Como otimizar processos com a administração de documentos?

Cada vez mais as empresas estão produzindo arquivos físicos e digitais e, para que isso não se torne um gargalo na sua operação, é preciso fazer a administração de documentos. Muito se fala sobre a necessidade da gestão documental, mas pouco se explica. Pensando nisso, vamos te mostrar como otimizar esse processo. A gestão de documentos (GED) tem o objetivo de promover a organização dos arquivos, desde o início das atividades da empresa até quando ela viver. Como estamos na era da tecnologia, precisamos utilizá-la para facilitar ainda mais esse procedimento. Dessa forma, é possível digitalizar os documentos e armazená-los no formato virtual e, posteriormente, categorizar para facilitar a busca. Gostou? Então continue lendo e veja as vantagens de a utilizar na sua empresa!

Organize os documentos físicos

É muito comum chegarmos em empresas e vermos as salas cheias de pilhas de documentos nas mesas e armários. O problema é que não podem descartá-los porque possuem informações importantes. Mas estamos em pleno século 21, então precisamos utilizar a tecnologia para auxiliar na organização desses arquivos. A notícia boa é que você pode digitalizar todos os arquivos e manter físico somente aqueles obrigatórios pela legislação. A partir daí, reserve um local seguro e específico para armazená-los. Depois, organize-os em pastas por ordem alfabética, categoria, setor, importância, data ou outra informação relevante.

Contrate serviço de digitalização de arquivos

Além de organizar o espaço físico, ao digitalizar os documentos da sua empresa você garante vários benefícios para ela. Os principais são: tornar o seu negócio mais digital, otimizar os processos do dia a dia de trabalho, maior controle sobre acessos e manuseio dos arquivos, redução os custos com impressão, diminuição o lixo produzido e ajudar o meio ambiente. Geralmente os gestores preferem fazer esse trabalho por conta própria, mas acabam gastando mais dinheiro com retrabalhos. Dessa forma, existem empresas especializadas em administração de documentos que fazem a digitalização de todos os arquivos por você. Além disso, ela deve ser realizada de modo profissional, com scanners que garantem a legibilidade e qualidade.

Crie padrões para encontrá-los

Outro benefício é a padronização dos documentos, permitindo que eles sejam encontrados com uma simples busca. Dessa forma, não precisa gastar várias horas procurando um contrato ou documento de colaboradores nos arquivos físicos. Por isso, é importante desenvolver uma organização para que todos os envolvidos consigam identificá-los. Normalmente, as empresas especializadas em GED organizam os documentos em 3 níveis diferentes, como você pode ver abaixo:

• Nível 1 – contratos e arquivos que possuem assinaturas precisam ser armazenados no formato físico;
• Nível 2 – fichas de cadastros, relatórios, planilhas e pesquisas são guardados no formato digital;
• Nível 3 – são os papéis e cópias que podem ser descartados após o uso ou digitalização.

Invista em segurança

Esse ponto é muito importante e deve ser analisado com calma, pois a maioria dos arquivos contém dados importantes e precisam ser protegidos. Consequentemente, é necessário contar com a ajuda de um sistema que garante a segurança e permite a criação de permissão de acesso por colaborador. Assim, evita-se o risco de vazamento de informações que podem comprometer a reputação da empresa. Da mesma maneira, é interessante fazer uma cópia dos arquivos digitalizados com frequência. Não adianta somente salvar os documentos no HD externo ou no computador. Você pode perdê-los em casos de descargas elétricas repentinas ou ataque de vírus. Por isso, é importante ter uma empresa que ofereça uma plataforma online segura para realizar esse backup diariamente. Realizar a administração de documentos é uma das tarefas mais difíceis da empresa, independentemente da atuação ou tamanho. Por isso, é importante contar com a ajuda de especialistas no assunto para garantir a segurança e organização correta dos arquivos. Deixando os seus funcionários focados na execução das suas atividades diárias. Ficou com alguma dúvida sobre a administração de documentos? Quer entender mais sobre o assunto? Então, entre em contato conosco que um de nossos especialistas vai ajudar você a otimizar o seu processo.