Você sabe como organizar o arquivo permanente de sua empresa?

Embora o arquivo permanente, muitas vezes, seja deixado de lado por gestores e demais colaboradores, a organização e a gestão correta desse tipo de documento são essenciais para o bom funcionamento dos processos dentro de uma empresa.

Nesse sentido, o arquivo permanente tem por objetivo reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta dos documentos oficiais de uso não-recorrente. Essa prática facilita a consulta, diminui prazos e otimiza as atividades rotineiras de um negócio. Contudo, você sabe como organizar o arquivo morto de sua empresa?

Ainda existem muitas dificuldades e dúvidas quanto à organização de um arquivo permanente: contratos, documentos trabalhistas, recibos de Imposto de Renda, garantias de equipamentos comprados, contas, relatórios, entre outros. Esses são apenas alguns exemplos de todos os papéis que precisam ser mantidos no local de armazenagem por diversos anos.

Todos os documentos vão para o arquivo permanente, até mesmo como uma prova para possíveis eventualidades. Pensando nisso, neste post, falaremos um pouco mais da importância de organizar o arquivo permanente da sua empresa e listar algumas dicas que vão orientar você na organização correta.

Confira e inspire-se!

O que é e para que serve o arquivo permanente?

Como dito, o arquivo permanente consiste em um conjunto de documentos preservados em razão de seu caráter secundário. Ou seja, em função do interesse que apresentam para a sociedade, ou para determinada instituição, devem ser definitivamente preservados no suporte original de criação.

Assim, sempre que um arquivo passa pela fase de corrente (uso frequente) e intermediário (que deixa de ser usado rotineiramente), ele se torna permanente. Nessa terceira etapa, ocorre a perda do valor administrativo, passando a ter um caráter histórico, comprobatório, de pesquisa e informação. Além disso, existem atividades que devem ser desempenhadas no arquivo permanente relacionadas com:

• arranjo: com base em princípios arquivísticos, é preciso reunir e ordenar os documentos de forma adequada;
• descrição: considera elementos formais e conteúdo dos documentos. Posteriormente, são criados os chamados instrumentos de pesquisa, compostos por catálogos, inventários e guias, por exemplo, o que facilita o acesso aos documentos para consulta e divulgação do acervo;
• conservação: tem por objetivo implementar formas de preservar os arquivos, seja no meio físico ou digital, visando impedir sua destruição;
• referência: define as políticas de uso e de acesso aos documentos do arquivo permanente.

Também, é importante salientar que alguns outros procedimentos precisam ser feitos, na hora de assegurar a utilidade do arquivo permanente. Um deles é a higienização — procedimento voltado principalmente para documentos físicos —, que consiste em evitar, por exemplo, que alguma praga ou microrganismo danifique os papéis e prejudique a legibilidade das informações.

Microfilmagem e digitalização dos documentos do arquivo permanente

Sempre que o arquivo se torna permanente, é preciso fazer a mudança de suporte, que pode ser por microfilmagem ou digitalização. No primeiro caso, os documentos são fotografados, sendo que, nesse formato, as informações podem ser acessadas por cerca de 150 anos.

Além disso, ganha-se bastante espaço com prateleiras, uma vez que o microfilme tem poucos centímetros. Outro benefício importante da microfilmagem é a segurança, o que reduz bastante o risco de falsificações. Em relação à digitalização, uma tendência que ganha espaço é o armazenamento em nuvem, que permite acesso rápido e seguro das informações.

Por que é tão importante organizar o arquivo permanente da sua empresa?

O arquivo permanente se trata de todos os documentos relevantes que passam a ser considerados fonte de pesquisa e informação e que, mesmo depois de muitos anos, podem ser consultados. A questão é que cada um desses documentos é indispensável para a própria empresa ou para terceiros, por isso, devem ser guardados por tempo específico, dependendo do tipo da documentação, de forma segura e adequada.

Lembrando de que isso não é algo opcional, uma vez que existem leis que regulamentam o tempo que as companhias precisam guardar cada tipo de arquivo permanente. Além disso, ao organizar o arquivo morto da empresa, você pode encontrar documentos com mais facilidade, além de otimizar tempo e aumentar a produtividade dos colaboradores da empresa.

Como organizar o arquivo morto?

A seguir, listamos os principais passos de como organizar o arquivo permanente na sua empresa. Confira!

Faça um planejamento

O primeiro passo para a organização eficiente de qualquer documento é o planejamento. Por isso, antes de migrar o arquivo permanente, você precisa definir um local adequado para o armazenamento, os prazos para a organização e a melhor forma de otimizar esse processo.

Somente com um planejamento bem detalhado é possível evitar imprevistos que podem prejudicar a integridade e a segurança de informações importantes para o seu negócio. Assim, tenha em mente que a organização deve estar sempre junta e com uma boa preparação.

Classifique o arquivo permanente em categorias

Você precisa reunir e avaliar todos os documentos que tem, de forma a criar categorias e subdivisões que vão orientar a organização. Separe esses arquivos em caixas ou pastas devidamente identificadas. A classificação pode variar de acordo com o perfil de cada empresa e o tipo de documento a ser armazenado. Em geral, são feitas com base em nome, categoria, prazo de armazenamento e outros fatores que sejam relevantes.

O mais importante é que as categorias sejam claras e específicas, para que sejam entendidas por todos e facilmente localizadas. Isso tornará a gestão, o acesso e o descarte muito mais ágil e preciso.

Treine os colaboradores e defina as regras

Para não transformar o acesso ao arquivo permanente do seu negócio em uma experiência ruim para os seus colaboradores, a dica é delimitar quem vai ter acesso ao local. O ideal é que você faça um treinamento com os seus funcionários, de forma que eles encontrem e arquivem documentos de maneira rápida e eficaz.

Desse modo, a sua empresa otimiza os serviços, economiza tempo e o arquivo permanente se mantém em ordem por mais tempo. Mesmo com o treinamento da equipe que vai ter acesso ao arquivo, determinar algumas regras de organização é fundamental, para garantir que os documentos estejam sempre seguros e bem organizados.

Escolha o melhor local de armazenamento

Outra dica valiosa é definir um espaço que seja adequado para armazenar os documentos da sua empresa. Também, é preciso deixar tudo classificado e organizado, para facilitar o acesso a eles. Tenha cuidado para que o espaço onde eles serão alocados não prejudique a circulação no ambiente de trabalho. Se necessário, providencie a locação de um espaço para servir como o seu arquivo morto.

Faça um projeto

Com o local para armazenar e o arquivo permanente definido, o passo seguinte é elaborar um projeto. Caixas, gavetas e estantes são alguns dos móveis que ajudam na organização do espaço físico. Em seguida, crie um tipo de divisão semelhante aos corredores de um supermercado, ou seja, contratos em um determinado local, sempre separados dos documentos trabalhistas, que vão ficar em outra seção.

Crie uma rotina de organização

Tão importante quanto organizar é manter organizado. Por isso, programe-se junto com seus funcionários para criar uma rotina de disciplina e responsabilidade, que tenha como principal objetivo manter os documentos do arquivo permanente sempre em ordem.

Crie uma política clara de armazenamento para toda a empresa, não deixando essa atividade centralizada em um pequeno grupo. Se todos acessarem as informações de forma ordenada, os documentos estarão sempre organizados, reduzindo a frequência e a necessidade de uma arrumação mais robusta.

Busque uma empresa especializada

Com os espaços cada vez mais reduzidos, muitos gestores se questionam sobre onde e como armazenar os seus documentos, principalmente quando falamos em arquivo permanente. A fim de solucionar essa questão de forma definitiva e eficiente, pode ser crucial contar com uma empresa especializada em gestão de informações.

Além de liberar espaço físico e reduzir os gastos de manutenção, ao contratar uma empresa que trabalhe com esse tipo de demanda, você conseguirá aumentar a eficiência do seu negócio na totalidade. Isso contribuirá para gerar maior produtividade, reduzir o tempo de busca e manter as informações seguras e livres de fraudes ou perdas.

Como fazer uma boa gestão de arquivo permanente?

De modo geral, a gestão documental tem sido cada vez mais indispensável nas empresas, para manter os arquivos sempre em ordem e otimizar a busca e o manuseio, a fim de facilitar a rotina dos funcionários e permitir o acesso rápido à informação. Por conta disso, a prática se tornou essencial para assegurar o ciclo arquivístico, intervir em perdas históricas e preservar a memória.

Devido à importância da manutenção e da organização, os arquivos permanentes devem passar por um processo de gestão diferenciado das duas primeiras fases, mas necessário para assegurar sua preservação.

Nesse caso, uma boa gestão documental deve promover a organização das informações desses arquivos e a sua disponibilidade para os usuários que delas necessite, assim como deve envolver o cuidado com os documentos que se encontram em risco. Por esse motivo, uma de suas atividades mais importantes consiste em promover a restauração de documentos, na tentativa de salvaguardar o maior número de informações possíveis no suporte deteriorado.

É importante ressaltar que, ao fazer a gestão do arquivo permanente, não nos preocupamos apenas em atender aos interesses imediatos da empresa, de seus clientes ou dos usuários, mas garantir que os documentos indispensáveis à reconstituição do passado sejam definitivamente preservados.

Afinal, aliado ao direito à informação também está o direito à memória. Além disso, o não cumprimento dos dispositivos legais relacionados à gestão torna defasada as atividades do arquivo no que refere às funções, principalmente de recolher e promover o acesso aos documentos históricos.

Diante disso, para facilitar a busca e o acesso às informações, a melhor alternativa é a digitalização e o armazenamento digital dos arquivos permanentes, já que pode representar uma estratégia mais eficiente e ágil para preservar as informações da empresa.

Como a tecnologia é uma aliada nesse processo?

Em um cenário tecnológico como o atual, ter um arquivo permanente pode parecer um pouco ultrapassado, mas saiba que é necessário. Nesse caso, nada impede você de usar a tecnologia ao seu favor. Afinal, embora você tenha muito cuidado, os papéis certamente vão estragar com o tempo.

Uma boa opção para impedir isso é a digitalização. Antes de transferir todos os documentos para o seu novo arquivo permanente, é essencial fazer a digitalização de cada um, para que você se previna de possíveis perdas, desgastes naturais e danos.

A digitalização dos papéis faz com que o tempo não apague dados relevantes, como pode acontecer com os impressos. Além disso, o processo facilita o dia a dia das empresas, acelera as operações e otimiza a performance em cada etapa da gestão de documentos.

Um dos maiores benefícios de digitalizar os documentos do arquivo permanente é garantir que, se um dia você precisar encontrá-los, o processo vai ser feito de modo muito mais ágil e você vai ter a certeza de que todos os papéis estarão em perfeito estado. Essa é uma medida bem simples, desde que você conte com um serviço especializado, e agrega mais acessibilidade, sustentabilidade, economia e otimização do espaço e do tempo na sua empresa.

Você sabe como a eBox Digital pode ajudar com isso?

Para você que deseja fazer a correta destinação do arquivo permanente da sua empresa, saiba que o nosso serviço tem foco no cliente, sempre prezando por eficiência, credibilidade e transparência. Dentre os diferenciais que nos destacam da concorrência, podemos citar:

• atendimento e suporte rápido por telefone, chat e e-mail;
• processos ágeis e padronizados, que permitem a rápida implantação da solução contratada;
• infraestrutura cuja disponibilidade do serviço é superior a 99%;
• flexibilidade, que garante uma solução adequada às necessidades do seu negócio.

Quando fazemos a guarda dos documentos da empresa, prezamos pela segurança, por meio de auditoria e monitoramento. Fazemos a coleta dos registros do negócio, independentemente do tamanho. Depois, a organização, a indexação e, por fim, a digitalização, na qual fazemos a preparação, a higienização e o uso de certificado digital na hora de digitalizar. Após essas etapas, o acesso online dos documentos passa a estar disponível aos colaboradores ou fazemos a entrega até a sua empresa.

Como você pôde perceber, existem muitas formas de otimizar a organização dos arquivos permanentes da sua empresa. E com a ajuda de profissionais experientes e capacitados, essa tarefa fica ainda mais fácil. No caso dos materiais ativos, lembre-se de continuamente buscar soluções de digitalização, que facilitem a consulta e a preservação dos documentos.

Nós, da eBox Digital, podemos ajudar a organizar o arquivo permanente do seu negócio, pois a nossa empresa lida com a guarda de documentos físicos e digitais. Além disso, adotamos em nossos processos tecnologias de ponta, que auxiliam pequenas, médias e grandes empresas a terem uma gestão qualificada do seu acervo.

Para obter mais informações sobre como a eBox Digital pode ajudar a gerir seus documentos, entre em contato conosco e fale com um de nossos atendentes!