4 dicas de organização do ambiente de trabalho

As mesas na sua empresa estão parecendo uma estação de reciclagem de papel, devido a tantos documentos empilhados? Aqueles que olham chegam a pensar que canecas e copos estão sendo colecionados, de tantos que ainda não foram levados de volta à copa? Pode parecer impressionante, mas a organização do ambiente de trabalho tem uma influência muito forte na eficiência e na produtividade do negócio. Incentivar a organização em qualquer espaço que esteja ligado ao trabalho é indispensável para que todos os colaboradores possam cumprir as suas tarefas e alcançar as metas. Quer conhecer algumas dicas para manter todos os documentos e papéis organizados na sua empresa para garantir um ambiente de trabalho agradável? É só continuar acompanhando o texto e conferir! Boa leitura!

1. Crie categorias e utilize cores diferentes

Misturar papéis pendentes com as faturas de contas pagas é o caminho mais rápido para se perder e esquecer do que deve ser feito. Além disso, o acúmulo de papéis e de documentos acaba dando aquela sensação de sufocamento, o que pode ser facilmente evitado se você optar por um ambiente mais organizado e limpo. Seja em gavetas, caixas, fichários ou arquivos, a organização por cores ajuda a encontrar um documento de forma bem rápida. Para colocá-la em prática, o ideal é criar categorias que façam realmente sentido para você, atribuindo uma cor diferente para cada. Essas cores podem aparecer nas etiquetas, pastas, divisórias etc. Em cada categoria/cor, é possível criar subcategorias, que vão facilitar ainda mais a localização. A primeira categoria, por exemplo, pode ser a dos itens que estão pendentes. Já a segunda pode ser a dos essenciais, ou seja, os papéis que, embora você não esteja utilizando no momento, vão ser necessários nos próximos meses. E, por fim, a última pasta pode conter aqueles que estejam resolvidos.

2. Não tenha medo de desapegar

Algumas pessoas têm o hábito de guardar tudo aquilo que pegam, mas, de tempos em tempos, é necessário se desapegar da papelada. Para tanto, o ideal é separar algum momento do dia e olhar os documentos. Se um papel está na mesa há mais de um mês e você não precisou dele, destrua-o imediatamente.

3. Mantenha o hábito de organizar

Assim que o ambiente estiver bem limpo e organizado, você vai perceber que a sua produtividade e criatividade vão fluir bem melhor. No entanto, logo mais, tudo estará bagunçado novamente. É bem natural que isso ocorra. Não é porque tudo está no seu devido lugar que você não precisa mexer, certo? Use e abuse do seu local de trabalho. O hábito que você precisa criar é o de organizar tudo, pelo menos, uma vez por semana. Você vai ver que essas limpezas mais pontuais são bem menos trabalhosas quando são realizadas com maior frequência.

4. Invista na digitalização

Independentemente do tamanho da companhia, os setores lidam, todos os dias, com uma grande quantidade de documentos e papéis que, cedo ou tarde, devem ser consultados novamente. Portanto, fazer o armazenamento adequado deles vai evitar que cada nova consulta se torne um trabalho cansativo. Nesse processo, o mais indicado é contar com o auxílio de soluções tecnológicas e empresas terceirizadas especializadas. Armazenar os arquivos no servidor interno vai evitar que os funcionários percam tempo em busca de dados em papel, garantindo, assim, a segurança das informações. Implementando a digitalização de documentos na empresa, você vai conseguir solucionar problemas e ainda otimizar espaço no ambiente de trabalho. A organização dos dados acaba ficando bem mais prática e fácil, afinal, pode-se criar várias pastas para separar os arquivos de cada departamento. Além de melhorar muito a vida dos colaboradores, investir na organização do ambiente de trabalho vai trazer muitos frutos para a companhia — que se verá capaz de elevar a sua reputação e o seu prestígio no mercado e também colher os louros da efetivação de um modelo muito bem-sucedido de gestão. Aproveite as dicas e deixe todos os seus documentos e papéis bem organizados! Gostou do texto? Então, compartilhe-o em suas redes sociais, pois, assim, os seus amigos também podem melhorar os seus resultados profissionais.