Como implantar um sistema GED na empresa? Saiba agora!

A tecnologia está cada vez mais presente nas práticas cotidianas das empresas, seja por meio da otimização da produção ou da gestão eletrônica de documentos. Mas, diante desse cenário, você sabe como implantar um sistema GED? Essa é uma dúvida muito comum entre os gestores, que ainda não sabem identificar quando é a hora certa de investir nesse tipo de solução. Mas não se preocupe, pois nós vamos ajudá-lo! Neste post, listamos tudo o que você precisa saber sobre GED. Confira!

O que é GED?

Sigla para gestão eletrônica de documentos, o GED é um sistema que busca armazenar e gerir arquivos por meio de um software específico. Ou seja, nada mais é do que uma solução que transfere os documentos do papel para o formato digital. Ele foi desenvolvido para simplificar e agilizar o acesso e a organização dos documentos importantes dentro de uma empresa. Assim, todos os dados são integrados em um único sistema, otimizando o funcionamento do negócio como um todo. Além do quesito ordenamento, por meio de um sistema GED as informações são guardadas de forma segura e eficiente. Todos os acessos podem ser monitorados, gerando um importante diferencial competitivo para as empresas.

Quais são as principais vantagens desse sistema?

Só de chegar até aqui, você já deve ter percebido que a gestão eletrônica de documentos oferece inúmeros benefícios para os seus usuários. Certo? Por isso, listamos algumas das principais vantagens desse sistema. Confira:

Aumento da produtividade

O sistema GED permite um acesso rápido e integrado às informações da empresa, o que favorece diretamente na produtividade dos colaboradores para a realização de suas funções. Com todos os dados ao alcance das mãos, fica muito mais fácil realizar tarefas do cotidiano de maneira mais ágil e eficiente.

Otimização do tempo

Quanto tempo os seus funcionários levam para achar um documento? Com o uso do sistema de gestão eletrônica, esse período será reduzido drasticamente. Não será necessário passar horas vasculhando arquivos em busca de uma única pasta. Todas as informações ficam organizadas em um sistema que pode ser acessado diretamente do computador dos colaboradores.

Segurança das informações

Somente uma gestão eficiente dos seus documentos pode evitar os riscos de perda, extravio ou fraude nas informações. Por isso, se você quer armazenar os dados da sua empresa com ainda mais segurança, garantindo a integridade de todo o material, é essencial investir em um sistema GED.

Redução de custos

Muito além da organização de documentos, um sistema GED pode contribuir para redução de custos da sua empresa. Isso porque você vai economizar gastos com papel, pastas, aluguel ou manutenção da sala de arquivo e até mesmo com recuperação de informações perdidas ou danificadas pelo tempo.

Como implantar um sistema GED na sua empresa?

Como você pode perceber, o que não faltam são motivos para você implantar um sistema de gestão eletrônica de documentos na sua empresa. E para que tudo saia conforme o esperado, é essencial que se conheça a forma mais adequada de fazer isso. Para lidar com esse tipo de software, é preciso ter conhecimento sobre gestão de documentos e a melhor forma de realizar o planejamento e execução da implantação, de acordo com a estrutura e as necessidades de cada empresa. Por isso, o mais recomendado é que todo o processo seja feito com uma empresa especializada.  Isso porque somente os profissionais capacitados saberão identificar os sistemas e soluções mais indicadas para cada caso, oferecendo maior garantia para o seu investimento. Quer outras dicas de como implantar um sistema GED? Assine a nossa newsletter e receba conteúdos exclusivos sobre o assunto diretamente no seu e-mail!