Como funcionam os sistemas workflow? Confira benefícios

Sistemas workflow aplicáveis aos fluxos de trabalho desempenham um papel essencial na otimização dos processos de negócios. Eles ajudam a diminuir erros manuais, a aprimorar a colaboração e a promover a eficiência operacional nas empresas. Esses recursos também realizam a atribuição e o rastreamento de tarefas dos colaboradores, bem como das funções específicas em uma organização.

A escolha de sistemas workflow depende das necessidades de cada empresa, da complexidade dos seus processos, dos requisitos de integração e das considerações relacionadas à escalabilidade. Ao utilizar essas ferramentas, os gestores de negócios podem acompanhar o andamento das atividades, definir prazos, receber notificações ou lembretes sobre trabalhos pendentes e determinar as tarefas urgentes.

Gostaria de saber um pouco mais sobre os sistemas workflow e como eles funcionam na prática? Acompanhe a leitura!

O que são sistemas workflow

Os sistemas workflow são ferramentas ou plataformas de software projetadas especificamente para automatizar, agilizar e gerenciar o fluxo de tarefas, informações e documentos em diferentes departamentos de uma empresa. Essas soluções são usadas para modificar a forma como os processos operacionais são executados, tornando os fluxos de trabalho mais ágeis, eficazes e seguros. 

Como funcionam

As ferramentas workflow definem um conjunto de regras, condições e ações que determinam como as tarefas se movem pelo sistema para automatizar os processos repetitivos. Os sistemas podem encaminhar automaticamente documentos ou solicitações para um profissional, ou departamento com base em critérios predefinidos pelos gestores.

Além disso, os usuários podem criar representações visuais de seus processos usando as ferramentas de modelagem de fluxo de trabalho. Esses modelos normalmente incluem etapas, pontos de decisão, aprovações e escalonamentos. Eles permitem que os gerentes das organizações projetem e otimizem os fluxos de trabalho com rapidez.  

Tipos de sistemas workflow

Os recursos workflow são categorizados em função da sua complexidade, funcionalidade e tipos de processos que suportam. Os sistemas de fluxo de trabalho de documentos, por exemplo, ajudam a gerenciar contratos, faturas, pedidos de compras e relatórios. Veja a seguir os principais tipos existentes no mercado:

• sistemas de gerenciamento de processos de negócios de ponta a ponta;
• sistemas de gestão de projetos que agilizam atribuições de tarefas, marcos, cronogramas e alocação de recursos;
• sistemas de recursos humanos estratégicos que facilitam a integração de funcionários, avaliações de desempenho, solicitações de licença e processamento inteligente de folha de pagamento;
• sistemas de relacionamento com o cliente que auxiliam no gerenciamento de leads, rastreamento de pipeline de vendas, suporte ao cliente e campanhas de marketing. 

Benefícios dos sistemas workflow

Os sistemas workflow geralmente se integram a outros aplicativos e soluções de software, como sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP), plataformas de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM), sistemas de gestão de documentos e de clientes. A integração facilita a troca contínua de dados e a automação dos processos.

Colaboração

As ferramentas workflow permitem que os membros de uma equipe colaborem em tarefas, compartilhem documentos e se comuniquem no contexto dos fluxos de trabalho. Eles podem incluir recursos como anexos de arquivos e funcionalidades de bate-papo em tempo real.

Tomadas de decisões acertadas

Esses sistemas geram relatórios para a realização de análises, bem como fornecem insights sobre o desempenho do fluxo de trabalho, métricas de produtividade, gargalos e ineficiências de processos. Os gestores podem usar esses dados para identificar áreas de melhoria e tomar decisões acertadas.

Conformidade

Os sistemas de fluxo de trabalho contam com recursos para garantir a conformidade em relação aos requisitos regulatórios, políticas internas e padrões de cada setor. Eles podem incorporar trilhas de auditoria e controles de segurança para garantir a integridade e a confidencialidade das informações. 

Como utilizar nas empresas

O uso de sistemas workflow exige a identificação dos processos específicos da sua empresa que podem se beneficiar da automação e do gerenciamento de fluxo de trabalho. Escolha uma solução que se alinhe às necessidades, ao orçamento, aos requisitos de escalabilidade do negócio. Considere fatores como facilidade de uso e opções de personalização.

Entendeu como funcionam os sistemas workflow? Forneça treinamento abrangente aos funcionários que vão usar as ferramentas de fluxo de trabalho. Eles precisam compreender como poderão criar, gerenciar e concluir tarefas, bem como conhecer todos os recursos do novo sistema e as boas práticas recomendadas. 

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