa, como é feito o onboarding de novos funcionários atualmente? Já utilizam processos digitais? Conte para a gente nos comentários!