Classificação de documentos: o que é e como realizar na empresa?

A classificação de documentos dos arquivos das empresas é uma ação que precisa ser tratada com muita seriedade e responsabilidade. Classificação de documentos é um procedimento que serve para organizar as informações por agrupamento de assuntos. 

Ela é importante para otimizar a localização de qualquer documento que precise ser usado, seja ele em papel ou em formato digital. Existe um padrão de classificação que pode atender aos diversos tipos de empreendimento, e é sobre eles que vamos tratar neste artigo. Continue a leitura e descubra!

O que é classificação de documentos?

A classificação dos documentos é uma atividade das pessoas que têm a responsabilidade de organizar os documentos da instituição por classes. A classificação acontece após a análise minuciosa que parte de um levantamento das funções e trabalhos da empresa.

O método usado para fazer a classificação é o Plano, chamado também, de Código de Classificação de Documentos. Essa metodologia é implementada para favorecer a recuperação dos registros sempre que houver necessidade. 

Para fazer um Plano de classificação é importante ter conhecimentos peculiares dos diversos tipos de documentos e compreender as referências cruzadas. Referência cruzada é uma técnica usada quando o conteúdo do documento faz referência a mais de um assunto. 

Por que é importante para os setores da empresa?

Para que uma gestão de documentos seja realmente eficaz, a classificação dos registros se torna uma etapa imprescindível. Ela é extremamente importante para qualquer tipo de guarda documental, afinal ela trata da separação de todos os tipos de documentos. Por intermédio de uma classificação bem realizada é possível selecionar, organizar e sistematizar a busca aos registros do empreendimento.

Normalmente as empresas são constituídas de diversos setores, como vendas, financeiro, marketing, RH etc. Ao longo da sua vida, ela constrói uma história que fica registrada de diversas formas e em vários recursos tecnológicos ou não, são filmagens, fotos, documentos, históricos de funcionários, relatórios etc.

Se analisados de forma rápida, todos os documentos têm semelhanças, porém, foram criados em elementos diferentes e com objetivos diferentes. É esse o motivo que determina a necessidade de se fazer a classificação documental. Há vista disso, pode-se afirmar que os documentos apresentam diferenças entre si, no entanto, eles apresentam características que os torna possível de serem classificados. 

Como fazer a classificação dos documentos?

Existem algumas técnicas que são elementos primordiais para que a classificação documental seja realizada de maneira que possa realmente contribuir com todo o processo de arquivologia da empresa. A classificação documental é uma operação que, conforme as estruturas da corporação, as suas funções e os trabalhos são distribuídos por categorias.

Categorize os documentos

Categorizar os documentos é um dos passos bem expressivos de colaborar com a classificação dos documentos. É importante conhecer bem essa prática para que não aconteçam erros e contradições nessa etapa. Sendo assim, a categorização documental é feita por:

• gênero: os documentos podem ser em forma de texto ou cartográficos, como mapas, plantas, pinturas, cartazes, micrográficos, digitais, pinturas etc.;
• tipologia: é a nova configuração do documento de acordo com o trabalho que o gerou. Como exemplo, temos os históricos de funcionários, contratos de prestação de serviços e outros;
• espécie: trata de como o documento é definido conforme a natureza das suas informações. São os ofícios, atas, declarações, certidões e outras modalidades de documentos;
• forma: faz referência à etapa em que o documento está sendo preparado. Aponta se é pré-original (rascunho), original (cópia idêntica) ou pós-original;
• natureza do assunto: é exatamente o assunto que está sendo abordado no documento. Retrata se quando divulgado, o registro está prejudicando a corporação ou não. Documentos ostensivos não são prejudiciais, já os documentos sigilosos precisam de restrições de acesso;
• formato: é nomeado conforme as suas características físicas e técnicas. São os livros, cartilhas informativas, fichas de profissionais e outros registros;
• temas e datas: citar o tema e a data que o documento foi criado torna o acesso muito rápido;
• relevância: trata da frequência com que os documentos são usados para realização dos processos administrativos.  

Atente-se à temporalidade documental

A temporalidade dos documentos é uma prática bem expressiva que ajuda a classificar os documentos de uma instituição. Ela sinaliza qual será o destino, o tempo da transferência, como a mudança irá acontecer, como será eliminado e o seu recolhimento. 

Ter uma TTD (Tabela de Temporalidade Documental) é indispensável para saber o tempo de guarda de cada documento. Essa ferramenta é imprescindível sobretudo quando o armazenamento é feito com uso de digitalização dos documentos.

É importante saber que existem alguns tipos de temporalidade, a corrente (documentos no prazo vidente), intermediário (período de transição), permanente (prazo finalizado, o documento pode ser descartado). 

Para que a classificação documental atenda a todas as expectativas da empresa, afinal, como vimos, é um processo que requer cuidados, o ideal é contar com uma tecnologia inovadora e que ajude a corporação a atender as legislações vigentes sobre a segurança de dados, como a Lei 13.709/18, LGPS (Lei Geral de Proteção de Dados) e o Decreto Federal Nº 10.278/2020, que trata da digitalização de documentos.

Aderir a digitalização de documentos, por exemplo, é uma iniciativa que envolve a classificação de documentos para que todos os procedimentos sejam bem executados. Além da digitalização, a tecnologia pode fazer a coleta de documentos, monitoramento, indexação e organização dos registros da empresa. 

Com a presença das novas tecnologias, a classificação documental pode ser feita por um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos. No qual o seu propósito é gerar arquivos protegidos de extravios, danos, fraudes e perdas. Como também, estar pronto para ajudar o negócio a se desenvolver por meio dos seus processos diários. 

Por fim, agora que você já entendeu que a classificação de documentos é indispensável para fazer um programa de controle de registros na corporação, é necessário saber como fazê-la de forma eficiente. A tecnologia pode ser a decisão mais assertiva nessa hora. Ter um Sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é a estratégia perfeita para fazer uma classificação documental dentro da legalidade e do que o padrão recomenda.

Para ficar mais inteirado sobre tecnologia, sugerimos que leia o artigo: o que é transformação digital e porque implementar na sua empresa?