4 técnicas de arquivamento de documentos que você precisa conhecer!

Para isso, no entanto, é fundamental entender a importância do arquivamento eficiente de documentos e conhecer algumas das técnicas mais utilizadas para gerir documentos arquivados e as vantagens oferecidas por elas. Selecionamos informações sobre a importância do arquivamento eficiente de documentos e apresentamos algumas técnicas de arquivamento que você deve utilizar na sua empresa. Continue a leitura e fique por dentro do assunto!

Entenda a importância do arquivamento eficiente de documentos

Tanto nas pequenas empresas quanto nas grandes multinacionais, a gestão de documentos é uma tarefa delicada e fundamental, já que as informações contidas neles podem ser necessárias a qualquer momento. Em função disso, é essencial contar com critérios claros de arquivamento para facilitar a localização desses documentos. Isso se deve ao fato de que, muitas vezes, a necessidade de verificar uma informação ou mesmo de consultar um documento arquivado surge durante as operações do negócio e de forma urgente, sendo importante mantê-los organizados de forma eficiente.

Conheça algumas técnicas de arquivamento de documentos eficientes para utilizar

Explicamos aqui algumas das técnicas de arquivamento que você deve aplicar na organização de documentos arquivados da sua empresa, com o objetivo de facilitar a consulta e o gerenciamento das informações. Acompanhe!

1. Arquivamento por assunto

Uma das técnicas mais utilizadas para a gestão de documentos é o arquivamento por assunto. Como o próprio nome já adianta, essa técnica consiste em realizar o arquivamento dos documentos de acordo com o assunto tratado neles. Isso permite agrupar documentos que tratem de assuntos correlatos e permite encontrar informações completas sobre determinada matéria de forma simples e direta, sendo especialmente interessante para empresas que lidam com um grande volume de documentos de um mesmo tema.

2. Método alfabético

Uma das mais conhecidas técnicas de arquivamento de documentos é o método alfabético, que consiste em organizar os documentos arquivados de acordo com a ordem alfabética desses, permitindo uma consulta mais intuitiva e eficiente. Como a própria denominação já indica, nesse esquema o elemento principal considerado é o nome. Estamos falando sobre um método muito usado nas empresas por apresentar a vantagem de ser rápido e simples. No entanto, quando se armazena um número muito grande de informações, é comum que existam alguns erros. Isso acontece devido à grande variedade de grafia dos nomes e também ao cansaço visual do funcionário. Para que a localização e o armazenamento dos documentos se tornem mais rápidos, é possível combinar esse método com a escolha de cores. Dessa forma, fica mais simples encontrar a letra procurada. Esse método é conhecido como Variadex e utiliza as cores como elementos auxiliares, com o objetivo de facilitar a localização e a recuperação dos documentos. Vale lembrar que essa é somente uma variação do método alfabético. É possível, ainda, combinar esse método ao de arquivamento por assunto, usando a ordem alfabética para subdividir a organização.

3. Método numérico

O método numérico é outra opção de arquivamento e uma ótima escolha para empresas que lidam com um grande volume de documentos. Ele consiste em determinar um número sequencial para cada documento, permitindo sua consulta de acordo com um índice numérico previamente determinado. Como o próprio nome indica, esse método é aquele usado quando os documentos são ordenados por números. É possível escolher três formas distintas de utilizá-lo: numérico simples, cronológico ou dígito-terminal.

Método numérico simples

Esse método é usado quando o modo de organizar é feito pelo número da pasta ou do documento em que ele foi arquivado. É muito utilizado na organização de prontuários médicos, filmes, processos e pastas de funcionários.

Método numérico cronológico

Um método usado para fazer a organização dos documentos por data. É extremamente utilizado para organizar documentos financeiros, fotos e outros arquivos em que a data é o elemento essencial para buscar a informação.

Método numérico dígito-terminal

A partir do momento em que se faz uso de números maiores, com diversos dígitos, o método simples não é eficiente. Isso ocorre porque ele acaba se tornando trabalhoso e lento. Por isso, nesse caso, o mais indicado é utilizar o método dígito-terminal. Nesse método, a ordenação é realizada com base nos dois últimos dígitos. Quando esses são idênticos, a ordenação é dada a partir dos dois dígitos anteriores. Isso acaba tornando o arquivamento mais ágil e eficiente.

4. Método eletrônico

O método eletrônico consiste em arquivar os documentos de forma eletrônica, realizando sua digitalização — o que permite não só organizá-los de diversas formas distintas e de acordo com o método que mais se encaixa na organização e nas necessidades da empresa, mas fazer sua gestão online e até mesmo remota.

5. Método geográfico

Esse método é aquele usado quando os documentos apresentam a sua organização por meio do local, isto é, quando a empresa escolhe classificar os documentos a partir de seu local de origem. No entanto, de acordo com a literatura arquivística, duas normas precisam ser empregadas para que o método geográfico seja utilizado de forma adequada. Confira!

Norma do método geográfico 1

Quando os documentos são organizados por país ou por estado, eles precisam ser ordenados alfabeticamente. Dessa forma, fica mais fácil localizá-los depois. Isso vale também para as cidades de um mesmo país ou estado: sempre postas em ordem alfabética. Nesse caso, as capitais precisam aparecer no início da lista, uma vez que elas são, normalmente, as mais procuradas, tendo uma quantidade maior de documentos.

Norma do método geográfico 2

Ao realizar um arquivamento por cidades, quando não existe separação por estado, não há a exigência de que as capitais fiquem no início. A ordem vai ser simplesmente alfabética. Entretanto, ao final de cada cidade, o estado a que ela corresponde precisa aparecer na identificação.

6. Método temático

Esse é um método que propõe a organização dos documentos por assunto. Assim, a classificação é elaborada pelos assuntos e temas básicos, que podem admitir diversas composições.

Saiba a importância do auxílio especializado para o arquivamento de documentos

O arquivamento de documentos, por sua importância, exige comprometimento e técnica para ser realizado de forma correta. Por isso, é interessante para as empresas contar com suporte especializado nesse tipo de processo, facilitando a gestão eficiente dos documentos arquivados. Além de orientarem a respeito da melhor maneira de organizar, separar e identificar os documentos armazenados e arquivados, empresas especializadas oferecem sistemas de identificação e gestão mais eficientes, que reduzem custos para o seu negócio. O que você achou de saber mais a respeito das técnicas de arquivamento de documentos e de conhecer algumas das principais para utilizar na sua empresa? Gostou? Aproveite para entrar em contato conosco e conhecer os nossos serviços!