Como fazer a gestão de dados corporativos da melhor forma?

Os dados de uma empresa precisam ser guardados a “sete chaves”. Dados corporativos são símbolos quantitativos coletados e armazenados por uma organização durante suas operações.

A gestão deles envolve o processo de coleta, organização, armazenamento, recuperação, análise e seu uso para apoiar a tomada de decisões e melhorar o desempenho empresarial.

É importante que a instituição tenha um olhar acentuado no que se refere aos cuidados das informações dos seus arquivos. Ter um sistema que realize a gestão de dados corporativos ajuda a evitar problemas diversos, sobretudo de segurança da informação.

Leia este post e descubra como realizar a gestão de dados de modo sofisticado na sua corporação!

Compreenda as necessidades

A princípio, é fundamental que a empresa passe por um processo de análise para verificar e descobrir quais pontos apresentam gargalos e precisam de soluções. Assim, é possível perceber se existem problemas referentes à captação e o tratamento de dados.

Os funcionários são pessoas muito indicadas para apontar as fragilidades, carências e inseguranças pelas quais a instituição passa e necessitam ser resolvidas, por vezes, com urgência.

Além de ouvir a opinião dos colaboradores do empreendimento, que, por sinal, é uma iniciativa bem expressiva, é necessário solicitar a consultoria de uma empresa ativa no ramo de gestão de dados.

A instituição especialista pode fazer uma análise minuciosa para perceber como realmente o gerenciamento dos dados do seu negócio tem sido feito. 

Separe os documentos por categorias

Para que a gestão de dados seja bem feita, uma das estratégias é dividir os dados por categorias. Para executar essa atividade, existem algumas técnicas que precisam ser cumpridas para que os documentos sejam separados e classificados.

Classificar os documentos requer uma atenção especial para não ocorrerem equívocos, dúvidas e contradições nas diversas etapas. Assim, eles são categorizados por:

• tipologia; 
• forma; 
• espécie;
• natureza do assunto;
• gênero;
• temas;
• datas.

Uma ferramenta indispensável para categorizá-los é uma TTD (Tabela de Temporalidade Documental). Ela informa o período de guarda de cada documento, qual será o seu destino, o tempo em que deve ser transferido e quando pode ser eliminado.

Faça armazenagem em nuvem

Uma forma efetiva e segura de gerir os dados de maneira eficaz é guardá-los em uma plataforma com armazenamento em nuvem. Mas é importante saber qual a qualidade desse sistema de nuvem que você vai escolher para atender as demandas da sua empresa.

A eBox Digital dispõe aos seus clientes a plataforma Azure da Microsoft, que contém a melhor estrutura para fazer armazenagem em nuvem.

Vale salientar que a Azure é um sistema que atende a um vasto número de normatizações de conformidade internacionais e próprias da indústria. Ela permite 100% de tráfego criptografado, banco de dados criptografado, informações georreplicadas, entre outros recursos.

Invista na capacitação constante dos colaboradores

A amplitude da tecnologia em quase todos os setores das empresas e, até mesmo na vida pessoal, nos dá a impressão de que vamos ser totalmente substituídos pelos recursos digitais, não é mesmo? Mas não é bem assim.

Por mais que a empresa tenha um sistema ultramoderno, ela vai precisar de profissionais para acionar certos cliques para que ele funcione. 

No entanto, para que a plataforma funcione com a devida produtividade e segurança, é imprescindível que os colaboradores tenham conhecimentos detalhados de como o sistema funciona.

Fornecer capacitação aos profissionais é uma forma de aumentar o desempenho deles em diversas atividades de rotina.

Atente para a segurança da informação

Este é um fator preocupante na maioria das empresas e considerado um aspecto crítico na gestão de dados. Por isso, é fundamental que se tome medidas precisas para que a segurança aconteça de maneira efetiva. Para tal, é indicado:

• implementar controles de acesso a fim de garantir que apenas usuários autorizados tenham permissão para visualizar, modificar ou excluir dados sensíveis;
• utilizar criptografia para proteger dados armazenados ao fazer compartilhamentos e processamentos; 
• exigir senhas fortes e promover a troca regular para evitar acesso não autorizado;
• realizar backups periódicos e verificar regularmente a eficácia dos processos de backup e recuperação.

A segurança da informação pode ser obtida com a contratação de uma empresa que consegue comprovar que é especialista em elevar a segurança da informação nas empresas.

A eBox Digital é uma companhia com duas certificações integradas:

• ISO 27001 em gestão de segurança da informação;
• ISO 27701 adequada à LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados). É uma certificação voltada ao Sistema de Gestão da Segurança e Privacidade da Informação.

A ISO 27701 é uma extensão da ISO 27001 que atende a todas as exigências da LGPD e GDPR (Regulamento Geral Europeu de Proteção de Dados).

Determine regras de controle de acesso

Dados sigilosos e sensíveis estão presentes em todas as empresas que lidam com documentos, pois normalmente trabalham com registros de clientes, funcionários e informações bancárias.

Em vista disso, é necessário que se tenha uma política interna bem explicativa e clara sobre como gerir os dados do negócio. 

Criar regras de controle de acesso determina quem tem permissão para acessar, modificar ou excluir dados corporativos em um sistema ou banco de dados. É importante confeccionar uma política eficaz de controle de acesso à gestão de dados.

Garanta a integridade dos dados 

Assegurar a integridade dos dados é fundamental para uma gestão eficaz de dados corporativos. A integridade refere-se à precisão, consistência e confiabilidade dos dados ao longo do tempo.

Ao adotar tais práticas, uma empresa pode construir uma base sólida para a integridade dos dados, garantindo que as informações sejam confiáveis, consistentes e precisas.

Para obter isso e uma gestão de dados em todos os âmbitos, é recomendado implementar um sistema robusto, com funcionalidades bem pontuais para gerir os arquivos.

Fazer uma gestão de dados corporativos eficaz envolve uma diversidade de iniciativas que podem não ser bem realizadas, quando feitas sem as devidas estratégias. Portanto, conte com uma empresa terceirizada.

A eBox Digital é especialista em gestão de dados de empresas. Ela tem um sistema inovador e completo para realizar todos os passos que garantem a guarda e a segurança dos dados do seu negócio.

Sentiu-se motivado a aplicar uma gestão segura nos dados da sua empresa? Então, entre em contato conosco, vamos transformar os arquivos da sua instituição.