Organização
A automação de processos é uma prática cada vez mais comum, buscada por empresas que querem se destacar e manter sua competitividade no mercado. Nesse contexto, dois elementos acabam ganhando destaque: o workflow e GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos). Embora esses termos possam parecer familiares, é importante compreender suas diferenças e entender como eles se complementam.
Para melhorar a eficiência do ambiente de trabalho e garantir que as operações ocorram de forma otimizada, muitas empresas têm optado por implementar esses conceitos.
Vamos entender melhor sobre eles e como se complementam para promover uma gestão mais eficaz? Continue a leitura e fique por dentro de tudo!
O que é workflow?
O workflow, ou fluxo de trabalho, diz respeito à sequência de atividades necessárias para completar uma tarefa ou processo em uma organização.
É uma representação visual e lógica dos passos que devem ser seguidos, desde o início até a conclusão de uma atividade.
O objetivo principal do workflow é garantir que as operações sejam realizadas eficientemente e dentro dos prazos estabelecidos. Ele pode incluir várias etapas, decisões, aprovações e interações entre diferentes pessoas ou sistemas.
O que é GED?
O GED é um conjunto de práticas e tecnologias utilizadas para organizar, armazenar, acessar e compartilhar documentos de forma eletrônica.
O GED permite que as empresas substituam os documentos físicos por versões digitais, facilitando a gestão e o acesso à informação.
Além disso, o GED oferece recursos avançados, como indexação, busca textual, controle de versões e segurança, que aumentam a eficiência e a produtividade das operações empresariais.
Resumindo, estamos falando de uma tecnologia que faz a captação, o ajuste, a conversão e a distribuição de todos os documentos e dados ligados aos processos administrativos, com total agilidade e segurança.
Ele é muito importante para a transformação digital das organizações, proporcionando uma maneira mais ágil, econômica e sustentável de lidar com documentos e informações.
Quais as diferenças entre Workflow e GED?
O workflow é responsável por coordenar e automatizar as atividades necessárias para realizar uma tarefa ou processo específico na empresa. Ele foca na definição de etapas, responsabilidades, prazos e aprovações ao longo do fluxo de trabalho, visando a otimização e a eficiência operacional.
Por outro lado, o GED está voltado para a gestão eficaz dos documentos empresariais de forma eletrônica. Ele abrange desde a digitalização e indexação dos documentos até o armazenamento seguro e a recuperação eficiente das informações. O GED é essencial para organizar e centralizar documentos, reduzir o uso de papel, aumentar a acessibilidade às informações e garantir a conformidade com normas e regulamentos.
Embora tenham focos distintos, ambos se complementam para melhorar a produtividade e a gestão documental nas empresas. Ao integrar essas duas ferramentas, as organizações podem criar processos mais eficientes e colaborativos.
Como funcionam e quais as vantagens?
O workflow é implementado por meio de softwares especializados que automatizam e coordenam as etapas de um processo, direcionando as tarefas para os colaboradores responsáveis, monitorando o progresso e gerenciando as aprovações necessárias.
Já o GED utiliza sistemas que permitem a digitalização, armazenamento, organização e recuperação de documentos de modo eletrônico.
Agora falaremos das vantagens do Workflow e do GED!
Vantagens do Workflow
- otimização de processos: automatiza tarefas repetitivas e burocráticas, agilizando o fluxo de trabalho;
- visibilidade e controle: fornece visibilidade sobre o andamento das atividades e permite um maior controle sobre os processos;
- redução de erros: minimiza erros humanos e inconsistências ao padronizar as etapas do processo;
- maior colaboração: facilita a colaboração entre os membros da equipe, permitindo compartilhamento de informações e feedback em tempo real.
Vantagens do GED
- organização eficiente: centraliza e organiza documentos eletronicamente, facilitando a localização e recuperação das informações;
- redução de custos: diminui os gastos com papel, impressão e armazenamento físico de documentos;
- segurança da informação: protege os documentos contra perdas, danos e acesso não autorizado, garantindo a integridade e confidencialidade das informações;
- conformidade regulatória: ajuda as empresas a cumprirem regulamentações e padrões de segurança, como a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
Ao integrar o workflow com o GED, as empresas podem potencializar ainda mais essas vantagens, garantindo uma gestão mais eficiente, colaborativa e segura dos processos e dos documentos da empresa.
De que forma ajudam na organização?
A organização proporcionada pelo workflow e pelo GED é muito importante para a eficiência e para a gestão dos processos e documentos. Enquanto o workflow estabelece uma sequência padronizada de atividades, otimizando a execução das tarefas e reduzindo o retrabalho, o GED centraliza e organiza os documentos de forma eletrônica, facilitando o acesso rápido e seguro às informações.
Essas práticas promovem uma gestão mais transparente, aumentando a eficiência operacional, a tomada de decisões e o cumprimento das normas.
Como unir as ferramentas?
A união das duas ferramentas pode ser feita de várias maneiras. Uma forma comum de fazer isso é integrando os sistemas de workflow e GED, permitindo que eles compartilhem dados e funcionem de forma harmoniosa.
Isso significa que os documentos gerados ao longo do processo de workflow são automaticamente armazenados e organizados no sistema de GED.
Além disso, é possível configurar fluxos de trabalho no sistema de GED para automatizar tarefas relacionadas à gestão de documentos. Essa integração oferece uma solução completa para a gestão de processos e documentos.
A sinergia entre o GED e o workflow proporciona uma gestão empresarial mais simplificada e estruturada. Ao selecionar o workflow mais adequado às suas necessidades e combiná-lo com a gestão de documentos mais alinhada à sua operação, é possível aumentar a produtividade da sua empresa, resultando em um aumento nos lucros.
Viu só como a integração entre workflow GED consegue aprimorar a eficiência operacional e a transparência nos processos da empresa e ainda fortalecer a organização e a segurança da informação? Ao unir essas ferramentas, as empresas podem enfrentar os desafios do dia a dia com maior agilidade e inteligência, adaptando-se às demandas do mercado e garantindo sua competitividade no mercado.
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