Saiba como manter a segurança de documentos físicos e eletrônicos!

Você sabia que a segurança de documentos, sejam eles físicos ou digitais, é essencial para a proteção e desenvolvimento das empresas e de suas cartas de clientes? Isso porque, somente com uma gestão eficiente das informações, é possível evitar roubos, fraudes ou perdas de dados que são realmente importantes — e, muitas vezes, confidenciais. Pensando nisso, listamos algumas maneiras de manter a segurança dos documentos físicos e eletrônicos da sua empresa. Confira!

Organize as informações

O primeiro passo para manter a segurança das suas informações é a organização. Documentos não podem ser armazenados de forma desordenada. É preciso que todos os dados sejam separados em pastas específicas e sempre contem com algum tipo de identificação que facilite o manuseio. Além disso, no caso dos documentos físicos, é essencial contar com uma sala ou depósito de arquivo. Dessa forma você evita que eles se percam em meio aos papéis do dia a dia e ainda consegue limitar o acesso somente para pessoas autorizadas.

Conte com ferramentas digitais de gestão

Quando o assunto é segurança de documentos, as ferramentas de gestão eletrônica estão entre as soluções mais indicadas. Isso porque elas podem trazer diversos benefícios para as empresas, dentre eles, a garantia de integridade e proteção das informações. Com as ferramentas digitais de gestão todos os documentos ficam organizados em um sistema único, que só pode ser acessado por identificação e senha de pessoas autorizadas. Além disso, essa é uma solução que otimiza a produtividade e a acessibilidade do seu negócio.

Faça backups regularmente

Os backups, ou cópias de segurança, são essenciais para garantir a proteção dos seus documentos em caso de perdas ou extravios. Por isso, lembre-se de investir nesse tipo de apoio regularmente. Sejam eles físicos ou digitais, sempre é possível contar com uma segunda versão de garantia. Nos casos de arquivos em papel, os backups podem gerar um excesso de itens em seu depósito. Por isso, o mais indicado é que essas cópias sejam feitas sempre em versões eletrônicas, que podem ser verificadas por meio de certificados digitais. Lembre-se de sempre armazená-las em, no mínimo, dois dispositivos diferentes.

Terceirize a gestão de documentos

Embora existam muitas dicas que ajudem a manter e otimizar a segurança dos seus documentos, somente uma empresa especializada no assunto é capaz de oferecer as melhores soluções para o armazenamento e proteção das informações do seu negócio. Por isso, se você busca reduzir despesas desnecessárias, aperfeiçoar os seus processos, facilitar o acesso às informações, melhorar o uso do espaço físico e focar os esforços dos seus colaboradores em atividades que realmente gerem um diferencial competitivo para a sua empresa, não perca mais tempo e invista na terceirização da sua gestão de documentos. Como você pode ver, para garantir a segurança dos seus dados é preciso estar sempre atento aos cuidados básicos de gestão. Além disso, as ferramentas de digitalização e a assessoria de profissionais experientes no assunto também podem oferecer excelentes resultados. Agora que você já conhece as principais dicas para manter a segurança de documentos e informações empresariais, descubra os principais riscos de ter uma gestão ineficiente dos seus dados.