O que é tabela de temporalidade de documentos e como criar uma?

Independentemente do segmento de atuação de um negócio, com o passar dos anos, é comum a acumulação de documentos por conta de processos e demandas do cotidiano corporativo, o que causa problemas e afeta a gestão. O fato é que diversos empreendedores têm dúvidas sobre o armazenamento desses documentos, sobretudo com relação ao prazo de guarda dos arquivos e a como fazer isso de maneira prática e segura.

Diante disso, foram criados métodos para otimizar o processo de arquivamento de toda documentação de um negócio, baseados no ciclo de vida dos documentos, de modo que os gestores consigam organizá-la com mais facilidade e por tempo determinado. Um deles é conhecido como tabela de temporalidade — um instrumento de gestão que define o prazo de existência de um documento e o destino dele após o término desse período.

Quer conhecer as principais informações a respeito da tabela de temporalidade de documentos? Acompanhe nosso artigo e saiba mais sobre o assunto!

O que é a tabela de temporalidade?

A maioria dos documentos dos órgãos públicos tem um período de validade predeterminado, conhecido como temporalidade do documento. Por esse motivo, os órgãos administrativos estabeleceram a existência de um instrumento para definição de prazos de duração e dos procedimentos a serem feitos. Desse modo, a tabela de temporalidade constitui uma importante ferramenta da gestão de documentos, na qual são determinados períodos para a eliminação dos arquivos da empresa de forma racional.

Como classificar os documentos de acordo com a destinação?

Basicamente, existem três formas de classificar os documentos, que são:

• arquivos setoriais, que ficam nas empresas;
• arquivos centrais: embora permaneçam na empresa por um longo tempo, podem ser acessados mediante necessidade;
• arquivos intermediários: diferentemente dos dois primeiros, pertencem ao poder público.

Para que ela serve e quais áreas devem usá-la?

O principal objetivo de uma tabela de temporalidade é controlar o volume de emissão de documentos de forma eficiente e segura, por meio da limitação do período de armazenamento. Com o propósito de evitar a acumulação de arquivos desnecessários e a dificuldade de acesso a eles, é estabelecido um tempo de arquivamento que não deve ultrapassar cinco anos.

Nesse caso, documentos com tempo de valor probatório extenso poderão ser enviados à divisão de Documentação Intermediária do Arquivo Público do Estado. A previsão é que o recolhimento desses arquivos seja feito por órgãos públicos que tenham informações acerca do funcionamento de sua ocupação na sociedade.

Qual é a sua importância para uma boa gestão de documentos?

Com a tabela de temporalidade é possível prever e evitar danos e falhas no processo de guarda dos documentos, já que a ferramenta permite analisar critérios e acompanhar as fases de armazenamento de maneira prática, segura e organizada.

Além disso, diversos benefícios são garantidos com o recurso, como diminuição da ocupação do espaço físico, definição de fluxos, agilidade na recuperação de informações, redução de custos operacionais, eficácia no processo de gestão de documentos, entre outros.

Quais informações constam na tabela de temporalidade?

As colunas dizem respeito ao ciclo de vida, frequência de uso, prazo final e destinação final de um documento. A primeira representa o intervalo de tempo entre a produção e a destinação final de um arquivo, sendo dividida de três formas:

• correntes: são documentos consultados com frequência pelas empresas;
• intermediários: são consultados com menor frequência e já se encontram na iminência de serem descartados ou guardados definitivamente;
• permanentes: mesmo sendo pouco requeridos, esses documentos têm valor secundário em termos de informação, peça de prova, por exemplo.

Com base no que falamos há pouco, é possível inferir que a maior frequência de uso está relacionada aos documentos correntes e intermediários, enquanto os permanentes costumam ser pouco requeridos. Cartões de ponto, por exemplo, por serem constantemente acessados, são considerados documentos correntes e de alta frequência.

Já um ASO (Atestado de Saúde Ocupacional), embora seja usado em processos de admissão, com o tempo, a sua frequência de uso passa a ser média, além de ser considerado um documento intermediário. Um exemplo de documento com baixa frequência de uso e permanente é o Livro de Inspeção do Trabalho. Além disso, ele não pode ser descartado, visto a sua importância comprobatória em termos de vínculo de um colaborador com a empresa.

Prazo de guarda e destinação final

O prazo de guarda de cada documento em posse da empresa ou do poder público está previsto em lei. Para facilitar a vida dos gestores do negócio e o trabalho dos responsáveis diretos pela guarda dos arquivos, foi estipulado um tempo de cinco anos para grande parte dos documentos.

No entanto, isso vale na maioria das vezes para os registros do tipo corrente, que são frequentemente acessados. Em outras palavras, para arquivos intermediários e permanentes o prazo de guarda pode sofrer variações, como nos seguintes documentos:

• FGTS: 5 anos na fase corrente e 47 anos na fase intermediária, sendo que ao fim o documento será eliminado;
• acordos, ajustes, convênios e contratos: 5 anos na fase corrente e 10 anos na fase intermediária. Ao contrário do FGTS, sua destinação final vai para a guarda permanente;
• aposentadoria: 5 anos na fase corrente e 95 anos na fase intermediária, sendo eliminado em sua destinação final.

Como criar uma tabela de temporalidade?

Agora que você já conheceu as principais informações acerca da tabela de temporalidade, apresentaremos três etapas básicas para a sua criação. Confira!

Separar os assuntos por hierarquia de atividades e funções

Trata-se da primeira coluna do documento em questão, na qual deve ser especificado o tipo de documento, como: contratos de prestação de serviços, atestados de saúde, folha de ponto, entre outros. Além disso, é importante conhecer a frequência de uso do documento no decorrer da rotina.

Definir o período no qual o documento deve permanecer arquivado

Primeiramente, é determinado o ciclo de vida do documento e, posteriormente, define-se o período obrigatório do seu armazenamento, que pode ser em meses, anos ou permanente. Lembrando de que é importante consultar a tabela de temporalidade conforme a legislação em vigor.

Estabelecer a destinação final e adicionar as observações necessárias

Por fim, essa etapa determina para onde o documento será conduzido ao concluir o ciclo de vida. Entre as opções de destino, estão: eliminação, arquivo morto, digitalização e arquivamento em mídias. Além disso, é importante inserir um espaço para observações, dados adicionais e justificativas associadas ao documento, para auxiliar e facilitar o destino.

Tão importante quanto o prazo de guarda dos documentos é saber a data de inserção do registro e acompanhar a situação do profissional, de modo a atualizar a tabela de temporalidade constantemente. Ainda, há outros critérios de classificação que ajudam na melhor organização, como o tipo e o nível de importância dos documentos. Também, salientamos sobre reservar um espaço para observações e dados extras relacionados a esses arquivos, visto que isso facilita bastante a gestão e a atualização.

Gostou do nosso artigo? Agora, que tal saber como tornar o fluxo de documentos mais inteligente em sua empresa?