Fique por dentro dos 4 passivos trabalhistas mais comuns

Passivo trabalhista pode ser definido como o conjunto de multas e indenizações que uma empresa deve pagar à Justiça do Trabalho, seja por descumprir uma de suas obrigações trabalhistas, seja por não observar encargos previstos em lei.

Isso pode ser bastante prejudicial à saúde financeira do negócio por gerar despesas. Ainda, consegue proporcionar danos à imagem da empresa no mercado e, a longo prazo, afetar gravemente o seu desempenho. Observar o passivo, portanto, é a maneira eficaz de gerir riscos à companhia e minimizar custos empresariais.

Pensando nisso, listamos os 4 passivos trabalhistas mais comuns, além de esclarecimentos sobre como reduzi-los. Não deixe de conferir!

A importância de estar atento aos passivos trabalhistas

Toda empresa rege-se por uma série de conjuntos normativos, como o Código Civil, para as relações contratuais, e o Código de Defesa do Consumidor, para os acordos de consumo. Enquanto empregadora, a companhia também deve se atentar à Consolidação das Leis Trabalhistas, que elenca obrigações e deveres da organização para com os empregados, sob pena de indenizações e multas.

Além disso, o descumprimento das normas e, portanto, o surgimento de passivos trabalhistas na Justiça do Trabalho podem transmitir ao público a imagem de que o negócio é pouco comprometido ou que não valoriza as suas equipes. Verificar essas questões, desse modo, é indispensável à gestão da saúde financeira da empresa, à sua valorização no mercado e à competitividade.

Do contrário, é possível que, além de altos encargos pagos pelo empregador, os gestores precisem lidar com a queda na capacidade de negociação no mercado, a baixa captação de investidores e, ainda, uma equipe pouco comprometida com o negócio.

Os 4 passivos trabalhistas mais comuns

Confira alguns exemplos de passivo trabalhista mais comuns nas empresas!

1. Pagamento de férias

O pagamento indevido de férias é um dos principais motivos de passivos trabalhistas no Brasil. Seja por conta de erros de cálculo e de porcentagem, seja por venda ou acúmulo dos benefícios, existe um número significativo de trabalhadores que abrem processos judiciais nesse sentido. Para evitar tal indenização, é importante contar com uma equipe de Recursos Humanos capacitada e experiente na realização dos cálculos de remuneração e de ajuste de calendário de férias.

2. Horas extras

Ainda é muito comum que funcionários tenham horário para entrar, mas não para sair dos seus postos de trabalho. Embora, em princípio, isso possa parecer inofensivo, é uma verdadeira armadilha para envolver a sua empresa em diversos passivos trabalhistas. Mesmo que o funcionário esteja trabalhando porque quer ou está motivado por um projeto específico e pontual, é preciso ter um controle rígido sobre o ponto. Isso significa dizer que é necessário identificar cada horário de entrada e saída e sempre pagar pelas horas extras laboradas.

3. Fundos previdenciários

Apesar do pagamento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) ser uma obrigação dos contratantes, muitas empresas enfrentam passivos trabalhistas por não cumprirem as exigências legais de forma correta. Elas ignoram completamente essa necessidade ou atrasam o débito até que sejam notificadas judicialmente. Ainda é comum encontrar casos de companhias que adiam ao máximo o pagamento desses benefícios e amargam processos milionários quando seus funcionários são desligados e descobrem a situação em que se encontram.

4. Processos trabalhistas

Os processos trabalhistas podem ser de natureza variada: demissão, premiações, acordos coletivos e, até mesmo, problemas pessoais entre colaboradores e gestores. Essas demandas são responsáveis por grande parte dos passivos pagos pelas empresas. Embora sua companhia cuide para cumprir todas as exigências da Justiça do Trabalho, é preciso gerir com atenção os processos existentes para impedir lacunas que possam se transformar em novos casos.

Como reduzir os custos com o passivo trabalhista

Entenda agora como é possível evitar ou amenizar os gastos na empresa decorrentes do passivo trabalhista!

Otimize a folha de pagamento

Otimizar a folha de pagamento é fundamental para diminuir passivos trabalhistas. Desorganização ao pagar os funcionários pode gerar desconforto na empresa e ser causa de demandas judiciais. Para aperfeiçoar os processos e minimizar erros humanos, é possível apostar em softwares integrados que auxiliam no cálculo das informações lançadas sobre hora extra, transporte e demais valores que eventualmente componham a renda do trabalhador.

Entenda a legislação

Compreender bem a legislação trabalhista talvez seja uma das dicas mais importantes para inibir problemas na empresa. Por meio dela, você saberá que medidas implementar para prevenir reclamatórias conforme a dinâmica do negócio. É preciso, para tanto, estar atualizado sobre a forma como a relação de trabalho deve ocorrer e quais são os direitos e deveres da instituição em face do colaborador. É interessante, se necessário, contar com uma equipe especializada para a orientação.

Realize auditorias internas

Realizar auditorias com profissionais de diversas áreas também pode ser uma excelente alternativa para efetuar um trabalho preventivo e proativo em relação ao passivo trabalhista. Por meio dessas sessões, o gestor poderá tomar conhecimento de irregularidades contratuais, falhas no sistema de controle de ponto e outros erros de gerenciamento que possam gerar problemas. Poderão, ainda, ser analisados processos judiciais em andamento para verificar quais são as reclamações frequentes e o que é possível fazer para evitá-las.

Peça a assinatura dos recibos

Outra medida importante é pedir assinatura para cada recibo. Apesar de parecer repetitivo, é importante ter uma cópia assinada de qualquer documento, especialmente referente ao pagamento de encargos trabalhistas e ao salário do colaborador. Assim, em casos de demanda judicial será possível comprovar a regularidade contratual e fazer a defesa. Guarde em ambiente seguro, também, recibos de equipamentos de segurança e de objetos da empresa adquiridos para uso comercial, como celulares e carros.

Organize os documentos

Para que possa comprovar o pagamento de todos os encargos, é fundamental organizar e armazenar documentos emitidos diariamente. Para isso, você poderá contar com a tecnologia de armazenamento em nuvem, por exemplo, ou outras ferramentas digitais que reservem com segurança as informações e não sujeitem os papéis à deterioração, em razão do tempo e da umidade. Uma dica é classificar os documentos em pastas para que possa encontrá-los digitalizados com facilidade.

Adotar práticas preventivas que auxiliam na redução do passivo trabalhista é fundamental para a sustentabilidade financeira do negócio e sua credibilidade no mercado. A fim de implementar medidas capazes de evitar o inadimplemento de obrigações trabalhistas e, eventualmente, demandas judiciais, vale contar com as ferramentas tecnológicas disponíveis.

Por meio delas, o seu negócio conseguirá agilizar os processos, fazer uma gestão eficiente e, desse modo, amenizar atrasos, organizar a rotina de pagamentos e corrigir irregularidades identificadas pelos gestores.

E então? Gostou das nossas dicas? Continue a sua leitura e conheça 4 principais problemas no setor de RH!