O que é BPO - Business Process Outsourcing? Descubra agora!

Entender o que é BPO é muito importante para os profissionais de RH, já que se trata de um serviço muito útil para otimizar os processos dos setores e dar aos gestores mais tempo para se dedicarem às questões estratégicas essenciais para uma operação regular, competitiva e organizada. As vantagens são muitas, desde aumento de produtividade até redução de custos. Dessa maneira, vamos explicar o seu conceito, como ele pode ser aplicado e quais as suas principais vantagens para as organizações. Se interessou? Então continue a leitura!

O que é BPO?

O BPO — Business Process Outsourcing ou, em tradução literal, a Terceirização de Processos de Negócio — é uma prática que se difere das terceirizações convencionais, conhecidas tão amplamente no mercado. Nele, a contratação tem o objetivo de otimizar o tempo e os custos consumidos em atividades gerenciais, como encargos da folha de pagamento, gerenciamento de dados e recursos humanos. O interessante é terceirizar as atividades-meio do negócio, ou seja, aquelas que não envolvem diretamente com o core business. Dessa forma, consegue retirar essas atividades da equipe interna e delegar para uma empresa especializada em gestão de processos. Essa prática vem sendo adotada por pequenas, médias e grandes empresas, por meio de serviços, como organização, guarda, gestão e digitalização de documentos.

Por que as empresas utilizam o BPO?

Na verdade, a prática de BPO está relacionada aos avanços tecnológicos. Por esse motivo, empresas de todo o mundo têm optado pela sua utilização — especialmente em uma época tão competitiva como a que vivemos. Então não se pode perder tempo e recursos com processos morosos, ineficientes, custosos e burocráticos. Por meio da terceirização de processos, a organização pode gerir melhor o seu tempo, permitindo que os seus funcionários se dediquem a tarefas mais importantes. Assim, é possível aumentar a produtividade do negócio, entregar mais valor aos clientes e obter resultados mais satisfatórios. A organização do espaço físico também é um motivo pelo qual empresas recorrem ao BPO. Afinal, elas passam a necessitar de um local muito menor — ou quase nenhum — destinado a guardar documentos físicos. Além disso, com a gestão eletrônica é possível economizar horas na procura por um documento físico e evitar perdas. Aquela busca de 30 minutos por um contrato de prestação de serviços, por exemplo, pode levar apenas um minuto com documentos digitalizados e um software especializado. Inclusive, alguns desses softwares são tão inovadores que permitem a integração com aparelhos mobile, como os celulares e os tablets, facilitando o armazenamento e o acesso a contratos e outros documentos de qualquer lugar.

Qual a relação das tendências digitais com o BPO?

A Inc., uma das maiores revistas de negócios do mundo, publicou um artigo em outubro de 2017 com cinco tendências que pequenas empresas já deveriam adotar desde aquela época, de acordo com Erik Day, vice-presidente e gerente geral da Dell. Conseguimos relacionar o BPO a três das cinco tendências listadas: transformação digital, estratégia de TI e terceirização. Entenda melhor abaixo!

Transformação digital

O artigo faz menção às empresas Uber e Airbnb, que são exemplos sensacionais de organizações que conseguiram digitalizar todos os seus processos, tornando-se mundialmente conhecidas, apesar de seu espaço físico muito enxuto.

Estratégia de TI

Embora a TI (Tecnologia da Informação) envolva muito mais do que gestão de documentos, empresas que utilizam BPO ganham em escalabilidade do negócio — um dos pontos citados por Erik Day no artigo. Essa, segundo ele, é uma dificuldade para pequenas empresas com planos grandes.

Terceirização

Sobre a terceirização, essência do BPO, Erik Day aconselha: não tenha medo de pedir ajuda. Concentre-se em fazer do seu produto o melhor do mercado e certifique-se de que seu cliente o comprará. Se você está gastando seu tempo em atividades alheias a esse objetivo, será mais difícil ter sucesso. Terceirize essas coisas.

Quais são os benefícios do BPO para as empresas?

Fazer uso do BPO em uma organização pode ser uma excelente ferramenta estratégica para melhorar os resultados da companhia, ao permitir que seus colaboradores foquem no produto ou serviço oferecido, além do atendimento prestado e outros detalhes importantes. Abaixo, listamos mais alguns dos principais benefícios do BPO para as empresas. Veja!

Otimização de processos

Alguns processos, como a gestão documental, são bastante burocráticos e ocupam muito tempo dos colaboradores, seja no momento de arquivar ou na hora de acessar esses documentos. Ao contar com uma equipe especializada nesse fim, usando as melhores ferramentas para apuração e conferência de dados, os relatórios gerenciais serão mais precisos, facilitando a tomada de decisões. Assim, a equipe interna tem mais tempo para executar suas demais tarefas, podendo focar mais em qualidade e inovação. Além disso, com a diminuição de tarefas burocráticas, repetitivas e que não têm muito a ver com a atividade-fim da empresa, o clima organizacional melhora e a satisfação de todos os funcionários aumenta.

Aumento da produtividade

Com os processos otimizados e a facilidade na busca de informações e documentos, sua equipe passa a apresentar um aumento da produtividade em pouco tempo. Isso se dá principalmente pela tecnologia que as empresas terceirizadas e especialistas trazem à organização, com o uso de softwares e hardwares que facilitam o dia a dia e a integração dos serviços.

Redução de erros e falhas

A sobrecarga de tarefas comumente traz problemas como o aumento de erros e falhas, até mesmo em processos mais simples. Portanto, ao contar com os serviços de uma empresa em formato BPO, pode-se observar a diminuição de erros e falhas nos processos. Afinal, os profissionais da empresa contratada já estão mais acostumados a lidar com essas demandas.

Expertise da empresa contratada

Nenhuma empresa tem a obrigação de ser a melhor em todas as áreas, até porque isso exigiria um investimento muito alto em profissionais de alto nível e para a estruturação de setores internos completos. Por isso, contratar uma empresa para cuidar de um setor mais complexo dentro de sua companhia, e que não tenha a ver com a atividade-fim dela, pode trazer, além de economia, uma estrutura superior. Isso acontece porque os profissionais da empresa terceirizada têm a expertise necessária e a visão de fora, que muitas vezes é importante para a tomada de decisões dentro de uma área, além de o BPO, normalmente, investir em melhores tecnologias, qualidade da equipe e processos, já que essa é sua atividade-fim.

Redução de custos operacionais e trabalhistas

A terceirização permite uma maior flexibilidade interna, reduzindo encargos trabalhistas e problemas relacionados à gestão de funcionários. Essas responsabilidades passam a ser da empresa contratada, eliminando significativamente os custos operacionais do seu negócio. Dessa forma, esses recursos recuperados podem, então, ser realocados de forma inteligente, sendo destinados as atividades que agregam valor à organização.

Como funciona o BPO?

Por meio do BPO, é possível terceirizar processos e gestão documental tanto física quanto digitalmente. O sistema é capaz de mostrar as etapas de cada um dos seus processos, status e documentos associados, tudo isso de forma informatizada e com ferramentas de busca, para economizar o seu tempo. Diversos processos de uma organização podem ser terceirizados por meio do BPO, como a gestão documental, financeiro, contábil, jurídico, recursos humanos, dentre outros. Isso, desde que a empresa contratada para a realização do serviço não desempenhe a mesma atividade-fim que a organização contratante. Normalmente, os serviços de Business Process Outsourcing são divididos em 2 categorias:

1. BPO de back office, que inclui atividades internas, como o setor de compras e gestão de recursos humanos;
2. BPO de front office, que envolve serviços que atendem aos parceiros comerciais e clientes da empresa, como o setor de marketing e SAC (Serviço de Atendimento ao Cliente).

O Business Process Outsourcing também pode ser definido conforme a sua localização. Dessa forma, temos 3 categorias:

1. BPO offshore, quando a empresa que presta os serviços de BPO está em um país distante;
2. BPO nearshore, quando o prestador de serviços está em um país vizinho ao da organização;
3. BPO onshore, quando a empresa de BPO está no mesmo país de quem busca seus serviços, mesmo que seja em outro estado ou cidade.

O que é preciso fazer antes de adotar o BPO?

Agora que você já sabe o que é BPO, como funciona e quais as vantagens de adotar essa prática, precisa entender também quais passos seguir antes de implementar esse modelo. Confira, abaixo, os 5 principais:

1. tenha uma boa gestão de processos e política empresarial bem definida. Assim, com tudo mapeado, você vai conseguir verificar com clareza os processos que realmente precisam de terceirização e quais não;
2. procure um método para manter a comunicação eficiente e constante entre sua empresa e equipe terceirizada. Esse alinhamento vai fazer com que a visão de empresa especialista em diversas vertentes continue existindo e vai ter o controle e domínio sobre todas as estratégias;
3. na hora de procurar uma terceirizada, avalie custos, mas não se esqueça de que a confiança e a qualidade são fatores primordiais. Essas empresas passam a ter grandes responsabilidades e possuem, inclusive, acesso a dados importantes do seu negócio;
4. pesquise bem as empresas que podem trazer o resultado mais eficiente para o que você precisa;
5. a terceirizada ideal vai influenciar diretamente nos resultados do seu negócio e, por isso, precisa ter softwares diferenciados para garantir serviços personalizados.

Como implementar o BPO em sua companhia?

Para implementar o BPO, é preciso mapear os setores e departamentos e identificar quais atividades podem ser atribuídas a uma outra empresa. Depois, é hora de procurar um fornecedor para fazer essa gestão. Para que o processo seja fluido e traga bons resultados, deve ser monitorado frequentemente, para verificar se ajustes são necessários. Por isso, é essencial contratar empresas especialistas — além da expertise, elas têm sistemas mais inovadores e apropriados às diferentes realidades das companhias. Enfim, como vimos, a terceirização de processos consegue auxiliar empresas com a otimização do espaço de armazenagem, menor perda de documentos, melhor organização física e processos empresariais. Ademais, a prática tem a finalidade de gerir melhor o tempo da empresa, reduzir custos, aumentar a produtividade e, consequentemente, o reconhecimento de gestores e suas equipes, que passam a realizar mais atividades do core business e focam nas estratégias do negócio. Gostou do post? Agora que você já sabe o que é BPO, assine nossa newsletter e acompanhe todas as atualizações e novidades diretamente na sua caixa de entrada do e-mail!