Mapeamento de processos: como essa prática ajuda a amenizar os gargalos da empresa?

Muito utilizado por empresas para compreender de forma objetiva como o negócio está operando, o mapeamento de processos é uma técnica que facilita o gerenciamento como um todo. O método em questão é uma maneira de organizar os processos, que são ponto-chave do funcionamento de uma empresa, de forma a torná-los mais eficazes. Quanto mais organização, maior é a possibilidade de inovação no ramo, criando um diferencial perante a concorrência. Para que você saiba mais sobre o assunto, apresentaremos, neste artigo, as principais informações a respeito do mapeamento de processos. Continue a leitura e confira!

O que é o mapeamento de processos?

De forma simples e direta, o mapeamento de processos é uma técnica de planejamento e gestão que representa visualmente o fluxo de trabalho. Por meio de uma sequência lógica das atividades, ele mostra eventos que melhoram o processo produtivo e produzem um resultado final mais eficaz. Sua função é basicamente esclarecer as desordens geradas no dia a dia da empresa e entender a relação entre as atividades realizadas. Ou seja, é uma forma de esclarecer a sequência das ações e identificar as pessoas envolvidas, o fluxo de documentos e as interações. É importante ressaltar que essa estratégia, na maioria das vezes, é realizada por meio de programas e softwares de gestão de processos, que otimizam a atividade e proporcionam agilidade para alcançar tal objetivo.

Como ele funciona e qual a sua importância?

Em primeira análise, o mecanismo representa todos os processos, utilizando algumas etapas importantes, que incluem:

• ações;
• etapas de atividades;
• pontos de decisão;
• funções;
• entradas/saídas;
• pessoas envolvidas;
• medições de processos;
• tempo necessário.

São utilizados símbolos básicos para descrever elementos específicos do processo, como seta, círculo, losango, caixa, figura oval ou retângulo. Como explicamos, mapear processos ajuda as empresas a serem mais eficientes e competitivas no mercado, independentemente do seu ramo de atuação ou do tamanho. Sua relevância está associada às melhorias e transformações possibilitadas. Além disso, essa ação permite identificar gargalos, delimitar funções e papéis, prever recursos, estimar custos e mensurar indicadores de desempenho.

Quais os benefícios do mapeamento de processos?

O principal objetivo do mapeamento de processos é melhorar a eficiência das empresas. Afinal, ele fornece informações sobre um serviço específico, auxilia os colaboradores na análise de ideias e aumenta a comunicação. Além de aperfeiçoar o fluxo de trabalho, o método garante outros benefícios. Entre eles, podemos destacar:

• aumenta a compreensão sobre um processo;
• analisa como um processo pode ser melhorado;
• ajuda na tomada de decisões;
• demonstra como um processo pode ser feito;
• padroniza o trabalho;
• melhora a comunicação entre a equipe;
• reduz o tempo de realização dos projetos;
• identifica oportunidades de melhorias, realizando reparos quando necessário;
• garante que os processos sejam executados da melhor maneira possível.

Como realizá-lo nas empresas?

Na prática, o mapeamento de processos segue algumas etapas básicas:

• identificação dos problemas;
• definição dos processos que serão mapeados e da ferramenta utilizada;
• delimitação da equipe responsável pela estratégia;
• representação do mapa;
• acompanhamento e revisão do fluxograma.

Para realizar as etapas com sucesso, lembre-se de que a ordem dos fatores é essencial para o resultado. Outro aspecto importante diz respeito à utilização das ferramentas adequadas. O ideal é contar com um sistema fácil e intuitivo, que atenda às necessidades da empresa e otimize o seu trabalho. Vale ressaltar que o mapeamento de processos contribui para a identificação de gargalos. Teoricamente, um gargalo é uma limitação que cria um obstáculo de escoamento de demanda, isto é, atrapalha o andamento do trabalho. Geralmente, essa limitação impede que a meta do processo seja alcançada. Mas, com o mapa, fica mais fácil identificar onde ocorrem esses gargalos e, posteriormente, reestruturar o processo para que ele atinja um nível de desempenho superior. Gostou do nosso artigo sobre mapeamento de processos? Ele foi útil para você? Então, aproveite e compartilhe o conteúdo nas suas redes sociais. Vamos lá!