Como fazer assinatura eletrônica: guia completo

Como fazer assinatura eletrônica? Esse, sem dúvida, é um questionamento muito comum para pessoas que lidam diariamente com um volume grande de documentos. No mercado, existem diferentes recursos, porém nosso objetivo por meio deste conteúdo é ajudar a tornar esse processo não só ágil como também eficiente para toda a sua organização. 

Por esse motivo, nos próximos tópicos vamos explicar o que é uma assinatura eletrônica, como fazer a assinatura eletrônica, os benefícios de usar a tecnologia, entre outras características. Acompanhe!

O que é uma Assinatura Eletrônica?

Antes de saber como fazer uma assinatura eletrônica, é fundamental entender o que é. É possível afirmar que a assinatura eletrônica nada mais é do que a possibilidade da pessoa conseguir assinar um documento em meio digital, mas para isso é preciso ter uma conta no site gov.br.  

A assinatura eletrônica não está restrita a um usuário, mas também a uma empresa ou entidade. 

O mais importante é que a pessoa tenha em mente que a assinatura digital é tão válida quanto a assinatura física, pois ela obteve toda a regulamentação necessária por meio do Decreto nº10.543, de 13 de novembro de 2020. 

Diferença entre Assinatura Eletrônica e Digital

Acima, explicamos o que é a assinatura eletrônica de documentos, mas é comum as pessoas se perguntarem se existe diferença entre a assinatura eletrônica e digital. E a resposta é: elas não são a mesma coisa. 

A assinatura eletrônica nada mais é do que usuário algum tipo de validação que assegure a identidade da pessoa no meio virtual. Esse tipo de validação pode ser, por exemplo:

• senhas

• token

• SMS

• geolocalização

• biometria

• códigos de senha

Por outro lado, a assinatura digital vai requer que seja usada uma tecnologia mais específica, tendo como base o emprego da criptografia. Essa medida, faz com que o nível de segurança da assinatura digital seja mais alto, porque o grau de autenticação é mais elevado. Depois deste é que vem os outros tipos de assinatura eletrônica.

Como fazer assinatura digital no Word

Agora, vamos te auxiliar a como fazer assinatura digital no Word. O processo é bem simples e prático. Confira o passo a passo para  assinar documento digitalmente, pois isso é mais do que uma necessidade no cotidiano das pessoas que lidam com vários documentos. 

Requisitos Necessários

Antes mesmo de saber como fazer assinatura digital no Word, é preciso que a pessoa saiba que ela vai precisar ter um certificado digital que esteja com a sua validade em dia. Além disso, é preciso ainda observar se a pessoa que vai assinar está habilitada para fazer as edições que são necessárias no documento.

É fundamental que a pessoa que assina tenha o certificado digital, pois ele é o responsável por dar autenticidade à assinatura que é feita no documento. Com isso, é possível fazer a assinatura em documentos como: 

• contratos 

• acordos

• documentos que pedem assinatura com validade jurídica

Passo a Passo para Assinar no Word

Agora, vamos ao passo a passo para fazer sua assinatura em um documento do Word. Para começar, basta abrir o arquivo em que é preciso fazer a assinatura. Depois, procure a opção inserir que estará na barra de ferramentas na parte superior do documento. 

Feito isso, é hora de “adicionar uma linha de assinatura”. Essa opção aparecerá do lado direito da tela, logo após ter clicado em inserir. Depois, é preciso configurar a assinatura e clicar na opção ok. 

Após a linha aparecer, é hora de clicar sobre ela, usando o botão direito e ao aparecer a janela, é preciso escolher a opção “assinar”. Por fim, escolha o Certificado Digital que deve ser usado, se estiver mais de um, e assine o documento. 

​

Alternativas ao Word para Assinaturas Eletrônicas

Quem deseja saber como fazer assinatura eletrônica acaba, muitas vezes, optando pelas assinaturas utilizando o Word. Porém, é fundamental optar por meios que dêem mais segurança ao documento. 

Para isso, o recomendado é optar por uma plataforma que não só atenda todas as exigências que a lei exige como também seja de confiança. 

Plataformas de Assinatura Eletrônica

Com o gov.br, qualquer pessoa também pode fazer a assinatura digital gov, porém será necessário que a conta nesse site do governo seja prata ou ouro para que o serviço seja liberado. No entanto, a validação só vai ocorrer após: 

• o aplicativo promover o reconhecimento facial

• leitura do certificado digital

• bancos credenciados. 

Vantagens das Plataformas de Assinatura

Mais do que saber como fazer a assinatura digital, é fundamental entender as vantagens que essas plataformas oferecem. Uma delas é a segurança em comparação às assinaturas manuscritas, porque elas recorrem tanto a autenticação eletrônica como também a criptografia.

Além disso, o Brasil também já deu validade jurídica para assinar documento digitalmente por meio da medida provisória 2.200-2/2001. Assim, não é preciso temer com relação a isso. 

Benefícios das Assinaturas Eletrônicas

Acima, pontuamos algumas vantagens, mas além delas, existem ainda muitos benefícios para quem busca informações sobre assinatura digital gratuita. 

Economia de Tempo e Recursos

A economia de tempo e de custos é a principal delas, porque antigamente era preciso imprimir folhas e folhas de documentos, mas agora isso já não é mais necessário. Além da impressão, havia o gasto com o deslocamento, mas agora, os custos podem ser reduzidos a 80%.

Sustentabilidade e Eficiência

Além disso, sua empresa passa a ser mais sustentável, porque não vai ficar usando folhas e mais folhas. Com isso, ela dá sua contribuição para com o meio ambiente e faz com que seus processos sejam mais eficientes, porque não corre o risco de papéis sumirem, se perderem ou serem arquivados de forma equivocada. 

​

Conheça as soluções eBox 

Ao longo deste texto, falamos sobre o que é uma assinatura eletrônica, explicamos a diferença entre a assinatura eletrônica e a digital e ensinamos como fazer assinatura digital no word. 

No entanto, uma empresa precisa contar com tecnologia e segurança para assinar todos os documentos de forma eletrônica e com segurança. Para isso, fale com nossos especialistas eBox. Conte com eBox para as assinaturas eletrônicas dos seus documentos! E, se quiser saber mais sobre o tema, nossa sugestão é o conteúdo guia de assinaturas eletrônicas.