7 consequências da perda de documentos na empresa e o que fazer

Empresas que não apresentam boas práticas de gerenciamento de documentos estão suscetíveis a diversos tipos de complicações relacionadas. Uma delas é a perda de documentos, que pode ser responsável por consequências significativas, muitas vezes afetando diretamente as finanças do negócio.

Como a maioria dos documentos empresariais estão associados a obrigações fiscais, trabalhistas e civis, a empresa demanda cuidados com a documentação. Por isso, é fundamental entender como é possível garantir o arquivamento seguro de todos os documentos, com o objetivo de evitar extravios e prejuízos.

Neste artigo, listamos as principais consequências da perda de documentos na empresa, destacando a melhor forma de evitar que isso aconteça e como as soluções da eBox Digital podem contribuir nesse sentido. Acompanhe a leitura e confira!

1. Multas

Em diversos setores, as organizações são obrigadas por lei a manter registros e documentos específicos por um determinado período de tempo. A perda desses arquivos pode fazer com que a empresa se torne alvo de fiscalizações para verificar o cumprimento de obrigações legais.

Diante de qualquer irregularidade, a empresa pode ser autuada e receber penalidades fiscais, resultando em consequências graves, como multas, litígios e danos à reputação da empresa. Além disso, a perda de documentos pode levar a sanções por parte das autoridades competentes.

2. Prejuízos financeiros

Entre todas as consequências atreladas à perda de documentos, os prejuízos financeiros, sobretudo provenientes das multas, costumam ser o pior pesadelo dos gestores. Isso acontece quando a empresa investe na regularização de problemas gerados pelo extravio, o que pode resultar na condenação ao pagamento de valores significativos. 

É importante destacar que as atividades sem gestão eficaz acabam consumindo mais recursos da empresa. A documentação mal administrada eleva as despesas com impressões, com aquisição de softwares ruins ou com necessidade de suspender atividades para solucionar problemas relacionados à ineficiência.

3. Impactos negativos nos processos internos

A perda de documentos, sem dúvida, atrasa o andamento dos processos internos. Em geral, os colaboradores perdem tempo procurando os arquivos, solicitando outras vias ou realizando atividades para substituir os originais, sem irregularidades. Desse modo, ocorrem muitos impactos negativos nos processos internos. 

Vale ressaltar que, para sobreviverem atualmente no mundo dos negócios, as empresas precisam inovar e melhorar constantemente para assegurar vantagem competitiva. Portanto, quando os documentos estão organizados e permitem uma base firme dos procedimentos, a empresa se destaca.

4. Autuação da empresa

Como mencionamos, o armazenamento de muitos documentos é classificado pelo governo como obrigatório. Nesse caso, não apresentar declarações fiscais necessárias, ou apresentá-las com erros, omissões ou informações falsas, por exemplo, faz com que o negócio esteja sujeito a ser autuado.

Ou seja, a autuação é um ato administrativo executado por um órgão tributante e tem como intuito garantir que a prática das condutas esteja em conformidade com a legislação. Em geral, as multas dessa prática não são leves, podendo chegar a mil reais por nota perdida.

5. Reputação comprometida

Não são só os processos internos da empresa que sofrem perdas pela incapacidade de segurança documental. Problemas com informações incoerentes ou vazamento de dados podem prejudicar a reputação de um negócio, que acaba perdendo clientes pela criação de uma reputação negativa no mercado.

Além disso, a perda de documentos, muitas vezes, também pode significar perda de clientes. Permitir que dados sigilosos sejam extraviados é um problema que dificilmente vai gerar compreensão por parte dos consumidores. Por isso, a credibilidade deve ser uma prioridade dos gestores.

6. Problemas trabalhistas

Outra consequência delicada é a que envolve os direitos trabalhistas. Qualquer problema por perda de documentos de colaboradores ou ex-colaboradores pode acabar em processo trabalhista contra a empresa. Se isso já era uma possibilidade, agora, com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a situação é ainda mais possível. E, como já sabemos, um processo trabalhista pode resultar em multas altíssimas, além de sujar a imagem da empresa.

7. Impacto na produtividade

A perda de documentos também resulta em uma queda significativa na produtividade da equipe. Os colaboradores precisam dedicar tempo extra para refazer o trabalho perdido, buscar informações alternativas ou solicitar novamente documentos que foram extraviados. 

Além disso, a comunicação interna e a colaboração entre departamentos podem ser prejudicadas, resultando em atrasos nos projetos e diminuição da eficiência. Tudo isso afeta diretamente na produtividade e interfere nos lucros com o tempo. Por esse motivo, o acesso rápido e preciso dos arquivos é um diferencial.

O que fazer para evitar esses extravios?

Se você não quer que isso ocorra na sua empresa, o melhor a ser feito é investir em soluções de gestão documental — desde uma simples organização no acervo até a implementação de um software para administrar documentos da empresa.

Digitalizar documentos físicos e armazená-los eletronicamente é uma das melhores formas de proteger as informações. Adote um Sistema de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos (GED) seguro e implemente medidas de segurança, como autenticação de usuário, criptografia e controle de acesso, para proteger os arquivos digitalizados.

Além disso, é crucial desenvolver rotinas de backup regulares para recuperação de dados em caso de falhas, ataques cibernéticos ou desastres naturais. Armazene os backups em locais seguros, de preferência em servidores externos ou serviços de armazenamento em nuvem confiáveis.

Como você pôde ver, a perda de documentos empresariais pode gerar diversos riscos às empresas. No entanto, com a implementação de medidas adequadas e novas práticas de gestão, é possível evitar esses problemas críticos e proteger os ativos da empresa. Portanto, saiba que a preservação de documentos é um investimento indispensável para o crescimento e o sucesso a longo prazo do seu negócio.

E, para garantir resultados ainda mais eficazes na gestão documental, lembre-se de sempre contar com uma empresa especializada, que pode oferecer todo o suporte e a assessoria necessária, como é o caso da eBox Digital — uma empresa do ramo de gestão e proteção de documentos físicos e digitais, que oferece inovação, rigor técnico e excelência na prestação de serviços.

Agora que você já conhece as consequências da perda de documentos e o que fazer, que tal apostar em um modelo apropriado para sua empresa? Entre em contato agora mesmo com a gente e conheça as melhores soluções da eBox Digital. Esperamos por você!