Confira 5 dicas para reduzir o desperdício de papel nas empresas

O consumo de papel dentro de muitas companhias ainda é um grande “vilão” do desperdício. Embora muitos processos tenham sido automatizados, o fato de as pessoas ainda não conseguirem lidar com novas práticas no dia a dia de trabalho acaba contribuindo para que esse material seja consumido, gerando grandes prejuízos para os negócios. O fato é que é cada vez mais urgente acabar com o desperdício de papel nas empresas. Uma grande quantidade de papel se acumula todos os anos dentro das organizações — ocupando muito espaço nas prateleiras e gerando um custo altíssimo para o bolso do empreendedor. Além disso, o consumo elevado de papel é uma das principais causas de desmatamento. Portanto, é fundamental que as empresas se conscientizem e busquem meios alternativos para acabar com todo esse desperdício. Pensando nisso, trouxemos aqui algumas soluções essenciais para você se livrar do papel em sua empresa. Continue acompanhando o texto e confira! Boa leitura!

1. Digitalize os documentos da empresa

Além de ajudar muito a diminuir o uso de papel, acaba facilitando a circulação do documento pelos vários setores da empresa. Um documento impresso pode estragar facilmente, além de poder estar somente em um departamento por vez. Com os documentos digitalizados, esses arquivos podem estar em diversos departamentos ao mesmo tempo, a partir do envio por e-mails ou de qualquer outro meio, além de garantir maior tempo de conservação.

2. Faça palestras e projetos conscientizando os colaboradores

Se você realmente deseja reduzir os custos de consumo de papel, comece conscientizando seus funcionários a adquirir novos hábitos, e isso pode ser feito por meio de projetos e de palestras. A ideia de mudança precisa começar internamente. Para tanto, é necessário educar os funcionários para que mudanças culturais possam ser iniciadas e colocadas em prática. Sem contar que muitas pessoas ainda não se sentem confortáveis ou não sabem usar arquivamentos digitais e, é claro, que isso prejudica uma redução eficaz do uso de papel. A dica, portanto, é conscientizar todos os colaboradores quanto ao uso de meios que exijam menos uso do papel, como reaproveitamento das folhas e arquivamento digital.

3. Invista em comunicação digital

Sua empresa ainda gasta papel fazendo impressões de newsletters e de comunicados internos? Isso deve parar o mais rápido possível. O ideal é usar a comunicação digital para fazer seu endomarketing e diminuir o desperdício. Implante uma intranet, crie murais digitais e listas com grupos de e-mails.

4. Prefira utilizar o bloco de notas do notebook ou do smartphone durante as reuniões

Você gosta de anotar tudo o que você precisa fazer durante o seu trabalho? Então, vale muito a pena experimentar alternativas online aos blocos de notas em papel e às cadernetas. O Evernote é um dos principais aplicativos para isso. Com funções simples, você pode utilizá-lo em vários dispositivos e até dividir notas com outros profissionais. O Google Keep e o Microsoft OneNote também são outras opções.

5. Utilize os serviços de armazenamento digital

Certamente a sua organização recebe e envia vários documentos todos os dias. Todo esse papel tem que ficar armazenado em algum local por um período mínimo, até porque essa armazenagem é completamente obrigatória por lei, devendo ser cumprida. Então, a melhor saída é optar por soluções de armazenamento em nuvem, para que seu negócio consiga economizar tanto no espaço destinado quanto no consumo de papel. Além de seguir todas essas dicas que citamos aqui, é fundamental não se esquecer de colaborar e de incentivar a reciclagem do papel. Para que o descarte incorreto do lixo seja evitado, é importante fazer a separação dos materiais, analisando todos os tipos de papel que são passíveis do processo de reciclagem, tais como papelão, sulfite, jornal, revista, folhas de caderno etc. Enfim, acabar com o desperdício de papel nas empresas deve ser um dos principais objetivos para reduzir custos de forma sustentável e melhorar seu envolvimento com o meio ambiente. Lembre-se de que mudar pequenos hábitos no dia a dia de todos os colaboradores pode trazer resultados satisfatórios em termos econômicos e sustentáveis. E aí, gostou do texto e deseja aprender mais em nosso blog? Então, aproveite a visita e aprenda como otimizar processos com a administração de documentos!