As 4 consequências da gestão deficiente de documentos contábeis!

São inúmeros os documentos que precisam ser armazenados de forma que permaneçam seguros e facilmente acessíveis, tais como os livros contábeis, os recibos, os boletos, as duplicadas e outros que compõem a escrituração. A desorganização dos documentos contábeis pode causar dificuldades para os colaboradores e para os líderes empresariais.

Neste post, vamos listar os perigos das falhas na gestão de documentos em Recursos Humanos (RH), os quais podem comprometer a eficiência do setor. Além disso, vamos falar sobre a importância de manter os documentos contábeis com integridade e segurança e sobre as consequências da gestão equivocada deles.

Gostaria de saber mais sobre a gestão eficiente de documentos contábeis? Prossiga com a leitura deste artigo!

A importância dos documentos contábeis

Existem muitos motivos para buscar alternativas com o objetivo manter esses documentos digitalizados e armazenados com integridade e segurança. A negligência causa prejuízos contínuos na formulação de estratégias de gestão e perdas financeiras às empresas. É importante considerar que as informações têm valor expressivo, e se elas forem ignoradas, o resultado poderá ser catastrófico.

As consequências da gestão equivocada dos documentos contábeis

A tecnologia favoreceu a integração dos setores de contabilidade e RH, que trabalham em conjunto para aperfeiçoar a perspectiva estratégica dos líderes empresariais. Com as ferramentas tecnológicas e a automação de processos, as atividades desses setores foram modificadas, de modo que os profissionais envolvidos conseguem trabalhar com metas corporativas.

Um equívoco na gestão dos documentos contábeis pode prejudicar a realização das tarefas devido ao compartilhamento de dados incorretos. A contabilidade utiliza os dados do RH para calcular os pagamentos, a incidência de tributos e descontos, os adicionais, as horas extras etc. Já o RH analisa o desempenho dos trabalhadores pelas informações da contabilidade. Observe a seguir outros efeitos negativos!

1. Perda de credibilidade

Não são apenas as operações internas da organização que sofrem perdas pela ineficiência na compliance de documento. Problemas com informações incoerentes ou vazamento de dados afetam a reputação de uma empresa, que acaba por perder clientes pela formação de uma imagem negativa do negócio. A credibilidade deve ser uma prioridade dos gestores.

2. Mau aproveitamento de tempo

As horas gastas pelo colaborador que cuida do arquivo e o tempo adicional do funcionário que procura documentos perdidos são causa de risco financeiro, que se efetiva pelos custos dispendidos com o pagamento de profissionais contratados que realizam essas tarefas desnecessárias.

Quando a gestão não é eficiente, os colaboradores precisam parar as suas atividades e efetuar uma busca para a localização de dados que poderiam ser encontrados com apenas alguns cliques. Cada pausa realizada interfere diretamente na produtividade e impacta nos lucros ao longo dos períodos. Por isso, o acesso rápido e preciso de documentos é um diferencial.

3. Inadequação às exigências legais

Os documentos contábeis são sigilosos e necessitam de cuidados no seu manuseio. A perda de prazos possibilita a incidência de multas pecuniárias e de outras penalidades determinadas pelas autoridades públicas. Se houver erro ou falha na gestão das informações ou estas não forem precisas e atualizadas, as consequências podem ser graves.

4. Descontrole de custos

As atividades não geridas de modo eficaz consomem mais recursos da empresa. Os documentos mal administrados elevam as despesas com impressões, com a aquisição de softwares ineficientes ou com a necessidade de interromper a rotina para solucionar as questões que emergem da ineficiência. Por outro lado, os dados inacessíveis prejudicam a tomada de decisões mais acertadas por parte dos gestores.

Saiba como funciona a gestão de documentos contábeis

O gerenciamento de documentos contábeis é um processo de manutenção e organização de informações relacionadas à contabilidade. Para que a sua empresa seja bem-sucedida na gestão dessa documentação, você pode seguir várias etapas que são relevantes, uma delas é a aprendizagem sobre como funcionam as rotinas relacionadas aos comprovantes e outros elementos fiscais.

A gestão requer a identificação da documentação contábil, organização dos arquivos e a divisão dos documentos por categorias. Os documentos contábeis podem muito amplos em um negócio, já que vão além das folhas de pagamento ou de componentes específicos como os boletos de débito. Para que uma empresa tenha sucesso nesse gerenciamento, é essencial que o gestor entenda diversos requisitos.

Compreenda os tipos de documentos contábeis mais importantes

Um controle de documentos contábeis adequado exige a implementação de algumas soluções que se adequem às necessidades de cada empresa. Afinal, há vários tipos de documentações que precisam ser separadas, por exemplo, contratos de aluguéis, faturas de água, energia elétrica, telefone e Internet, dados, extratos e comprovantes bancários, cópias de cheques, entre outros.

Descubra como melhorar a gestão de documentos contábeis

Administrar um negócio envolve manter os registros detalhados de todas as transações financeiras que ocorrem diariamente. Isso requer o uso de documentos contábeis e, se eles não estiverem organizados adequadamente, podem resultar em sérios problemas no futuro. Para ajudá-lo a evitar essas dificuldades, compartilhamos abaixo algumas dicas para aprimorar o gerenciamento dessas documentações!

Identifique a documentação

Um bom sistema de gerenciamento de documentos contábeis permitirá que você fique por dentro do que está gastando, onde e quando, tornando suas finanças muito mais fáceis de gerenciar. Identifique a documentação e separe corretamente as duplicatas pagas, os comprovantes de despesas ou custos, débitos e créditos bancários, as notas fiscais de compras, vendas e prestação de serviços.

Organize os arquivos

A má gestão dos documentos contábeis pode trazer consequências desastrosas, como já foi visto. Desse modo, cuide da organização dos arquivos para evitar que a desorganização dificulte a compreensão sobre a saúde financeira do negócio. Há várias formas de organizar a documentação, por categoria, por ordem alfabética do nome dos clientes, parceiros ou fornecedores, por data, entre outros.

Divida os documentos por categorias

Se você não tiver uma estratégia clara para organizar os seus documentos financeiros e contábeis, poderá perder horas quando precisar encontrar a papelada ou os arquivos digitais. Essa é uma das consequências de não realizar a divisão por categorias, tais como comprovantes de pagamentos de tributos e encargos trabalhistas, folhas de pagamento, recibos de férias, 13º salário, guias de FGTS. 

Use uma solução tecnológica

Usar uma solução tecnológica pode ser um diferencial positivo para a sua organização. A tecnologia ajudará os gestores a saber onde estão sendo gastos os valores que entram e saem do caixa, bem como a identificar as melhores estratégias para o crescimento do negócio. Com a ajuda de tecnologias personalizadas, fica mais fácil organizar a documentação.

Saiba como a solução da eBox pode ajudar na gestão desses documentos

A eBox Digital é especializada na gestão e na guarda documental. Essa empresa fornece serviços e produtos para o correto gerenciamento de documentos digitais e físicos. Os seus colaboradores realizam a separação, organização, indexação, categorização e digitalização de todos os acervos, sejam eles físicos ou digitais.

Ela disponibiliza os documentos em software GED para que as suas parceiras economizem espaço físico e realizem as buscas das documentações em questão de segundos. A eBox Digital oferece serviços com opções flexíveis em adaptáveis às demandas e necessidades de seus clientes. Desse modo, ela facilita a organização adequada dos documentos contábeis.

Enfim, agora você já conhece as principais consequências da gestão deficiente de documentos contábeis. Para se livrar delas, adote uma plataforma especializada para melhorar os processos no seu setor. Existem soluções incríveis à sua disposição, criadas por empresas que oferecem produtos e serviços para a guarda de documentos físicos e digitais.

Ainda tem dúvidas? Então, entre em contato com a nossa equipe de atendimento ao público e obtenha as respostas dos seus questionamentos!