Gestão
As empresas normalmente têm um grande fluxo documental com dados pessoais de colaboradores e clientes Esses documentos precisam ser muito bem guardados para que fiquem conservados, protegidos e para que sua guarda atenda a todas as normas legais.
Dentro desse processo é fundamental que se conheça qual é o ciclo de vida dos dados. É por meio dessas informações que é necessário que os setores e até mesmo os gestores busquem medidas assertivas para geri-los adequadamente. Continue lendo e descubra mais sobre este assunto!
Como o ciclo de vida dos dados pessoais se divide?
Como já sabemos a proteção de dados é fundamental para uma empresa. Para aplicar um eficaz e correto tratamento de dados pessoais, atuar com exatidão é necessário para que os profissionais conheçam bem os dados pessoais que lidam diariamente e os processos, serviços e ativos que perpassam pelo ciclo de vida dos dados pessoais.
A LGPD entende como tratamento, qualquer operação que seja feita ao usar dados pessoais. De acordo com as imposições da LGPD, o ciclo de vida de tratamento se inicia no instante da coleta dos dados e termina quando acontece a eliminação ou descarte dessas informações. Cada etapa do ciclo de vida atende às operações de tratamento que a LGPD determina:
- coleta: refere-se ao momento em ocorre a coleta, a produção ou recepção dos dados pessoais, que podem por documentos eletrônicos, de papel, informatizados dentre outros;
- retenção: são os armazenamentos ou arquivamentos dos dados pessoais, a partir de qualquer formato de documento;
- processamento: esta etapa só acontece se o tratamento atender ao artigo 7º da LGPD, que envolve classificação, utilização, reprodução, processamento avaliação e controle informações, como também, a extração e modificação dos dados coletados pelo responsável pelo processamento;
- compartilhamento: refere-se a todas as operações de comunicação, transferência, difusão etc.;
- eliminação: é o ato de suprimir os dados que estão armazenados de alguma forma, após o término do tratamento.
Como a LGPD interfere no tratamento de dados?
O princípio da Lei Geral de Proteção de Dados é estabelecer que uma pessoa física ou jurídica, deve afirmar de forma explícita para qual objetivo ela vai usar os dados pessoais, pedir consentimento dos titulares e fazer o tratamento de tais dados.
Para que se fique em conformidade com a lei, é importante que se entenda e se classifique muito bem os dados. Isso pode ser feito a partir do implemento de ferramentas, programas, políticas e processos próprios para fazer o gerenciamento correto na maneira de realizar todos os ciclos de vida dos dados.
Para que aconteça maior eficácia, é fundamental que a gestão do ciclo de vida dos dados seja implementada na empresa, ao levar em consideração o propósito de oferta dos seus bens e serviços.
Vale ainda ressaltar, que a LGPD não é a única legislação que rege os cuidados com a gestão de documentos de uma empresa. É necessário também, observar as leis que norteiam a guarda e o armazenamento de arquivos.
Elas devem estar presentes conjuntamente quando se trata de operações com os dados pessoais que constam em documentos arquivados, mesmo que sejam em plataformas digitais ou em base de dados.
As leis que orientam essas atuações, são a Lei de Acesso à Informação (LAI), a Lei Nº 12.527/18 e o regulamento,ou seja, o Decreto Nº 7.724/12. Esses dois norteadores, estabelecem regras bem específicas quanto ao trato e o acesso a documentos com dados pessoais.
Orientam ainda, aqueles que têm o perfil de documentos permanentes para as instituições. Essas duas normatizações devem ser interpretadas conjuntamente, para que cumpram o seu papel.
Por que é importante gerenciar o ciclo de vida dos dados?
Fazer uma gestão de dados de forma adequada é fundamental para a empresa ficar alinhada com as regras que dizem respeito a esse assunto. São diversas as razões que fazem o gerenciamento do ciclo de vida dos dados terem uma grande importância. Conheça:
Conformidade com a LGPD
Uma das maiores importâncias quanto ao trato de informações é que o manuseio com os dados estejam em conformidade com a LGPD e outras normatizações que orientam sobre o uso desses registros. Para gerenciar os diversos ciclos é necessário a presença dos dados principais para a organização. É fundamental saber onde estão armazenados e o momento exato de eliminá-los do sistema.
Proteção dos dados
Um dos apontamentos que a LGPD determina é que a empresa mantenha todos os dados que se encontram em sua responsabilidade fiquem protegidos de ataques externos. Optar por um recurso de ciclo de vida dos dados ajuda a garantir a segurança das informações quando houver emergência.
Pode ainda fazer com que os dados de clientes estejam protegidos de duplicação em várias partes de um sistema de dados, onde exista preocupação com segurança das informações.
Elevação da eficiência
É fato que ter uma gestão documental bem elaborada potencializa as tarefas dos colaboradores, sobretudo quando se trata do uso de dados como um todo. Ter um gerenciamento de dados de alto padrão auxilia os profissionais a cumprirem de forma ágil e correta todos os ciclos de vida dos dados presentes na corporação.
Ter uma ferramenta moderna para gerir esses dados permite fazer uma identificação eficiente dos dados considerados úteis para a instituição, isso os deixa disponíveis para serem usados pelos profissionais da corporação.
Sendo assim, é possível que aconteça o aumento de uma melhor gestão de documentos que possa levar a um desenvolvimento expressivo no que se refere ao manuseio de dados. À vista disso, a empresa pode obter diversos ganhos que promovam a facilidade de análise de informações que sejam vitais para a empresa.
Por fim, percebemos o quando o gerenciamento do ciclo de vida dos dados pessoais é importante tanto para a empresa como para os funcionários. Uma excelente iniciativa para gerir bem esses registros é entregar essa atividade sob responsabilidade de uma terceirizada especialista em guarda de documentos. E ainda, ter uma tabela de temporalidade e realizar digitalização documental é outra estratégia excelente para atender bem à LGPD e às necessidades da corporação.
Para ficar mais informado sobre este assunto, sugerimos que leia o artigo: ferramentas de gestão documental: o que não pode faltar?
