4 dicas para a empresa alcançar a padronização de processos

Empresas de qualquer segmento de mercado, independentemente do porte, precisam investir na padronização de processos das suas atividades e operações se quiserem manter e incrementar a qualidade dos produtos ou serviços que oferecem. É essa prática que garante o crescimento sustentável e que pode garantir a satisfação de seus clientes. Por isso, no artigo de hoje trazemos quatro dicas muito importantes para que você consiga, de fato, implantar a padronização de processos em seu negócio. Continue conosco!

O que é a padronização de processos?

A padronização de processos, também conhecida pela sigla BPS (em inglês, Business Process Standardization) está relacionada ao desenvolvimento e à implantação de padrões técnicos baseados no consenso de diferentes partes que incluem empresas, usuários, grupos de interesse, organizações de classe e até mesmo o governo. É o ato de estabelecer as melhores práticas de como realizar um processo e garantir que toda a organização o siga. Pode ajudar a maximizar a compatibilidade, a segurança, a repetibilidade e a transparência na fabricação de bens de consumo ou na prestação de serviços. Com isso é possível fazer com que processos uma vez estabelecidos possam ser sempre executados em conformidade, visando atingir os mesmos resultados. É possível padronizar processos de maneira independente, em virtude dos benefícios inerentes ou como parte de uma iniciativa maior, objetivando também maximizar a eficiência por meio de reavaliação e melhoria constantes.

Como implantar a padronização de processos?

A padronização de processos é, portanto, muito importante para as empresas. Investir nessa questão pode ser crucial para que a organização consiga se desenvolver e alcançar patamares mais altos, aumentando o número de clientes e consequentemente sua participação no mercado.

1.Realize o mapeamento dos processos

O mapeamento de processos é uma ferramenta visual que mostra a sequência das etapas de atividade dentro de um fluxo trabalho, bem como as áreas e funções envolvidas na execução de cada uma delas. Para isso, primeiro é preciso identificar qual é o processo que será tratado. Reúna a todos os envolvidos, garantindo que todos os aspectos do processo serão abordados ao mapeá-lo. A equipe certa deve incluir aqueles que gerenciam, os que executam, e também aqueles que estão em suas entradas e saídas.

2.Defina indicadores de desempenho

Uma vez que o processo estiver mapeado, é importante estabelecer métricas para avaliar a performance de cada uma das etapas e principalmente de seus objetivos principais. Esses indicadores, também chamados KPIs, são expressões matemáticas que permitem mensurar se há eficiência na execução das atividades. Essa definição é crucial, pois pode impedir que entregas abaixo das expectativas aconteçam, seja para um processo subsequente, seja para o cliente final. Além disso, a empresa pode propor ações específicas para melhorar o desempenho desses indicadores, o que, por sua vez, deve melhorar o resultado geral.

3.Crie manuais

Visando garantir que as operações possam se repetir da forma como foram estabelecidas, independentemente de quem for o executor, é fundamental criar os procedimentos e padrões que determinam como cada atividade deve ser realizada. É crucial também investir no treinamento e na atualização desses manuais, sempre que novos colaboradores forem adicionados ao processo ou que exista alguma inovação incorporada.

4.Invista em apoio tecnológico

Os avanços da tecnologia oferecem às empresas cada vez mais opções de sistemas e ferramentas que simplificam o dia a dia. Na padronização de processos isso não é diferente. Há soluções que ajudam desde a fase do mapeamento a gestão dos indicadores e também que permitem o armazenamento desse tipo de informação de forma digitalizada, com maior segurança e acessibilidade. A padronização de documentos é fundamental para qualquer empresa que queira crescer de maneira organizada e sempre atendendo às expectativas de seus clientes. É importante para a garantia da qualidade e para a identificação de novas oportunidades. Caso tenha gostado deste artigo sobre a padronização de processos, siga nosso Facebook e LinkedIn para não perder nenhuma publicação!