O que é a microfilmagem de documentos e quais são seus benefícios?

A microfilmagem de documentos trata-se de uma metodologia usada para preservar a informação e a imagem documental. Tal sistema ainda permite converter o microfilme em imagem digital, garantindo rapidez no acesso a partir da gestão eletrônica de arquivos, ou seja, a consulta feita diretamente no computador.

Esse é um método muito usado para as empresas que buscam preservar documentos originais por um longo tempo e que querem diminuir o espaço físico que esses arquivos ocupam na empresa.

E aí, ficou curioso e quer saber mais sobre a microfilmagem para entender como funciona e quais são seus benefícios? Então, acompanhe os próximos tópicos e confira! Boa leitura!

O que é a microfilmagem de documentos e como ela funciona?

A microfilmagem de documento é um processo fotográfico que faz o registro de acervos documentais em filme. Devido ao fato de contar com uma lei específica que atribui valor jurídico probatório ao documento microfilmado, o microfilme pode substituir o documento original, permitindo, dessa forma, o descarte e a reciclagem do arquivo original.

Além disso, por durar muito mais que o papel, acaba sendo também um suporte de alta durabilidade e confiabilidade para a segurança da informação. Antes do processo de microfilmagem, os arquivos devem ser indexados e digitalizados para facilitar o controle, acesso e localização dos dados presentes nos documentos. Após a organização e a classificação dos arquivos, todos os dados são processados e transmitidos para o microfilme.

Assim, as informações ficam gravadas e preservadas de forma permanente. Com a microfilmagem, consegue-se atingir os mais altos níveis de produtividade e de qualidade, além de executar diversas funções simultaneamente, como a captura da imagem do arquivo e a sua indexação automática online por meio da leitura de códigos de barras.

Após receber e analisar o acervo documental, o serviço de microfilmagem de documentos inclui as seguintes etapas:

• preparação e organização dos documentos;
• captura das faces dos documentos;
• revelação dos microfilmes em local autorizado;
• controle de qualidade dos microfilmes;
• duplicação do microfilme original em cópias de segurança;
• registro em cartório dos documentos;
• guarda segura em ambiente climatizado e controlado;
• atendimento sob demanda para cópia consulta (traslado de microfilmes). 

Os microfilmes são catalogados em um sistema para pesquisa, localização e recuperação assim que as etapas acima são concluídas. Quanto aos documentos originais, podem ser digitalizados e indexados para acesso, controle e localização das informações presentes nos documentos de maneira eletrônica.

Para quem e quando a microfilmagem de documentos é indicada?

O microfilme é uma mídia analógica de armazenamento para livros, documentos, periódicos e desenhos. Por isso, de modo geral, é mais indicada para instituições que desejam preservar os documentos originais por mais tempo e querem diminuir o espaço físico ocupado por eles, como, por exemplo, universidades, departamentos públicos, bibliotecas, entre outros.

Portanto, se você está em busca de um suporte para melhorar a gestão de documentos de sua empresa, a microfilmagem é a solução para seu problema. 

Quais são os benefícios da gestão de documentos nesse formato?

É relevante apontar, primeiramente, que, com a microfilmagem, é possível alcançar os mais elevados níveis de qualidade e de produtividade, e executar diversas funções simultaneamente, como a captura da imagem do documento e a sua indexação automática online, por meio da leitura de códigos de barras.

A seguir, veja os principais benefícios da gestão de documentos pela microfilmagem!

• otimiza a gestão documental;
• diminui o espaço físico para armazenamento;
• aumenta a vida útil dos documentos;
• garante segurança aos dados;
• otimiza o acesso aos arquivos;
• elimina o risco de perda do acervo e evita a deterioração dos documentos;
• dificulta a ação de criminosos e falsificadores;
• as imagens são digitalizadas e disponibilizadas em mídia com um padrão extremamente alto de qualidade;
• o custo é bem mais baixo que o de uma assinatura normal, já que vários serviços de microfilme têm custos menores para o processo quando se compara com papel impresso e conseguem um desconto de volume nos direitos de reprodução;
• por ser um meio análogo, é bem mais fácil de ser utilizado;
• os documentos microfilmados têm cerca de 500 anos de duração, de acordo com as normas ANSI e ISSO;
• é o único método de cópia capaz de substituir legalmente o arquivo original. Documentos microfilmados têm sua legitimidade assegurada pela Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968;
• é o único processo que possibilita o descarte do documento físico, uma vez que a cópia tem o mesmo valor jurídico.

Quais as diferenças entre microfilmagem e digitalização de documentos?

Diversas empresas ainda confundem (ou não conhecem) as diferenças entre microfilmagem e digitalização de documentos, afinal ambas são eficientes na gestão de documentos.

Enquanto a microfilmagem é um processo que utiliza o meio fotográfico como forma de armazenamento de informações, ou seja, faz uma cópia de um documento e o armazena em um microfilme, a digitalização é o processo que possibilita a conversão de informações em papel ou microfilme para o formato digital.

É importante destacar que as duas tecnologias juntas são ferramentas essenciais para as instituições com relação à preservação, ao gerenciamento e ao acesso facilitado às informações.

O que diz a Lei 5.433/68?

Como dito, a microfilmagem é a única mídia amparada por lei, sendo reconhecida como cópia fiel do documento original. A Lei 5.433 (Lei da Microfilmagem) foi aprovada em 1968 e é indispensável para o exercício da microfilmagem de documentos no Brasil. Ela permite a atividade e assegura a autenticidade do microfilme, garantindo às imagens o mesmo valor jurídico que tem o documento original. Esse é um dos benefícios que outras formas de compactação não trazem.

A lei exige que os originais e os microfilmes dos arquivos microfilmados sejam preservados em locais diferentes para efeitos de segurança. Essa parte da legislação proporciona uma segurança a mais, afinal, evita perdas definitivas, caso os microfilmes sejam danificados.

Quais cuidados tomar durante o processo?

É importante ressaltar que, para garantir a durabilidade do material, é essencial adotar alguns cuidados básicos, que a própria lei e o decreto que a regulamentou preveem, como usar materiais de alta qualidade. A escolha do tipo de filme, por exemplo, garante a integridade do material, por isso é indicado usar filmes de sais de prata com base de poliéster.

Outra medida é com relação ao formato adotado. Os rolos de 16 mm são indicados para documentos em A3 ou menor, os de 35 mm se adequam a diversos tamanhos e os de 105 mm viram microfichas após o processo.

Enfim, a microfilmagem de documentos é um método totalmente aceito pelo poder Judiciário e está presente em universidades, escritórios de governo, bibliotecas e empresas com grande volume de informações, nas quais a necessidade de preservação dos arquivos por um longo tempo é o principal motivo para a guarda dos dados. Por meio dessa metodologia, você vai aprimorar a gestão interna de documentos, diminuir as despesas e acessar rapidamente as informações.

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