Organização
Todo gestor sonha em ter os seus processos otimizados, uma equipe produtiva e com potencial para apresentar bons resultados, não é mesmo? Atualmente, existem fluxos específicos para esse tipo de necessidade, mas antes de qualquer ação, é preciso saber como criar um workflow na prática.
Quer saber mais? Neste artigo, explicamos o que é e para que serve um workflow, além de mostrar como tornar a sua atuação mais estratégica e apresentar um passo a passo para fazer um sistema eficiente. Confira e inspire-se!
O que é workflow?
Também conhecido como fluxo de trabalho, o workflow é um sistema de gestão capaz de aumentar a eficiência de processos cotidianos das empresas e proporcionar uma melhora contínua na execução de tarefas, sejam elas simples ou complexas. Ao dividir as tarefas em etapas que precisam ser executadas sequencialmente, o workflow ajuda na sistematização do fluxo de trabalho e torna a sua atuação mais estratégica dentro do trabalho.
Quais são os tipos de workflow?
Em uma empresa, há diferentes responsabilidades, rotinas e objetivos. Nesse sentido, conhecer os principais tipos de workflow ajudará você a escolher aquele que atende melhor cada demanda. Veja quais são eles.
Workflow Ad hoc
Nesse caso, as tarefas não são predefinidas e podem ser alteradas conforme necessário. Esse tipo de workflow é flexível e é geralmente usado em ambientes criativos ou de desenvolvimento de projetos, em que as etapas podem mudar com frequência.
Workflow Administrativo
Este refere-se aos processos internos de uma organização que suportam suas operações administrativas diárias. Isso significa que ele engloba atividades de aprovação, revisão e arquivamento de documentos, podendo ser usado principalmente nas áreas de Recursos Humanos e finanças da empresa.
Esse tipo de workflow facilita a comunicação e a coordenação entre diferentes departamentos e equipes.
Workflow Produtivo
Aqui, estamos falando de processos diretamente relacionados à produção de bens ou serviços de uma organização. Nesse workflow, as tarefas são realizadas em uma sequência específica para transformar matérias-primas em produtos acabados.
Além disso, há etapas de inspeção e testes para garantir que os produtos atendam aos padrões de qualidade.
Workflow Colaborativo
Basicamente, envolve a colaboração de várias pessoas ou equipes. As tarefas podem ser realizadas colaborativamente ou passar de uma pessoa para outra até que sejam concluídas.
Workflow Transacional
Como o próprio nome já diz, ele está ligado a processos que envolvem transações comerciais ou financeiras, frequentemente automatizados para eficiência e precisão, desde o gerenciamento de pedidos de clientes até a entrega.
Inclusive, ele também envolve processos de emissão de faturas, recebimento de pagamentos, transferências eletrônicas, pagamentos de contas e outras transações financeiras.
Como criar um workflow?
Tão importante quanto saber o que é workflow é entender como ele funciona na prática. Ou seja, de que forma ele pode ser implementado no dia a dia de um negócio. Pensando nisso, a seguir apresentamos o passo a passo para otimizar o seu fluxo de trabalho.
Escolha os símbolos
O primeiro passo para criar um workflow é escolher os símbolos que serão usados para marcar cada etapa. Existem alguns símbolos básicos frequentemente selecionados e indicam desde o início do processo até um ponto importante de tomada de decisão.
Faça reuniões de alinhamento
O sucesso de qualquer ação empresarial depende do envolvimento dos colaboradores. É preciso que toda a sua equipe esteja alinhada com a otimização dos fluxos de trabalho. Para isso, é importante fazer reuniões regularmente para apresentar resultados, solucionar dúvidas, entre outras coisas.
Registre as ações
Registre todos os procedimentos realizados no seu fluxo de trabalho, sempre considerando os símbolos escolhidos. Isso ajuda a orientar a equipe e manter um bom andamento de todos os projetos e evitar que alguma etapa seja duplicada ou até mesmo esquecida.
Aprenda a customizar o projeto
Embora o workflow se apresente como um modelo de sistema pronto, é muito importante estar aberto para personalizar cada um dos seus projetos. Afinal, cada setor da sua empresa tem objetivos e demandas diferentes e, consequentemente, uma gestão eficiente deve ser customizada.
Analise os processos internos de sua empresa
Comece listando todos os processos internos que a empresa realiza. Divida-os em categorias como administrativos, produtivos e transacionais. Feito isso, determine quais processos são mais críticos para a operação da empresa e que precisam ser otimizados primeiro.
Coletadas todas as informações, acompanhe o fluxo de trabalho em ação para ver como os processos são realizados na prática. Na hora de mapear os processos,utilize ferramentas de mapeamento para facilitar a análise, como diagramas de fluxo (flowcharts) ou Business Process Model and Notation (BPMN).
Divida as informações
Dividir as informações da empresa de maneira estruturada é crucial para criar um workflow eficaz. Para isso, relacione todos os processos existentes, incluindo os administrativos, produtivos e transacionais.
Em seguida, identifique as entradas (dados, materiais, informações) e saídas (produtos, serviços, relatórios) de cada um deles, a fim de entender se há algum gargalo que possa comprometer os resultados.
Isso é importante porque, na hora de otimizar os processos, você precisa entender quais são os pontos que estão retardando ou interrompendo o progresso das atividades.
Invista em capacitação
A capacitação garante que todos os funcionários compreendam completamente o novo workflow, suas etapas e como ele se integra aos processos existentes. Com isso, eles estarão mais propensos a adotar rapidamente o novo workflow, reduzindo a resistência e as dificuldades iniciais.
Além disso, lembre-se de que funcionários capacitados cometem menos erros, o que resulta em um fluxo de trabalho mais suave e eficiente. Sem contar que, com treinamento adequado, os colaboradores conseguem executar suas tarefas de forma mais rápida e eficiente, aumentando a produtividade geral.
Quando o workflow deve ser usado?
Embora a maioria das pessoas ainda acredite que esse tipo de ferramenta de gestão só pode ser usado por grandes corporações ou em processos complexos, o workflow é ideal para qualquer tipo de negócio, demanda ou estrutura corporativa.
É possível usar o workflow em estratégias de marketing de conteúdo, e-mail marketing, na contratação de funcionários e muito mais! O único ponto de partida necessário é o desejo de manter a instituição organizada, com um padrão de trabalho bem estruturado e onde todos os colaboradores executam suas tarefas com qualidade e produtividade.
Agora você já sabe como criar um workflow eficiente e que realmente ajudará a sua equipe a ser mais produtiva sem deixar a qualidade de lado.
À medida que a empresa cresce, ela precisa padronizar seus processos para facilitar o trabalho dos seus colaboradores, contribuindo para um ambiente de trabalho cooperativo e harmonioso, uma vez que reduz ao máximo as chances de erros e desentendimentos entre os funcionários.
Bem bacana, não é mesmo? E agora que você já sabe como criar um workflow, que tal conferir 4 dicas incríveis para alcançar a padronização de processos na sua empresa?
