O que é a Resolução CMN 4.474/16 e o que eu preciso saber a respeito?

A Resolução CMN 4.474/16 é uma norma do Banco Central do Brasil, que estabeleceu os procedimentos indispensáveis à produção e à gestão dos documentos digitalizados, referentes aos processos internos das instituições financeiras e afins. Ela instituiu o modo de descarte dos arquivos que permanecem gravados nos equipamentos eletrônicos. Por meio desse regramento, ficaram determinadas também as condições obrigatórias para a destinação dos documentos físicos após a sua digitalização. Neste artigo você vai descobrir os detalhes das novas regras e como isso funciona na prática. Acompanhe a leitura!

Como ocorre a gestão dos documentos digitalizados

Conforme o disposto no Artigo 13 da referida Resolução, as instituições autorizadas por lei têm a possibilidade de efetivar a contratação de terceiros, para que esses digitalizem os documentos em território nacional. No entanto, a contratante será responsável pela idoneidade e segurança dos dados, bem como pelo cumprimento da legislação no que tange aos descartes. Os terceiros contratados não poderão armazenar cópias dos documentos se não forem autorizados, ainda que seja para a segurança.

Sobre as obrigações das instituições contratadas

Ao fazer a digitalização, a contratada deve identificar se o documento recebido é original, cópia autenticada ou cópia simples. Deve ainda produzir cópia de segurança, criar um modo de rastreio dos arquivos e utilizar tecnologias que assegurem a integridade e a confidencialidade das informações. Para que sejam concedidas as autorizações de acesso, a instituição terá que seguir fluxo e ter total controle sobre os atos dos seus prepostos, mantendo salvos os registros para o caso de realização de auditoria. Além disso, obriga-se a impedir a degradação por agentes não autorizados.

A respeito do armazenamento dos documentos

Os arquivos escaneados e suas respectivas cópias de segurança devem estar armazenados em local seguro, que possibilite a consulta e permita a restauração caso seja necessário. Ademais, devem ser bem organizados, ordenados, classificados e catalogados para facilitar a gestão desses documentos. Os sistemas e tecnologias, por exemplo, hardwares e softwares, devem garantir a manutenção da segurança física, bem como o registro completo e exato das cópias de segurança.

 Acerca dos cuidados essenciais na resolução CMN 4.474/16

As cópias de segurança jamais devem ser guardadas no mesmo lugar onde estão armazenados os documentos digitais, pois caso ocorra qualquer incidente com as informações digitalizadas ou físicas, estará garantido o resgate dos dados. As mídias e equipamentos ou acessórios devem ser testados rotineiramente, para evitar que sejam perdidos definitivamente. Quando for preciso realizar procedimento de restauração ou teste de cópias de segurança, todas as ações devem ser registradas para consulta posterior.

Quanto às autorizações de acesso aos sistemas

Somente pessoas autorizadas pelas partes podem acessar os sistemas e as informações dos arquivos digitalizados e das cópias de segurança. Desse modo, cada acesso deve ser rastreável ao gerar um registro das trilhas de auditoria. As autorizações de acesso devem ser controladas pelas instituições, que farão a revisão periódica daqueles que são responsáveis por acessar os arquivos. Acessos não autorizados aos ambientes de armazenamento de mídias e às infraestruturas das cópias de segurança devem ser restringidos.

Das assinaturas digitais

Essas assinaturas servem para assegurar a autenticidade e integridade dos documentos enquanto forem válidos. Sendo assim, os documentos podem ser descartados após a digitalização, desde que a sua eliminação não impeça ou prejudique a tutela judicial ou extrajudicial de direitos e interesses, impedindo ou impossibilitando a produção de provas. No entanto, os documentos oficiais ou públicos protegidos por legislações diversas não estão incluídos nessa Resolução. Por fim, toda a documentação e todos os registros ou procedimentos referentes aos mecanismos de controle e fiscalização contidos na resolução CMN 4.474/16 devem estar disponíveis para o Banco Central do Brasil durante cinco anos para eventual análise. Não deixe de ler também nosso artigo: Como otimizar processos com a administração de documentos? E fique por dentro desse assunto tão importante!