3 dicas para uma gestão de documentos administrativos correta
Organização
Todos os processos dentro da empresa são importantes, por isso, a gestão de documentos administrativos precisa ser levada a sério, uma vez que informações importantes constam nesses documentos e podem ajudar a empresa a solucionar problemas de maneira mais eficiente.
Dada essa relevância, neste artigo vamos ajudar você a fazer uma gestão eficiente dos documentos da empresa para ter as informações à mão sempre que precisar. Confira!
1. Defina padrões de nomeação
Definir um padrão de nomeação para guarda de documentos é uma prática importante para garantir que a informação possa ser facilmente encontrada e acessada quando necessário. Veja como definir um padrão de nomeação para guarda de documentos:
- considere o tipo de documento: o primeiro passo é identificar o tipo de documento que será armazenado. Por exemplo, documentos financeiros, documentos de RH, documentos jurídicos, entre outros;
- use um formato consistente: é importante definir um formato consistente para a nomeação de arquivos. Por exemplo, pode-se optar por uma estrutura que inclua o tipo de documento, data, nome do documento e outras informações relevantes;
- use abreviações: para agilizar o processo de nomeação de arquivos, é recomendável utilizar abreviações para palavras comuns, como "contrato" ou "recibo".
- seja descritivo: a nomeação dos arquivos deve ser descritiva o suficiente para que possa ser facilmente identificada. Utilize nomes que descrevam o conteúdo do documento de forma clara e objetiva;
- utilize datas: inclua a data em que o documento foi criado ou recebido, bem como a data de validade, se aplicável;
- documente o padrão: por fim, documente o padrão de nomeação em um manual ou guia de referência, para que todos os membros da equipe possam consultá-lo quando necessário.
Lembre-se de que o objetivo é garantir que a informação possa ser facilmente encontrada e acessada quando preciso para que a equipe possa trabalhar de forma mais eficiente e produtiva.
2. Leve em consideração a temporalidade
Quando falamos sobre temporalidade, nos referimos à validade dos documentos, que é extremamente importante para as empresas em diversos aspectos.
Primeiro por causa da legalidade. Muitos documentos têm uma validade legal definida por lei, e essa validade é importante para garantir que a empresa esteja em conformidade com as regulamentações e legislações em vigor. Por exemplo, um contrato que expirou pode não ter mais validade jurídica e não poderá ser usado em caso de disputas legais.
Além disso, a validade dos documentos ajuda a manter um registro claro e organizado de informações importantes. Saber a data em que um documento foi criado ou expirou pode ajudar a empresa ou indivíduo a rastrear informações importantes quando necessário.
Documentos com validade vencida podem ser um risco de segurança, pois podem ser mal utilizados ou copiados sem autorização. A validade ajuda a garantir que os documentos sejam usados apenas para os fins pretendidos e não sejam acessados por pessoas não autorizadas.
3. Faça a digitalização dos documentos
A digitalização de documentos é um processo importante para empresas e indivíduos, e pode trazer uma série de benefícios, tais como:
- economia de espaço físico: a digitalização de documentos ajuda a eliminar a necessidade de arquivamento em papel, o que resulta em economia de espaço de armazenamento e redução dos custos com aluguel de ambientes destinados a arquivos;
- maior segurança: cópias digitais podem ser armazenadas em locais seguros e acessíveis somente por pessoas autorizadas. Além disso, o backup das informações digitais pode ser feito de forma regular e automatizada, garantindo a recuperação de dados em caso de perda ou dano;
- maior eficiência: os documentos podem ser facilmente pesquisados e encontrados em segundos, sem a necessidade de procurar fisicamente em pastas e arquivos;
- facilidade de compartilhamento: os documentos podem ser facilmente compartilhados com outras pessoas dentro e fora da empresa, independentemente da localização geográfica. Isso ajuda a melhorar a colaboração e a produtividade da equipe;
- sustentabilidade: a digitalização de documentos auxilia na redução do uso de papel, tinta e energia elétrica, tornando as operações mais sustentáveis e ambientalmente amigáveis.
Gestão de documentos administrativos é coisa séria! Por isso, contar com uma equipe especializada no assunto fará toda a diferença para o seu negócio.
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