Como realizar a gestão de documentos dos funcionários da empresa?
Organização
Gestão de documentos é uma forma de administrar os diversos registros que uma empresa gera e usa durante os seus processos diários. São os documentos das áreas financeira, marketing e Recursos Humanos, que é responsável por administrar os documentos de funcionários e outras diversas anotações.
Para lidar de maneira ágil, segura e assertiva com esse enorme fluxo de documentos, o ideal é aderir às inovações que estão presentes no mercado. Com essa iniciativa, os profissionais do RH realizam suas atividades com muito mais produtividade.
Neste artigo você vai conhecer métodos que ajudam a fazer uma gestão documental moderna e adequada na empresa. Acompanhe!
Divida os documentos por categoria
Uma forma de ter os documentos dos funcionários bem organizados e acessíveis é organizá-los por categoria. Esse formato de guarda precisa de algumas etapas para que funcione bem. A princípio, é importante classificar os tipos de documentos, ou seja, os que têm necessidade de guarda física (podem ser digitalizados ou não), como também, os que podem ser digitalizados e, em seguida, fazer o descarte dos originais.
Na segunda etapa, específica-se as categorias, como RH, finanças, vendas etc. Para que a identificação fique visível, é interessante colocar etiquetas e códigos para reconhecer os documentos.
Opte por digitalizar os documentos
O desenvolvimento tecnológico concede às instituições uma inovação que revolucionou as suas estratégias quanto ao trato da gestão documental, que é a digitalização dos documentos. É uma metodologia que transforma os arquivos físicos em digitais. Após a digitalização os registros são transformados em versão eletrônica.
Após os documentos serem digitalizados, eles são guardados em um recurso que, atualmente, é considerado o mais seguro, que é o armazenamento em nuvem. Esse tipo de serviço normalmente é explorado por uma empresa especialista em gestão documental.
Tenha um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
Optar por um Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos é a decisão mais assertiva para o setor de RH e para todas as áreas da empresa. Com essa infraestrutura é possível ter uma gestão de documentos robusta de todos os registros dos funcionários e acessá-los em um click. Ao implementar essa ferramenta, a empresa pode usufruir de:
- agilidade na busca de documentos dos profissionais;
- automatização dos processos;
- diferencial competitivo para o setor de RH;
- segurança jurídica;
- redução de custos.
Com essa ferramenta inovadora, a representa pode superar todas as suas práticas que antes aconteciam de forma manual. Mas para que essa mudança aconteça com muita produtividade, é necessário contactar com uma terceirizada que seja referência no mercado, e acima de tudo, que tenha certificações que comprovam a sua eficiência.
Enfim, é imprescindível compreender que realizar a gestão de documento de funcionário é uma decisão bem expressiva para a empresa. O Sistema GED da eBox Digital torna o seu RH digital em sua totalidade. Com ele o setor pode realizar admissões digitais, assinatura digital, digitalização, plataforma multifuncional para gestão e outras diversas funcionalidades que potencializam as atividades do RH.
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