Automação de processos de RH: por que implementar na sua empresa?

Atualmente o setor de RH não está mais restrito às tarefas de contratação, treinamento ou desligamento de pessoas das empresas, mas sim tem cada vez mais importância na integração do core business corporativo.

A tecnologia tem se tornado uma aliada das corporações. Afinal, ferramentas tecnológicas são responsáveis por agilizar a rotina, tornar os processos mais eficientes e otimizar os resultados.

Transformando-se de um setor apenas burocrático para uma área estratégica da empresa, a automação de processos de RH contribuem de forma ativa e decisiva diante das outras áreas, com o foco principal no alcance de melhores resultados.

Sem dúvida, estar por dentro dessas transformações e adequar-se à realidade imposta pela tecnologia são fatores essenciais para o crescimento da empresa. Mas, para que a transformação digital ofereça bons resultados, é necessário que todos os setores da instituição se adéquem ao modo de atuação.

Responsável pela gestão de pessoas, o setor de RH estabelece práticas para a atração, retenção e o desenvolvimento de seus talentos, por meio da automação dos procedimentos necessários para otimizar tarefas operacionais em ações efetivas e direcionadas, em prol do objetivo desejado.

Nesse contexto, o setor de Recursos Humanos (RH) apresenta funções essenciais e cada vez mais abrangentes dentro da organização. Desde o recrutamento de profissionais até a execução de pagamentos, os processos do RH desempenham um papel extremamente importante. Por isso, demandam processos automáticos.

Neste artigo você vai conferir como funciona a prática de automatização do RH e seus objetivos, além de tantos benefícios que essas boas iniciativas trazem para os processos na gestão do capital mais importante das empresas: o humano.

Quer saber por que implementar a automação de processos de RH na sua empresa? Acompanhe nosso artigo e conheça as vantagens desse recurso. Boa leitura!

O que é a automação de processos de RH?

Por participar ativamente das decisões do negócio e colaborar com o alcance dos objetivos da empresa, por meio da gestão do capital humano, o departamento de RH tornou-se um dos setores mais estratégicos dentro das organizações. Daí vem a importância de inovar suas operações.

De modo geral, a automatização consiste na integração e na otimização dos procedimentos, por meio da utilização de ferramentas tecnológicas, para que os serviços sejam feitos de forma automática. Seu principal objetivo é agilizar os procedimentos e tornar as atividades mais eficientes.

Automatizar os processos significa mais flexibilidade. Após a desvinculação de processos burocráticos, as empresas passam a ter mais autonomia e liberdade para trabalhar e compartilhar informações mais facilmente.

Como funciona a automação dos processos de RH e quais são os seus objetivos?

A automação de processos de RH tem a principal finalidade em transformar as atividades da gestão de pessoas mais eficientes e eficazes, com o auxílio da tecnologia que irá acelerar os processos mais burocráticos, mostrando maior confiabilidade das informações e dados coletados, integrando setores e compartilhando informações relevantes, de uma forma que ocorra a melhora na gestão do tempo para que a equipe se mantenha focada no cerne do negócio empresarial.

Por ser o setor responsável pelas variadas demandas da empresa, o setor de RH tem agora um novo posicionamento estratégico dentro da empresa, pois terá novas tarefas a cumprir, com a automação dos processos manuais e repetitivos.

A automação dos processos de RH faz toda a diferença no cotidiano do setor, trazendo muitas vantagens, com o objetivo principal de reduzir os prejuízos financeiros, causados por erros e que serão melhorados com o auxílio de softwares adequados para a realização das tarefas que demandam mais tempo e concentração.

Quais são as vantagens da automação de processos de RH?

Certamente, a principal vantagem da automatização de processos de RH é a simplificação de tarefas, tirando dos profissionais o peso de operações repetitivas e manuais e tornando-os mais eficazes e produtivos.

Como dito, a automação de processos garante diversas vantagens ao setor de RH, tais como:

• reduz os custos com prejuízos financeiros que a empresa possa ter no retrabalho das ações ordinárias executadas erradamente, ocasionando o pagamento de multas;
• auxilia no cumprimento de prazos, padronizando os processos por meio do auxílio de softwares adequados e que trazem mais eficiência e confiança para as atividades;
• aumenta a produtividade dos colaboradores tornando-se os "gestores" dos processos, efetuando análises de dados mais apuradas, para a criação de novas estratégias;
• diminui a possibilidade de erros, garantindo o crescimento do negócio e maior competitividade;
• padroniza o fluxo de trabalho oferecendo maior agilidade nas atividades desempenhadas sem perder a qualidade;
• melhora a performance dos colaboradores tornando a equipe mais eficaz, deslocando os funcionários para funções mais estratégicas;
• facilita a análise de dados aumentando a performance do setor, com mais assertividades e redução de tempo;
• redireciona os esforços do time para o foco central do core business;
• permite o armazenamento de documentos mais facilmente com a digitalização que traz maior segurança da informação;
• agiliza os procedimentos e economiza tempo nas atividades com a utilização de ferramentas corretas, criando uma rotina mais produtiva.

Diante disso, é evidente que o uso dessas tecnologias oferece benefícios que ajudam nos resultados e na valorização do departamento dentro da empresa, por isso, é extremamente importante. 

De que forma as rotinas manuais ou repetitivas podem prejudicar a empresa?

O trabalho dos profissionais de RH é constante e repetitivo em todos os momentos e por este motivo, exige uma ação estratégica que a automação dos processos pode oferecer. Diante de uma rotina operacional manual, não fica perceptível a disposição de direcionar o trabalho para uma política de pessoas, ou então não direciona a integração de ações para objetivos estratégicos.

Assim, podem ocorrer muitas falhas e retrabalhos, além de gerar gastos excedentes com o pagamento de multas, podendo ocorrer também problemas na comunicação entre os setores. Contudo, essas rotinas registradas manualmente tornam os processos mais lentos, aumentando a chance de erros do setor de RH.

Quais processos de RH podem ser automatizados?

Um dos maiores desafios do setor de RH é realizar contratações. Afinal, além de gerar gastos com o processo seletivo, um colaborador mal posicionado pode atrapalhar o funcionamento da empresa. Com o uso da tecnologia, as etapas de admissão tornam-se ágeis e as vagas são direcionadas devidamente dentro do time.

A execução de pagamentos também pode ser realizada por meio de recursos automatizados. A folha de pagamento automática evita atrasos no recebimento dos salários, reduz as falhas humanas e pode ser realizada de acordo com parâmetros estabelecidos pelos gestores.

Outro aspecto importante é com relação à gestão dos dados cadastrais, que passam a ser registrados, padronizados e armazenados em local seguro e de fácil acesso. Além disso, a automação facilita os processos de afastamento e desligamento de funcionários, bem como aprimora a comunicação interna da instituição.

Na prática, automatizar processos de RH consiste em investir em novas metodologias de gestão que melhoram o desempenho do setor de pessoal. Por isso, algumas ferramentas se tornam essenciais, tais como:

• softwares de RH e de gestão documental;
• ponto digital;
• canais de comunicação e redes sociais;
• aplicativos;
• ferramentas de recrutamento e seleção;
• inteligência artificial (IA);
• people analytics;
• certificado digital;
• assinaturas eletrônicas e digitais.

Que exemplos podemos dar para a implementação da automação de processos de RH na sua empresa?

Abaixo, listaremos alguns exemplos onde pode ser aplicada a automação de processos neste setor tão importante para as empresas de todos os segmentos:

• processo de recrutamento e seleção com o objetivo de acertar na contratação;
• admissão de pessoas de forma digital, organizada e fácil;
• gestão documental com a organização das informações de forma automática;
• folha de pagamento eliminando a chance de erros de cálculo;
• pesquisa de clima organizacional para melhorar o ambiente de trabalho e a satisfação do funcionário;
• comunicação fluida entre gestores e funcionários.

Como as soluções de tecnologia da eBox contribuem com a automação dos seus processos de RH?

A eBox atua com as suas soluções tecnológicas em toda a cadeia de valor na gestão de seus processos operacionais e parte documental, por meio de armazenamento feito por tecnologia de ponta, emissão de certificação conforme as normas do ICP-Brasil, além de oferecer consultoria com especialistas que auxiliarão na criação de projetos conforme a sua demanda.

Por fim, vimos neste artigo que a automação de processos de RH colabora com a reestruturação da gestão e a melhoria do desempenho dos funcionários, além de promover maior confiabilidade ao processamento dos dados. Além disso, as informações são dispostas de forma imediata, facilitando a procura de documentos e a emissão de relatórios.

Caso tenha gostado do conteúdo abordado nesta temática, convidamos você para entrar em contato conosco e conferir os demais assuntos que tratamos.