Gargalos corporativos: como um sistema de gerenciamento de documentos pode ajudar?
Gestão
Entre as diversas tarefas importantes realizadas no dia a dia de uma empresa está a gestão de documentos. Embora pareça simples, a organização das atividades, a resolução dos gargalos corporativos e o progresso da empresa dependem de um eficiente gerenciamento de documentos. Por esse motivo, adotar soluções tecnológicas tornou-se uma medida muito comum entre as organizações. Afinal, os meios digitais são mais eficientes que as metodologias tradicionais, baseadas em processos físicos e manuais.Quer saber como um sistema de gerenciamento de documentos pode ajudar a resolver gargalos corporativos? Acompanhe nosso artigo e saiba mais sobre o assunto.
Quais os gargalos mais comuns nas empresas?
Antes de você conhecer a importância das ferramentas tecnológicas na gestão de documentos, abordaremos os principais gargalos na gestão documental. Confira a seguir!
Desorganização dos documentos
Organizar a documentação é um processo básico para oferecer um serviço de qualidade aos clientes. Isso porque o número de arquivos gerados é enorme e a má gestão causa alto risco de perdas, exposição de conteúdos sigilosos e dificuldade de acesso a informações. Além disso, a gestão inadequada dos documentos pode colocar a empresa em situações de risco fiscal e trabalhista. Por isso a empresa deve estar atenta à organização dos arquivos conforme a necessidade de consulta dos funcionários.
Ausência de segurança das informações
Garantir a segurança das informações ao armazenar os documentos é uma das principais dificuldades das empresas. Afinal, qualquer incidente com os documentos pode gerar prejuízos imensuráveis. É necessário, portanto, se certificar de que apenas pessoas autorizadas terão acesso aos arquivos e que eles estão guardados em locais seguros.
Desperdícios
Outro fato muito comum é o desperdício de recursos. O uso de papel e tinta para impressão, além do espaço físico necessário para armazenar documentos gera prejuízos significativos às empresas.
Descarte incorreto
Para cada tipo de documento existe um prazo de validade específico. Após o prazo de armazenamento, as empresas devem descartá-lo adequadamente, garantindo total segurança e controle dos dados internos da instituição. No entanto, nem sempre as empresas seguem corretamente as normas, gerando um acúmulo de documentos desnecessários.
Confusão na hora de processar a armazenagem de informações
A desorganização dos documentos, consequentemente, provoca a descentralização das informações, o que acaba gerando uma confusão na hora de processá-las. Afinal, conseguir arquivar manualmente todo o volume produzido demanda tempo e prática dos funcionários.
Dificuldade de acessar as informações relevantes no momento necessário
A falta de
e da categorização dos arquivos dificulta o acesso a detalhes importantes quando necessário, tornando o processo lento e oneroso. Isso, além de prejudicar a realização das atividades na empresa, impacta na satisfação do cliente.
Como um sistema de gerenciamento de documentos pode saná-los?
O sistema de gestão de documentos consiste na criação de práticas e processos eletrônicos para realizar o arquivamento correto de qualquer demanda de documentos gerada por uma organização. Diante dos gargalos apresentados, nota-se que o sistema contribui para uma melhor otimização do gerenciamento dos arquivos, fazendo a destinação correta deles, tornando o processo mais ágil e efetivo. Além disso, a metodologia proporciona economia dos espaços físicos, segurança das informações, redução dos custos operacionais, maior controle e acesso aos dados e, sobretudo, maior produtividade no trabalho
.Ao adotar boas práticas e fazer o uso de ferramentas tecnológicas, é possível superar os gargalos corporativos na gestão de documentos. Mas não se esqueça de conhecer o fluxo de trabalho da empresa e as suas necessidades para escolher a melhor solução para o seu negócio.Se você quer saber mais sobre esses serviços, a eBox Digital possui as melhores soluções em gestão de documentos para o seu negócio. Entre em contato com a nossa empresa e conheça nosso diferencial!
