Confira 5 melhores práticas de gestão de documentos digitais

O processo de gestão de documentos digitais tem o objetivo de organizar todos os documentos da empresa de forma bem estruturada. Essa administração é feita de forma planejada, a partir da separação dos registros, do uso de recursos de identificação e arquivamento digital. 

É fundamental que essa gestão aconteça de maneira eficiente e assertiva. Pois, a começar de todos os procedimentos, os documentos precisam ser encontrados com muita facilidade, para que as atividades da instituição aconteçam com fluidez. Além disso, uma gestão bem executada pode eliminar o uso de papel, promover segurança de dados, reduzir custos etc. 

Quer conhecer algumas dicas para fazer uma gestão documental bem estruturada? Então, continue a leitura!

1. Determine os protocolos de armazenamento

Para que a gestão de documentos aconteça com o máximo de produtividade é necessário determinar normas. Essas regras devem ser repassadas para todos os colaboradores, com o propósito de que todos contribuam. O protocolo deve apresentar algumas pontuações, como:

• informar como nomear pastas e arquivos;
• explicar quando fazer alteração entre usar a nuvem (cloud computing) e o uso local ;
• orientar quando e como realizar backups;
• estabelecer padrões de nomeação de arquivos;
• uso de subdivisões e pastas.

2. Adote bons hábitos de organização

Organização é uma palavra de ordem quando se trata de documentos. Adotar uma ordem permanente é a medida mais assertiva para que a gestão dos registros da empresa realmente aconteça diariamente, para bando de dados digitais isso também é possível. Porém, é importante que todos os colaboradores se empenhem nessa missão. 

3. Escolha uma boa ferramenta

Optar por uma ferramenta para conquistar uma gestão adequada dos documentos é um caso a ser bem pensado. Afinal, nem todos os softwares têm funcionalidades que fazem uma gestão a altura do que a empresa deseja e precisa. Portanto, procure conhecer detalhes das funções, antes de decidir por um sistema.

4. Atente-se para as classificações

A classificação dos documentos é uma ação indispensável para organizar os registros por grupos de assuntos. É uma estratégia para ter acesso rápido aos documentos de papel ou digital. É uma prática fundamental para que a gestão dos documentos aconteça conforme o esperado. A classificação pode ser feita baseada em 4 padrões: espécie, gênero/formato, assunto e relevância. 

5. Mantenha os documentos atualizados

É importante que os funcionários e chefes de setor deem atenção especial quanto a administração no que se refere à atualização dos mesmos. Esse fator é bem importante para que os registros possam ser separados adequadamente. Ter atenção às datas e ano em que o documento foi gerado e organizá-los sem atropelo é uma maneira expressiva de fazer uma boa gestão, como também, de encontrá-los com facilidade.

Por fim, para que a gestão de documentos digitais aconteça de maneira assertiva, com segurança e produtividade, existem no mercado várias ferramentas com funcionalidades próprias para uma gestão que leve a empresa a gerir bem o negócio, como: verificação de documentos, organização de acervos, captura descentralizada, assinatura eletrônica e outros.

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