O que é hand off e como utilizá-lo para otimizar os processos da empresa?

Handoff é a transferência de responsabilidades, função ou informação pelos participantes das equipes de trabalho em um ambiente corporativo. A tradução do termo significa passagem de caso, mas o objetivo principal é garantir que informações seguras e completas sejam repassadas, evitando falhas na comunicação que podem comprometer o futuro das empresas.

Neste post, vamos explicar o que é handoff e apresentar as principais informações sobre sua aplicação em procedimentos internos, bem como a sua importância para a otimização da gestão de processos empresariais. Aqui, você vai encontrar as melhores estratégias de handoff, que são extremamente efetivas na melhoria de desempenho e na geração de ótimos resultados. Ficou curioso? Siga em frente!

Qual é a importância das estratégias de handoff?

Os processos de um negócio em determinados momentos necessitam de transferência de controle de dados. Se a informação não for transmitida de forma adequada de um sistema para o outro ou entre os colaboradores, existe uma enorme probabilidade de impactos negativos na execução das atividades. Além disso, podem surgir discussões entre as equipes devido à ocorrência de falhas que podem se agravar a cada erro cometido.

Como a estratégia de handoff funciona?

As estratégias de handoff são muito relevantes para eliminar riscos de prejuízos e manter a empresa ativa no mercado. Uma ideia interessante é realizar um acordo de transferência das informações ou das atribuições entre os envolvidos, estabelecendo o conteúdo indispensável ao prosseguimento do processo em questão. Algumas ações simples podem evitar o desperdício de tempo e promover a harmonia entre os grupos.

Como utilizar as estratégias de handoff?

Prepare um checklist para que os colaboradores sigam um padrão na hora de conferir a execução das tarefas. É uma estratégia simples e eficiente, que padroniza as informações sem a necessidade da interação entre sistemas. Com ela, as equipes conseguem certificar a transferência correta de dados e dar andamento aos trabalhos.

Como diminuir erros de handoff?

Para reduzir erros de handoff, a empresa pode automatizar as tarefas repetitivas e deixar mais tempo à disposição dos colaboradores para a realização das atividades mais importantes. Existem programações que possibilitam a troca de informações por meio de aplicativos que não exigem o contato humano. Os sistemas integrados são mais seguros e mais rápidos.

Quais são as melhores estratégias de handoff?

Quando as tarefas estão aos cuidados de várias pessoas, passando de um agente para o outro, as estratégias de handoff devem ser eficazes. Se elas não estiverem definidas adequadamente, dados imprecisos ou inconsistentes podem ser registrados. Se você quiser evitar esse tipo de acontecimento, utilize as estratégias mencionadas a seguir.

Automatização dos processos

A automatização dos processos dos negócios garante a correta transmissão de formulários e dos dados sem qualquer chance de lacunas ou incorreções. Com a modelagem dos processos, torna-se mais fácil averiguar onde estão os handoffs e definir que o envio das informações seja automatizado para economizar o tempo dos colaboradores.

Handoff agreement

O handoff agreement é um acordo realizado entre as equipes de trabalho que vão ficar responsáveis pela transferência das informações. É como se fosse um contrato para que cada parte cumpra o seu papel, no qual se define o que um grupo vai fazer antes de repassar as tarefas para a outra equipe. O documento pode ser uma simples lista contendo as informações que os colaboradores devem compartilhar entre si, portanto, não precisa da interferência do departamento jurídico. 

Quais são as diferenças entre handoff e handover?

Enquanto handoff está relacionado à transferência de dados, handover é a transmissão do gerenciamento de casos de um profissional para o outro na troca do plantão. Ele ocorre de acordo com as regras internas e depois de um expediente de trabalho, devido à troca de turno, para que haja a continuidade dos processos e do fluxo de atividades.

Como fazer a transferência dos processos da melhor forma possível?

As melhorias na transferência dos processos dependem de como eles ocorrem diariamente. Mas o primeiro passo para criar estratégias para essa área é fazer o mapeamento das etapas e identificar os problemas. Não deixe de registrar os dados relevantes dos fluxos de trabalho para mapear de forma simples. Analise todos os pontos, faça testes e monitore o cotidiano dos colaboradores.

Padronize os processos

A falta de padronização dos processos pode levar a perdas irreparáveis envolvendo a sua empresa. Por esse motivo, defina as responsabilidades dos colaboradores para que a transferência de dados seja bem-sucedida. Cada participante do procedimento precisa ter as suas atribuições predefinidas e estar ciente do resultado que será esperado pelos líderes.

Faça a integração

A integração dos sistemas e a automatização das tarefas é um meio eficaz de otimizar os processos de handoff e handover. Considere que a solução ideal troca informações sem exigir a interferência humana por meio de protocolos de programação. Isso evita o cometimento de falhas humanas que facilmente acontecem quando todas as atividades são realizadas de forma manual.

Utilize o CRM

O CRM é uma excelente ferramenta que pode fazer parte das estratégias da empresa e registra todos os dados importantes, tais como: oportunidades, clientes, contato etc. A solução ajuda em todas as etapas, identificando as chances mais relevantes para a concentração dos esforços das equipes e fornecendo o acesso às informações padronizadas que são úteis para as tomadas de decisões.

Use um modelo de gestão

Você pode optar por realizar handoffs e handovers por comandas, planilhas de excel, checklists, ferramentas de chamado ou e-mails. No entanto, o uso de um modelo de gestão é indicado para os gerentes que precisam controlar todos os processos e saber exatamente onde e com quem está a responsabilidade. Invista em um sistema e obtenha visão clara das transferências.

Quais são os cuidados necessários para evitar erros?

Ao colocar em prática o handoff e o handover, é necessário ter alguns cuidados para eliminar possíveis erros. Não permita que a rotina seja desgastante a ponto de gerar estresse, distração, falta de concentração, entre outros. Se houver falha na comunicação, várias informações poderão ser perdidas, razão pela qual a transmissão de dados deve ser objetiva, detalhada e completa.

Não permita a ocorrência de atrasos que prejudiquem a eficiência das transferências. A troca de equipe deve ser feita com tranquilidade para não afetar negativamente os resultados, assim como a falta de recursos pode ser muito prejudicial. Valorize o momento da passagem dos dados que precisam ser integralmente registrados, já que eles são indispensáveis à segurança dos procedimentos.

Enfim, agora você já sabe o que é handoff e como utilizá-lo para otimizar os processos da empresa. Aproveite as ferramentas disponíveis para facilitar o cumprimento do acordo e use todas as estratégias indicadas neste artigo. Dessa forma, os resultados desejados vão ser alcançados rapidamente, sendo eliminadas inúmeras interações dispensáveis e que causam conflitos desnecessários.

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