Como limpar arquivos mortos do computador? Entenda aqui
Organização
A grande dúvida da maioria das empresas é o que fazer e como eliminar o grande volume de registros produzidos diariamente que, com o passar do tempo, não são utilizados com frequência e acabam se tornando arquivos mortos.
Arquivo morto é o nome utilizado pelas organizações para determinar quando um documento não é mais necessário nas operações diárias, porém deve ser mantido por longos períodos para fins históricos, administrativos ou legais.
Com os documentos em computadores, podemos dizer que acontece basicamente o mesmo. Afinal, quanto maior o tempo de uso do computador, mais arquivos desnecessários, temporários e duplicados serão acumulados no disco rígido.
Pensando nisso, elaboramos este artigo para que você entenda como limpar o arquivo morto do seu computador. Acompanhe nosso post e saiba mais!
Como limpar arquivos mortos do computador?
Primeiramente, é importante destacar que, quando um arquivo é deletado no computador, o usuário perde apenas as referências para aquela informação. Ou seja, ele continua a existir, pois o sistema entende que o espaço ocupado por aquele dado pode ser utilizado para outros propósitos. Nesse caso, é possível recuperá-lo utilizando programas específicos. Mas e quando alguém deseja limpar completamente o dispositivo?
Os arquivos mortos ocupam um espaço que faz com que o computador funcione mais lentamente, ou simplesmente impede o download e o carregamento de arquivos no HD. Ao limpá-los, será possível melhorar a execução do computador e estender o local para novos documentos.
Além de utilizar ferramentas como CCleaner, Hard Drive Eraser e Advanced SystemCare 7 – softwares que realizam a limpeza do disco rígido e apagam definitivamente os arquivos –, o processo também pode ser feito manualmente no Windows:
Abra o painel de controle. Em seguida, acesse o “Menu Iniciar” e clique em “Configurações” e depois em “Sistema”. Nas opções da lateral, entre em “Armazenamento” e depois em “Arquivos Temporários”.
Por fim, escolha a opção excluir arquivos temporários e confirme o procedimento. Prontinho! Com essa dica simples, você limpará todo o arquivo morto do seu computador.
Como a tecnologia pode ser uma grande aliada?
Sem dúvida, a tecnologia é uma ferramenta valiosa nesse processo, pois além de aumentar a produtividade, ela também ajudar a salvar seus documentos digitais de maneira segura. Além disso, como dito, para executar a limpeza dos arquivos algumas ferramentas eficientes são utilizadas.
É relevante apontar que a Lei n° 12.682/2012 obriga a guarda de alguns documentos, caso contrário pode acarretar multas e inviabilizar eventuais pretensões da empresa em juízo. Nesse caso, uma alternativa é digitalizar os arquivos e armazená-los em ferramentas de armazenamento em nuvem, só assim os documentos passam a ter legalidade jurídica.
Vale lembrar que, para definir quando o registro será considerado um arquivo morto, é necessário realizar um controle eficiente do ciclo de vida do documento, que apresenta quatro fases: criação, utilização, arquivamento e descarte. Nesse caso, a empresa pode utilizar uma Tabela de Temporalidade Documental, que especifique o prazo de validade de cada arquivo.
Portanto, de modo geral, a tecnologia permite que seus arquivos sejam devidamente organizados e padronizados, facilitando a busca, o compartilhamento e a limpeza dos arquivos mortos.
Qual a importância do processo de digitalização dos documentos?
Depois de realizar todo o processo de limpeza do computador, é importante pensar nos documentos dos quais a empresa ainda não tem uma versão digitalizada. Eles podem ser os documentos dos sócios, uma versão de um contrato ou até mesmo o alvará de funcionamento da empresa. Não se esqueça que quanto mais documentos úteis e importantes estiverem digitalizados, mais prática será a rotina diária.
O processo de digitalização dos documentos é a solução para muitas organizações no quesito redução de custos e espaço físico. É uma prática que só traz vantagens ao negócio. Isso, porque a falta de organização e padronização dos processos dificulta o dia a dia do negócio e toma o tempo dos funcionários.
Por isso, os documentos digitalizados otimizam e facilitam o fluxo de trabalho, reduzem custos para a empresa, melhoram os processos, garantem maior segurança das informações, facilitam o acesso aos arquivos e, consequentemente, ajudam a limpar arquivos mortos do computador.
Nesse caso, algumas ferramentas são fundamentais na digitalização e no armazenamento de todo o acervo de documentos de forma alinhada e segura, bem como permitem a criação de fluxos de trabalho automáticos e controle integral de todas as etapas, processos e projetos em progresso.
Agora que você já sabe como limpar arquivos mortos do computador, que tal conhecer um sistema que ajude na gestão documental? Entre em contato agora mesmo com a e-Box Digital e conheça as melhores soluções para sua empresa.
