Documento escaneado tem validade jurídica? Entenda aqui!

Com o surgimento dos arquivos digitais, muitas empresas abandonaram a prática de realizar cópias físicas e já estão utilizando o documento escaneado. No entanto, por ser um recurso novo, muitos gestores se preocupam com a validade jurídica desses arquivos. De fato, essa é uma dúvida pertinente e que precisa ser esclarecida. Afinal, os dados são um bem valioso para as empresas contemporâneas e é importante se certificar de que os documentos escaneados produzem efeitos jurídicos. Se essa é uma de suas dúvidas, não deixe de acompanhar este post até o final. A seguir, falaremos mais sobre o tema e mostraremos o que diz a lei sobre a validade jurídica desses documentos!

A validade jurídica de um documento escaneado: o que diz a lei?

A primeira informação que você precisa saber é de que nem todo documento escaneado tem validade jurídica. Esse é um dado relevante e confirmado pela lei brasileira. Então, o que fazer para dar legitimidade a um arquivo digital? A Medida Provisória 2.200/01 foi um marco importante para a gestão de documentos eletrônicos e tratou de maneira clara esse assunto. Segundo esse dispositivo legal, o documento digitalizado só pode ser considerado legítimo e válido quando passa por uma certificação digital regulada pela ICP Brasil. Portanto, não basta escanear um documento. Para que ele tenha validade e possa produzir efeitos jurídicos, é necessário que sua autenticidade seja assegurada por uma assinatura digital.

Como escolher um certificado digital?

Conforme visto, o documento digital só passa a ter validade depois da certificação. Isso significa que a empresa e o gestor devem adquirir um certificado digital. No entanto, é preciso ter cuidado e atenção na hora de escolher essa ferramenta importante para o dia a dia da empresa. Para evitar problemas e adquirir um certificado que possa produzir assinaturas com validade jurídica, é necessário conferir se a empresa escolhida é credenciada pela ICP Brasil. Somente com esse cuidado você terá a certeza de estar reduzindo custos e otimizando a gestão de documentos de sua empresa. Portanto, é importante escolher bem a empresa que se responsabilizará pela certificação digital, dando preferência àquelas que possuem credibilidade, experiência e reconhecimento na área.

Quais os benefícios de se utilizar essa ferramenta?

A tecnologia é uma grande aliada do universo corporativo. Inúmeros avanços tecnológicos já transformam o dia a dia dentro as empresas e, sem dúvidas, o certificado digital e assinatura merecem destaque. Quando o negócio passa a adotar arquivos virtuais, inúmeros benefícios podem ser percebidos. Com a confirmação legal de que o documento digitalizado com certificação digital possui validade jurídica, a empresa consegue desfrutar de vantagens expressivas, como:

• redução de gastos com papel e impressões;
• redução de gastos com envio de documentos via correios;
• redução de gastos com autenticação de documentos em cartórios;
• maior segurança para documentos confidenciais
• maior agilidade na consulta de documentos importantes;
• maior eficiência na conservação de dados e informações relevantes;
• otimização dos espaços físicos na empresa.

Enfim, o que se pode concluir com a leitura do post é que o documento escaneado é uma excelente opção para as empresas mais modernas e antenadas com as novidades do mercado. Afinal, apostar em tecnologia é, sem dúvidas, uma boa escolha. No entanto, para que todos os benefícios sejam usufruídos, você deve pesquisar e adquirir um certificado confiável. Além disso, contar com o auxílio de uma empresa especializada em digitalização e guarda de documentos empresariais pode ser interessante e trazer bons resultados ao negócio. Este post foi útil para você? Então, que tal acompanhar de perto as novidades sobre gestão de documentos? Siga a nossa página no Facebook e no LinkedIn!